Wat is een online kassa en hoe kies je de juiste?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Op 1 juli loopt alweer een uitstel voor het plaatsen van kassa's af. Controleer of u aan de eisen van de wet heeft voldaan.

Wat is een online kassa?

Zoals de naam al aangeeft, is dit een kassa met internettoegang. Het drukt niet alleen bonnetjes af en slaat informatie over transacties op, maar stuurt de gegevens ook door naar de belastingdienst. Bovendien kunnen met zijn hulp cheques in elektronische vorm aan klanten worden afgegeven - door ze per e-mail of sms te verzenden.

Online kassa's werden in 2017 geleidelijk ingevoerd. Nu is de laatste fase van de "operatie" aan de gang.

Wie heeft online kassa's nodig?

Het is gemakkelijker om te zeggen wie ze niet nodig heeft. U kunt zonder het apparaat als u voor contant geld verkoopt:

1. Kranten en tijdschriften in gespecialiseerde kiosken.
2. Effecten.
3. Goederen op markten, beurzen, tentoonstellingen (behalve die vermeld in de lijst).
4. Levering van goederen, uitgezonderd technisch complexe non-food en food producten met bijzondere bewaarcondities.
5. IJs en drankjes uit de kramen.
6. Kwas, melk, boter, levende vis, kerosine uit tankwagens.
7. Seizoensgroenten gerold.
8. Zelfgemaakte volkskunstproducten.
9. Schoen overtrekken.
10. Kaartjes voor staats- of gemeentetheaters.

Sommige services vallen ook onder uitzonderingen:

1. Maaltijden verzorgen voor leerlingen en personeel op scholen.
2. Ontvangst van glascontainers en afvalmateriaal van de bevolking.
3. Schoenreparatie en schilderen.
4. Productie en reparatie van sleutels en fournituren van metaal.
5. Tuinen graven en brandhout hakken.
6. Begeleiden en verzorgen van kinderen, zieken, ouderen en gehandicapten.
7. Portiersdiensten op treinstations, havens en luchthavens.
8. Het verhuren van woningen en parkeerplaatsen, als u deze in eigendom heeft en als particulier ondernemer staat ingeschreven.

Het is niet nodig om online kassa's op te zetten voor ondernemers die zijn overgestapt op beroepsinkomsten, landelijke apotheken en medische zorgcentra, religieuze organisaties, evenals individuele ondernemers en organisaties die uitsluitend contante betalingen doen met andere vertegenwoordigers van het bedrijfsleven.

Instellingen voor fysieke cultuur, sport en onderwijs, evenals instellingen die actief zijn op het gebied van cultuur en vrije tijd, zullen het zonder online kassa's kunnen doen, maar alleen voor betalingen waarvoor geen contant geld of een bankpas nodig is. Er wordt ook een uitzondering gemaakt voor degenen die werken in gebieden die zijn opgenomen in de speciale lijst van door het onderwerp van de Federatie goedgekeurde gebieden die ver van communicatienetwerken liggen.

Een individuele ondernemer in het octrooibelastingstelsel kan in veel gevallen ook zonder kassa werken, maar niet altijd. Of u een apparaat nodig heeft, kunt u beter direct in de wettekst verduidelijken: hiervoor moet u de lijst met uitzonderingen opzoeken in paragraaf 2.1 van artikel 2 van de wet op de kassa's, en dan de lijst met activiteiten raadplegen in de Belastingwet.

Ook als u op de lijst van begunstigden staat, is het beter om een advocaat of de belastingdienst te raadplegen: er kunnen onopvallende nuances ontstaan.

Maar dat is niet alles. Voor sommige categorieën bedrijven geldt uitstel - voor hen zijn online kassa's pas vanaf 1 juli 2019 verplicht. Hier is wie nog tijd hebben om een apparaat te krijgen:

1. Individuele ondernemers en organisaties op UTII en op een octrooi die diensten verrichten of werk leveren en werknemers hebben.
2. Eigenaars van automaten die geen personeel in dienst hebben.
3. SP op UTII en een patent die goederen doorverkopen, zelfs als ze geen werknemers hebben.
4. Individuele ondernemers op een octrooi die niet zijn vrijgesteld van het plaatsen van online kassa's.
5. Organisaties en individuele ondernemers die voorheen strikte meldformulieren uitbrachten, ook bij het verkopen van kaartjes door een chauffeur of conducteur in een voertuig.

Voor twee categorieën van bedrijven werd het uitstel verlengd tot 1 juli 2021 op wijzigingen van de federale wet "op het gebruik van kassaapparatuur bij de uitvoering van schikkingen in de Russische Federatie". De lijst bevat:

1. Individuele ondernemers die arbeid verrichten en diensten verlenen zonder ingehuurde krachten.
2. Individuele ondernemers die goederen van hun eigen productie verkopen.

De rest van de online kassa's zouden dat al moeten zijn. Voor het ontbreken van een apparaat kunnen ze een boete krijgen van 10 van het Wetboek van Administratieve Overtredingen van de Russische Federatie, artikel 14.5. De verkoop van goederen, het uitvoeren van werk of het verlenen van diensten bij gebrek aan vastgestelde informatie of het niet-gebruik van duizenden roebels in de gevallen die zijn vastgesteld door federale wetten van kassa's - hangt af van de vorm van het bedrijf.

Wat zijn de online kassa's?

De Federale Belastingdienst heeft een register waarin alle apparaten staan vermeld die onder de wet op de kassa's vallen. Ze zijn van drie soorten:

1. Autonome kassa's

Dit is een bekend standaard toestel dat is geüpgraded met een module voor internetcommunicatie en een fiscale aandrijving. Een relatief goedkope optie, die qua snelheid en het aantal extra functies inlevert op modernere tegenhangers.

2. Fiscale registrar

Dit is een apparaat voor het afdrukken van bonnen dat wordt aangesloten op een computer, tablet, smartphone. De totale kosten van de apparatuur zijn afhankelijk van op welk gadget u besluit de recorder aan te sluiten: er is een verschil van enkele tienduizenden roebels tussen een Chinese tablet en een iPad. De bruikbaarheid wordt bepaald door de software: hier kunt u processen automatiseren, een goederenboekhoudingssysteem installeren, wat de snelheid van de klantenservice zal verhogen en het leven van de kassier gemakkelijker zal maken.

3. Slimme terminal

Vrij duur, maar ook een geavanceerder gadget in de wereld van online kassa's. Het heeft een eigen touchscreen-display, waarmee u snel toegang krijgt tot de meest gevraagde goederencategorieën, processen automatiseert, enzovoort.

Bij het kiezen moet u het formulier echter niet najagen. Belangrijker is om erachter te komen welke taken je moet oplossen met behulp van het apparaat, en daar alvast mee aan de slag te gaan.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een online kassa

1. Voldoende aantal connectoren

Het punt is niet dat het er zoveel mogelijk moeten zijn. Het aantal connectoren hangt af van wat voor soort activiteit u doet. Mogelijk moet u verbinding maken met de kassa:

• Weegschalen, als je iets te wegen hebt.
• Barcodescanner (als er geen is ingebouwd). U kunt niet zonder als u een grote stroom klanten heeft en er simpelweg geen tijd is om handmatig informatie over het product in te voeren.
• Bankterminal. Maar hij kan ook via wifi worden aangesloten.

2. Snelheid van afdrukken van bonnen

De snelheid voor verschillende apparaten kan meer dan twee keer verschillen. Met een grote stroom klanten is dit een essentieel criterium, aangezien een snellere machine de kwantitatieve indicator van service zal verhogen.

3. Mobiliteit van de online kassa

Er zijn vaste apparaten, er zijn mobiele apparaten - kies afhankelijk van het type bedrijf. Mobiele telefoons zijn zeer geschikt voor buitendienst en verkoop. Als de kassa een functie heeft om betalingen van kaarten te accepteren, zal het voor klanten handiger zijn om te betalen, wat hun interesse kan wekken.

Stationaire apparaten zijn geschikt voor winkels waar de kassamedewerker niet hoeft te verhuizen.

4. Type internetverbinding

Bedraad netwerk is een uitstekende keuze voor vaste kassa's. Voor de mobiele versie die binnen de instelling wordt gebruikt, is wifi geschikt. En voor een apparaat dat met een koerier door de stad reist, heb je mobiel internet nodig.

Er zijn hier echter geen harde beperkingen en u kunt eenvoudig een vaste kassa aansluiten op het mobiele netwerk bij gebrek aan alternatieven in uw regio. Het belangrijkste is om van tevoren op dit punt te letten en het juiste apparaat te kiezen.

5. Assortiment goederen en aantal verkooppunten

Hoe meer producten in de winkel, hoe modernere oplossing je nodig hebt. Als er meer dan 50 items zijn, zal het niet eenvoudig zijn met een offline kassa. Anderzijds gaan de fiscale registrar en smart terminal de processen automatiseren. Voer bijvoorbeeld geen producten handmatig in, maar laad eenvoudig een bestand met een tabel.

U moet ook op dergelijke apparaten letten als u meerdere stopcontacten heeft. Hierdoor kunnen alle kassa's worden aangesloten op een uniform goederenboekhoudingssysteem, wat de bedrijfsvoering zal vereenvoudigen.

6. Soort activiteit

Ook hier grijpt de wet in bij de keuzevragen.

• Als u vlees, vis, melk en andere goederen verkoopt die onder veterinaire controle vallen, is het noodzakelijk dat de kassa het werk ondersteunt met de FSIS "Mercury".
• Als u alcohol verkoopt, moet de kassa zijn uitgerust met een module voor het overbrengen van gegevens naar het Unified State Automated Information System en een 2D-scanner van accijnszegels.

Welke online kassier te kiezen, afhankelijk van het type bedrijf

Tatiana Glazacheva, Executive Director van Robokassa, helpt u bij het omgaan met de soorten online kassa's.

Online winkelen op sociale media met betalen bij levering

We hebben het hier over kleine online showcases die gebaseerd zijn op Instagram, VKontakte of Facebook. Ze kunnen schoonheidsproducten, sportkleding, trendy sieraden, babyproducten, auto-accessoires, dierenbenodigdheden, enzovoort aanbieden. In de regel levert en accepteert de verkoper zelf betalingen. "In dit geval kun je rondkomen met een mobiele terminal of een autonome online kassa: een budgetmodel met een fiscale aandrijving kost ongeveer 15 duizend roebel", adviseert Tatiana Glazacheva.

Volgens haar hebben dergelijke modellen naast de lage prijs nog andere voordelen: ze zijn niet veeleisend en eenvoudig te bedienen. Je hebt geen speciale software nodig en laadt hem op met een telefoonoplader. Het geheugen van dergelijke modellen kan niet meer dan honderd goederen bevatten, maar met kleine handelsvolumes is dit voldoende.

Natuurlijk zijn er ook meer geavanceerde mobiele kassa's op de markt - met aanraakschermen, de mogelijkheid om betalingen met bankkaarten te accepteren en andere functies. Maar deze modellen zijn duurder. Ze worden meestal gekocht door grote koeriersdiensten. De basisopties zijn meer geschikt voor kleine en micro-ondernemingen: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" of "ATOL 91F Nuger".

Online winkel met een afhaalpunt en/of meer dan 100 artikelen

In de regel hebben de eigenaren van online winkels ten minste één computer of laptop, en een groot deel van de nomenclatuur vereist speciale handelssoftware (1C of vergelijkbare programma's). Tatiana Glazacheva adviseert om een fiscale registrar aan te schaffen die verbinding maakt met een computer, integreert met handelssoftware en de namen van goederen laadt uit de bestaande database.

De prijs van een fiscale registrar, compleet met een fiscale accumulator, is ongeveer 20 duizend roebel. Het is niet nodig om extra programma's op zo'n apparaat te installeren en het geheugen kan tot duizend artikelen bevatten. De volgende modellen behoren tot deze categorie: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

Vermeldenswaard zijn ook online kassa's die speciaal zijn ontworpen voor kleine bedrijven op het gebied van internethandel (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Ze kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met het CMS van de site en kunnen worden gebruikt voor online en offline verkoop. Een dergelijke kassa kan zowel papieren bonnen printen op het moment van uitgifte van bestellingen als digitale bonnen verzenden naar online shoppers.

In de regel kunnen verschillende randapparatuur worden aangesloten op fiscale registers - scanners controleren, terminals aanschaffen. Indien nodig verandert dit type kassa in een mobiele KKM - u hoeft alleen maar verbinding te maken met een smartphone waarop de bijbehorende applicatie is geïnstalleerd.

Microwinkels, eilanden in winkelcentra

Als we het offline hebben over micro- en kleine bedrijven, dan kunnen dergelijke ondernemers goedkope betaalautomaten of slimme betaalautomaten worden aanbevolen. Glazacheva legt uit dat dit kleine computers zijn die ook online kassa's zijn. Dergelijke apparaten kunnen zoveel handelsnamen onthouden als u wilt, ondersteunen de aansluiting van randapparatuur en accepteren soms zelfs bankkaarten. Deze categorie omvat "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (kosten - 27 duizend roebel en meer).

POS-terminals hebben vooraf geïnstalleerde software waarmee u niet alleen de verkoop kunt volgen, maar ook verschillende marketingtools kunt gebruiken - bonussen, klantenkaarten, vervaldatum van kortingen en andere. Ook kunt u met een slimme terminal de boekhouding bijhouden en enkele CRM-functies gebruiken. Deze categorie online kassa's is de duurste, maar hun prijs wordt volledig beloond door hun brede functionaliteit.

Kleine onderneming op het gebied van dienstverlening of catering

Tatyana Glazacheva merkt op dat de dienstensector te divers is om een specifiek type online afrekenen aan te bevelen. Veel wordt bepaald door de doelgroep en het aantal klanten. Als u bijvoorbeeld schoonheidssalons neemt, hebben ze een online kassa nodig met brede functionaliteit en ondersteuning voor loyaliteitsprogramma's: betaalautomaten of fiscale registrars die zijn aangesloten op een gadget met een EKAM-applicatie of iets dergelijks. Tegelijkertijd kan een eenvoudige kapsalon met een standaardpakket aan services met succes de meest goedkope autonome kassa gebruiken voor micro- en kleine bedrijven (ATOL 90F en dergelijke).

Wat betreft het café, hier hangt veel af van het assortiment. Is er geen alcohol, en bevat de menukaart minder dan 100 gerechten, dan volstaat een offline online kassa. Als het café alcoholische dranken aanbiedt, dan heb je in ieder geval een slimme terminal nodig met een ingebouwde UTM-module die gegevens doorstuurt naar EGAIS.

Dingen om te onthouden

1. Als je nog geen online kassa hebt, is de kans groot dat je er geen nodig hebt - check met de laatste versie van de wet.
2. Als je onder de voorlaatste vertraging viel, maar niet onder de laatste, schiet dan op: er is niet veel tijd meer tot 1 juli.
3. Laat u bij het kiezen van een online kassa leiden door de specifieke kenmerken van uw bedrijf - misschien heeft u geen duur apparaat nodig.
4. Neem voor het kopen contact op met het register van de federale belastingdienst en zorg ervoor dat het apparaat dat u hebt gekozen erin staat.