Inhoudsopgave:

Hoe u uw tijd in Notion kunt plannen met GTD
Hoe u uw tijd in Notion kunt plannen met GTD
Anonim

Verzamel al uw zaken in één handige tabel voor eenvoudige controle.

Hoe u uw tijd in Notion kunt plannen met GTD
Hoe u uw tijd in Notion kunt plannen met GTD

Wat is GTD

De lifehacker heeft herhaaldelijk artikelen gepubliceerd over de GTD - Getting Things Done techniek. Het werd uitgevonden en in detail beschreven in zijn boek door businesscoach David Allen. In het kort kunnen de basisregels van dit systeem als volgt worden beschreven:

  1. Leg alle informatie vast … Schrijf alle ideeën, taken en daden op. Als er iets is dat u nu niet kunt doen, maak dan een markering zonder op het geheugen te vertrouwen. Alles wat je opneemt wordt opgeslagen in de zogenaamde Inbox.
  2. Orde handhaven. Naarmate de map met "Inkomende taken" vol raakt, moet u de inhoud ervan ordenen, taken in categorieën sorteren en uitleg en notities maken zodat u niets vergeet.
  3. Prioriteren … Elke taak moet een vervaldatum en mate van belangrijkheid hebben, zodat u weet wat u eerst moet doen en wat kan wachten.
  4. Houd alles bij de hand … GTD heeft geen plaats voor het "schrijf later"-principe. Je to-do lijstjes en notities moeten altijd binnen handbereik zijn: op je computer, smartphone, tablet en andere devices. Op deze manier kun je, als er een interessant idee in je opkomt of je denkt aan een niet-geregistreerde zaak, het meteen opschrijven. Wanneer de deadline voor een taak nadert, ontvang je een herinnering, glorie aan de alomtegenwoordige meldingen.

U kunt meer lezen over GDT in onze gids.

De techniek is goed voor zijn veelzijdigheid. De maker ervan, David Allen, is wat ouderwets: met "Inbox" bedoelt hij een echte papieren map. Hij heeft zelfs e-mails uitgeprint en op bestandensets gezet.

Maar met hetzelfde succes kan GTD worden toegepast op computerbestanden en -mappen, door dit systeem in combinatie met een bepaalde dienst te gebruiken. U kunt deze techniek bijvoorbeeld gebruiken om uw Gmail-e-mails te sorteren, taken naar "" te schrijven of om uw leven volledig onder controle te krijgen. Ten slotte worden veel taakbeheerders zoals dezelfde Wunderlist aangescherpt onder de GTD-filosofie.

En natuurlijk kun je de techniek gebruiken in zo'n prachtig en veelzijdig programma als Notion.

Het is een hybride van Google Docs, Evernote, Trello en een tiental andere applicaties. Notion kan bijna alles wat je nodig hebt om te werken. Notities, spreadsheets, kennisbanken, takenlijsten, kanbanborden, documenten - het programma heeft het allemaal. Het is zonde om het niet te gebruiken om uw zaken in GTD-stijl te regelen.

En Maria Aldrey, een bedrijfsadviseur die bedrijfsleiders helpt bij het organiseren van hun werk, creëerde haar eigen GTD-gebaseerde systeem voor Notion. Deze ontwikkelingen deelde ze in haar blog.

GTD gebruiken in Notion

Ik ben niet zo goed georganiseerd. Dus toen ik hoorde over de GTD van David Allen, veranderde mijn leven letterlijk. Dit is een soort religie voor mij. Geleidelijk heb ik mijn eigen systeem gebouwd, waardoor ik alles bij kan houden, in mijn gebruikelijke tempo.

Ik gebruik een oefening die ik Weekplanning noem. Ik reserveer elke zondag (of maandag) een uur om de komende week te plannen. Deze gewoonte helpt me om complexe problemen op te lossen door ze op te splitsen in kleinere en beter beheersbare problemen. Zo krijg ik meer gedaan, minder vermoeidheid en kan ik me gemakkelijker op mijn werk concentreren.

Voor mij is Notion als een spel. Het opzetten van het systeem kost tijd. Maar als ze er klaar voor is, wordt het voltooien van taken leuk, eenvoudig en snel.

De week plannen bij Notion
De week plannen bij Notion

Elke week klik ik op een knop in Notion en er verschijnt een lege spreadsheet voor me. Er is hier een lege, die je kunt oppakken en gebruiken.

Dit is het stapsgewijze proces dat ik gebruik om mijn taken met Notion te plannen.

1. Verzamel je ideeën

Neem 10 minuten de tijd om al uw ideeën in deze kolom op te sommen en op te schrijven. Het worden taken die je de komende week moet voltooien.

  1. Maak een lijst van al uw projecten die nog niet zijn voltooid.
  2. Controleer uw taken van de afgelopen drie maanden om eventuele openstaande taken te vinden.
  3. Kijk eens in je agenda: misschien staat daar ook iets op de planning.
  4. Controleer uw papieren notitieboekje, indien beschikbaar. Wellicht zijn er ook ideeën die naar Notion moeten worden overgebracht.
  5. Bedenk of er nog andere taken zijn die u moet doen of mensen om mee samen te werken.

Verzamel al deze ideeën en noteer ze in de eerste kolom. Dit is je plan voor de komende zeven dagen.

2. Wijs de juiste acties toe

Een idee is niet slecht, maar zonder actieve actie blijft het een idee. Stel jezelf de vraag: "Wat moet ik doen om deze taak tot het einde te brengen?"

Bijvoorbeeld:

  • Ga door met het vullen van de site met inhoud → Schrijf een concept van het gedeelte 'Over mij'.
  • Maak een kalender voor het publiceren van inhoud → Teken een geheugenkaart voor berichten en wijs datums toe.
  • Maak een video voor een blog → Schrijf een videoscript.
  • Ontmoet Chris → Stuur hem een e-mail met de datum en plaats van de ontmoeting.

Onthoud dat als er meer dan één actie nodig is om een taak te voltooien, u eerst moet beslissen wat u gaat doen.

3. Stel urgentie in

Vervolgens moet u de urgentie van elke taak definiëren. Dit is nodig om je te concentreren op de echt belangrijke dingen, en niet alleen een hoop werk te doen.

Om te begrijpen welke dingen ik eerst moet doen, sorteer ik mijn ideeën in vier categorieën:

  • Belangrijke taken - dingen die ons dichter bij het bereiken van doelen brengen.
  • Dringende taken - handelingen die onmiddellijke aandacht vereisen.
  • Het zou geen pijn doen - deze categorie omvat zaken die misschien niet urgent en niet belangrijk zijn, maar de uitvoering ervan zou uw leven de komende zeven dagen gemakkelijker maken.
  • Kan wachten - dit zijn taken die naar een andere week kunnen worden verschoven.

4. Bepaal het concentratieniveau

Helaas hebben we allemaal een beperkte hoeveelheid aandacht, tijd en energie. Elke taak verbruikt een bepaald percentage van deze belangrijke bronnen. Evalueer daarom de geplande taak en wijs het bijbehorende nummer toe in de vierde kolom.

Het schrijven van een concept voor een blogpost kostte bijvoorbeeld ongeveer 20% van mijn aandacht. En de brief voor Chris is drie regels lang - slechts 2%.

5. Prioriteit toewijzen

Dit selectievakje markeert taken met de tags "Belangrijk" en "Dringend". Dat wil zeggen, ze moeten worden gedaan, wat er ook gebeurt. Dit is je prioriteitenlijst.

Als je klaar bent met het selecteren van deze taken, tel je de percentages uit de vorige kolom bij elkaar op om te zien hoeveel middelen je eraan uitgeeft. Als het meer dan 90% bleek te zijn, dan heb je je kracht overschat en meer afgebeten dan je kunt kauwen. Verplaats een deel ervan naar de volgende week, anders ben je overwerkt en heb je nergens tijd voor.

De week plannen (prioriteiten)
De week plannen (prioriteiten)

Trouwens, een handige tip: met Notion kunt u de inhoud van tabelrijen filteren - zo kunt u prioritaire taken selecteren.

6. Plan de taak

Een vinkje in de volgende kolom geeft aan of de taak in uw agenda is gepland. Bepaal wanneer je het gaat uitvoeren en maak een geschikte gebeurtenis aan.

Trouwens, als je geen Google Agenda of zo gebruikt, koop dan Notion. Daar kunt u taken toevoegen die voor de week zijn gepland.

7. Delegeer de taak

Ja, je hebt hetzelfde aantal uren per dag als Beyoncé, maar ze heeft een enorm team van assistenten die het vuile werk voor haar doen, dus ze doet meer. Heeft u echter ook iemand op wiens schouders u een deel van de taken kunt verschuiven, doe dat dan en vink de gedelegeerde taak aan in de daarvoor bestemde kolom.

8. Voltooi de taak

Nou, alles is eenvoudig. Wanneer u uw project voltooit of een taak voltooit, vinkt u het vakje in de laatste kolom aan.

Bonus

Hier zijn een paar stappen om je te helpen nog meer georganiseerd te worden:

  1. Bekijk uw uitgaven van de afgelopen week en plan uw budget voor de volgende week.
  2. Denk na over je menu voor de week, voeg producten toe aan het boodschappenlijstje.
  3. Verwerk uw Postvak IN van de afgelopen zeven dagen tijdig en sorteer alles wat zich daar heeft verzameld.
  4. Plan minimaal één dag per week in om te sporten.

Onthoud dat GTD vrij flexibel is en kan worden aangepast aan uw behoeften. Voel je vrij om de Notion templates aan te passen. De kolom Aandacht van Maria lijkt me bijvoorbeeld overbodig. Voor mij is een notitie voldoende, of de taak nu urgent is of niet. U kunt eenvoudig de kolommen verwijderen en uw eigen kolommen toevoegen. Dus heb ik een kolom gemaakt met het label "Werk", "Thuis", "Creativiteit" en andere om taken in categorieën te sorteren. Je kunt het op jouw manier doen.

Aanbevolen: