Persoonlijke ervaring: hoe ik een ontwerpstudio opende

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

"Nu weten we hoe het niet moet."

De grafische en webdesignstudio "Alalai" is opgericht door Sasha Dolzhikov en Anya Ivannikova, die al meer dan 10 jaar vrienden zijn. Ze overleefden twee financiële crises, kwamen uit de schulden en organiseerden een project dat veel mensen kennen en waarderen. We spraken met Sasha en ontdekten waarom het onmogelijk is om met familieleden samen te werken, hoe je een nieuw bedrijf kiest na een mislukking en wat je moet antwoorden op klanten die denken dat gekleurd haar je automatisch frivool maakt.

Kennismaking met de partner en de oorsprong van het project

Design verscheen niet meteen in mijn leven. Eerst was ik opgeleid als socioloog, en toen besloot ik reclame en PR te gaan studeren. Toen het tijd werd om een stageplaats te kiezen, kwam ik terecht bij de Moskouse Psychologische Hulpdienst: ik werd aangenomen als parttime perschef. Het was hier dat ik me realiseerde dat PR in het echte leven heel anders is dan wat er in schoolboeken staat. Voordat ik afstudeerde, ging ik op zoek naar een baan waar ik niet alleen wilde blijven om te oefenen. Een kennis beval een klein reclamebureau aan, waar ze me namen voor de vacature van een manager.

Op een nieuwe plek ontmoette ik Anya Ivannikova, die dezelfde functie bekleedde als ik. We werden meteen vrienden, begonnen aan gezamenlijke projecten te werken en realiseerden ons dat we elkaar perfect begrijpen. Het bleek een heleboel taken te zijn, maar we gingen er professioneel mee om, dus na verloop van tijd begonnen ze ons moeilijke klanten en projecten toe te vertrouwen met een deadline "die al gisteren was afgelopen". Eens in de twee weken was het nodig om 11 autodealers te versieren voor de nieuwjaarsvakantie. Overdag communiceerden we prachtig met klanten en 's avonds wikkelden we kilometers dennennaalden af en hingen ballen op.

Op een gegeven moment realiseerden we ons dat we genoeg ervaring en verlangen hadden om iets van onszelf te creëren. Anya was van plan een full-cycle reclamebureau te openen: drukwerk en merkproducten voor verschillende bedrijven. Ze nodigde me uit om partner te worden en ik stemde toe.

We hadden geen businessplan, sponsors en een enorm budget, maar we hadden puur enthousiasme en ongeveer 100.000 roebel. We gaven de helft van het bedrag voor twee maanden huur van een kamer van partners, en van het resterende geld kochten we drie laptops, een printer, een aantal tafels, stoelen en briefpapier.

Werken met familieleden

Ons bedrijf heette Optimal Solutions Bureau. De eerste medewerkers waren vrienden en familieleden, maar nu begrijp ik dat het een vergissing was. Het is winstgevend om zulke mensen in dienst te nemen, omdat je ze in de slechtste tijden misschien hun salaris niet betaalt en zegt: "Kun je een maand werken zonder geld?" Maar wanneer een persoon wordt gemotiveerd door vriendschap, niet door geld, presteert hij niet goed. Zo'n medewerker wil niet met opzet rotzooien, omdat hij je goed behandelt, maar vroeg of laat gaat hij toch vals spelen. De mechanismen van werk, controle en oplossing van probleemsituaties met vreemden zijn duidelijker, begrijpelijker en strenger.

Elke persoon had een rol te spelen. Zuster Ani bekleedde de functie van officemanager: ze drukte documenten, ondertekende ze en regelde de levering van afgewerkte producten. De vriendin van Anya's zus werd salesmanager. Ze vond verschillende bedrijven, stuurde hen commerciële aanbiedingen en verbond kant-en-klare klanten met mij en Anya, omdat we professioneel met klanten kunnen onderhandelen.

Natuurlijk heeft de steun van onze kennissen ons gered, maar in feite zouden we dit werk alleen kunnen doen en het salarisgeld investeren in iets dat meer nodig is voor de ontwikkeling van het bedrijf.

Ons belangrijkste succes binnen het "Bureau of Optimal Solutions" is de samenwerking met het METRO Cash and Carry-team. Ze lanceerden een proefproject - Fasol-winkels, die onder franchise werden verkocht. Een persoon kocht een kamer en richtte deze in in overeenstemming met de huisstijl: een uithangbord, kleding voor verkopers, een interieur. We waren bezig met de ontwikkeling van merkelementen, dus de "Beans" in de vorm waarin deze bestaat, werd geboren dankzij het "Bureau".

Verandering van focus, burn-out en schulden

Om de inkomsten te verhogen en niet naar drukkerijen van derden te gaan, kochten we twee machines en uitgeruste werkplaatsen in de regio Moskou. Toegegeven, toen we ons realiseerden dat we met alle volumes aan bestellingen deze apparatuur nog steeds niet 24/7 kunnen laden. Het is inactief, wat betekent dat we gedoemd zijn tot verliezen. Om winst te maken zou men actiever betrokken moeten zijn bij de verkoop van drukwerk dat op deze machines wordt geproduceerd. Het enige probleem is dat deze activiteit niets te maken heeft met het reclamebureau. In dit geval is het onmogelijk om uit elkaar te gaan.

Dit alles heeft ons financieel zwaar lamgelegd, en toen stortte in 2014 ook de roebel in. Materialen zijn in prijs gestegen en advertentiebudgetten zijn drastisch geslonken.

We begonnen ons te realiseren dat we alles deden behalve wat een reclamebureau zou moeten doen. We hadden gewoon niet genoeg handen, we waren moe en er was een lichte burn-out. Er waren weinig klanten en de verliezen liepen op. Werkontevredenheid ook. Anya was tegen die tijd van plan met zwangerschapsverlof te gaan, dus het werd duidelijk dat het verhaal zijn logische conclusie naderde. Elke machine kostte ongeveer 800.000 roebel, maar door de crisis daalden de prijzen sterk en kwamen we in de schulden.

Na het "Bureau van Optimale Oplossingen" vond ik een goede ontwerpbaan en nam de functie van hoofd van de productieafdeling op. Toegegeven, ik hield het niet lang uit op de nieuwe plek.

Project revival en rebranding

Ondanks de sluiting bleven de opdrachten via het "Bureau of Optimal Solutions" stromen, omdat voormalige klanten onze contacten met andere mensen deelden. We voerden enkele taken uit en weigerden enkele ervan.

Op een gegeven moment kwam er een verzoek van een snel servicenetwerk en het bedrag van de transactie leek erg op het bedrag van onze schuld - 3 miljoen roebel. Anya en ik bespraken een tijdje dat we de schuld konden afbetalen en ons als vrije mensen zouden voelen, maar uiteindelijk besloten we rekening te houden met fouten uit het verleden en het verdiende geld in een nieuw bedrijf te investeren. Toegegeven, nu een smallere richting kiezen: de ontwerpstudio.

Voor 75.000 roebel per maand huurden we een kamer, die al tafels had, internet, een koeler en zelfs een receptie voor het ontvangen van documenten. Het bleef alleen om apparatuur aan te schaffen. We kochten twee iMac-computers voor 150.000 roebel. Deze keer waren ze op zoek naar werknemers via HeadHunter - ze plaatsten gewoon twee advertenties over het zoeken naar managers en ontwerpers. Dus namen we vier jongens aan en gingen aan het werk.

Het meisje Nastya, dat we als ontwerpster inhuurden, groeide al snel uit tot artdirector, omdat ze erg getalenteerd is. Haar niveau bleek 10 goals hoger dan we op dat moment hadden verwacht. Ik wil haar heel erg bedanken, want het is dankzij haar inspanningen dat Alalay is geworden wat veel mensen hem kennen.

Sancties en falen

Twee jaar lang bestonden we redelijk goed. Het kostte die tijd om de portefeuille op te bouwen die ik in gedachten had. Veel ontwerpbureaus zijn gespecialiseerd in slechts één soort werk, zoals logo's of drukwerk. Ik heb altijd gewild dat Alalay elk ontwerp voor een klant zou kunnen ontwikkelen, of het nu een presentatie of verpakking is. Nu zijn we een studio die alles kan, en dit is onze truc.

In de zomer van 2018 begon een nieuwe crisisfase. Het ontwerpwerk is aanzienlijk minder geworden, omdat de volgende ronde van Amerikaanse sancties onze klanten verbood om met zulke kleine bedrijven als de onze samen te werken. Ze moesten specifieke aannemers selecteren die binnen de beperkingen pasten.

In de zomer van 2018 hadden we helemaal geen bestellingen meer. Ondanks het gebrek aan werk wilden we het team niet uit elkaar drijven met de woorden "Jongens, sorry, het is ons niet gelukt". Medewerkers begonnen echter op eigen gelegenheid te vertrekken. Artdirector Nastya werd uitgenodigd om aan een interessanter project te werken en de anderen begonnen ons ook geleidelijk te verlaten.

In het najaar van 2018 zaten we zonder team.

Het was niet moeilijk om een ontwerper te vinden, maar we konden niet meer het niveau halen dat we zelf in de portfolio hadden aangegeven. Daardoor misten we het reclameseizoen en belandden we opnieuw in de afgrond van de schulden. Op dat moment waren Anya en ik licht in shock en wisten niet wat we moesten doen. Alles leek in orde, maar om de een of andere reden lukte het niet meer.

Nieuw team en werkprincipes

In 2019 viel alles op zijn plek doordat we hebben geluisterd naar slimme mensen en kosten hebben geoptimaliseerd. Nu hebben we geen echt kantoor - alleen een wettelijk adres dat is gekoppeld aan het gehuurde pand. Er is de kern van het team, maar een aantal ontwerpers werkt regelmatig met ons samen op freelance basis. Er zijn helemaal geen managers meer, hun taken worden uitgevoerd door mij en Anya. We zijn al zoveel jaren op de markt dat we geen extra reclame of verkoop nodig hebben. Mensen wenden zich tot ons omdat ze weten en vertrouwen.

Toen we voor het eerst van plan waren om te gaan ontwerpen, was er een kans om hetzelfde bedrijf te worden als Bureau of Optimal Solutions - slechts een van de spelers. Nu kan ik niet zonder trots zeggen dat, hoewel Alalai geen plaats inneemt in de kijkcijfers, het op zijn eigen manier bekend is op de markt. We werken in onze niche: we hebben een herkenbaar gezicht en een zekere creatieve competentie. Onze projecten zijn als puzzels in elkaar gezet en vormen één beeld.

Alalay is een heel informeel woord. Sommige klanten zeggen: "Nou, je hebt een frivole naam." Iemand ziet iets vulgairs, iemand kinderachtig, en iemand ziet meestal een regel uit een lied. Voor ons is dit woord een lakmoesproef. Het is net zo ongewoon als wij. Ik verf mijn haar in verschillende kleuren en kom nooit in overhemd en jasje naar vergaderingen. Anya is hetzelfde, en dit is ons principiële standpunt. Als iemand ons uiterlijk niet leuk vindt, dan spijt het me.

Zo is het ook met de naam. Het filtert duidelijk klanten op de onze en niet helemaal. Sommigen komen en zeggen: "Verdomme jongens, cool woord." Meestal slagen we in alles met zulke mensen, omdat ze dicht bij onze positie en de projecten die we uitvoeren staan. Als iemand een saai logo wil maken voor een gietijzeren fabriek, dan is hij er niet voor ons.

Kosten en baten

Ik schaam me niet om toe te geven dat we niet 100% succesvol zijn. Onze ervaring is pijnlijk, maar nu weten we hoe het niet moet. Na de crisis van 2018 hebben we nog schulden, die we geleidelijk afbouwen. Bovendien worden de kosten besteed aan de kosten van projecten - dit is ons salaris bij Anya en betalingen aan ontwerpers. We hebben een accountant die rapportages maakt en daarnaast een salaris ontvangt, evenals interne behoeften, zoals communicatiekosten.

Het is nogal moeilijk om de exacte winst te zeggen, omdat de projecten altijd anders zijn en de bedragen ook anders. De geschatte omzet van het afgelopen jaar is ongeveer 8 miljoen.

Fouten en inzichten

Het is erg belangrijk om geen bestellingen van vrienden en familie aan te nemen. Dit is een grote fout die we van tijd tot tijd tegenkomen. Het probleem is dat er geen juiste zakelijke relatie tussen u bestaat. Vertrouwde mensen die zich tot u wenden, geloven dat ze een goede daad doen, omdat ze de bestelling en het geld hebben gebracht. Hiervoor is meestal een korting of een speciale behandeling nodig, die tot uiting komt in de wens om voortdurend met u in contact te blijven. Er zijn twee opties: of je buigt en vervloekt jezelf, of je buigt niet en hoort als reactie: “Oh, heb je je ambt ingeschakeld? Duidelijk.

De tweede fout is te veel vrijheid. Aan de ene kant houd ik niet van het bedrijfskader, wanneer werknemers normen hebben voor communicatie met het management. Maar ik ben klaar om mijn fout toe te geven en te zeggen dat ik op een bepaald moment niet het juiste niveau van communicatie tussen mezelf en het team kon opbouwen. Er waren momenten dat ik specifieke taken gaf na de correcties van de klant, en ze antwoordden me: "Nee, we zullen dit niet doen, omdat het lelijk is." Ik begreep dat ik opdracht gaf, maar de jongens begrepen het niet, omdat de barrière tussen ondergeschikten en leiders was gewist. Soms moet je strenger zijn.

Laat u ten slotte niet verleiden om het zelf te doen. Beginnende zakenmensen denken vaak dat ze alles begrijpen, dus het is gemakkelijker om de taak zelf te voltooien dan om het aan iemand anders toe te vertrouwen. Leer delegeren, mensen te vertrouwen en de uitvoering rustig te controleren. Vraag elke vijf minuten: "Hoe gaat het?" - niet erg professioneel.

Lifehacking van Sasha Dolzhikov

• Wees niet bang om risico's te nemen. Je moet het bewust doen, maar toch doen. Probeer nieuwe dingen en maak je geen zorgen als je een fout maakt. Je kunt een heleboel tips lezen in slimme boeken, maar totdat je zelf iets tegenkomt, zul je nooit begrijpen dat dit waar is.
• Filter andermans advies. De mening van een ander is geen leidraad voor actie. Je kunt de aanbevelingen niet blindelings opvatten, omdat je hoogstwaarschijnlijk anders zult slagen. Alles moet in tweeën worden gedeeld en met je eigen hoofd denken.
• Uitblinken. Een eerste indruk maak je maar één keer. De markt is erg oververzadigd, dus je moet accepteren dat niemand de pagina "Over het bedrijf" leest, die zegt hoe goed je bent. En niemand kijkt naar 200 voltooide projecten, hoe cool ze ook zijn. Je moet opvallen. Als je gemakkelijk te herkennen bent tegen de achtergrond van anderen, is dit al de sleutel tot succes.
• Onthoud dat de cliënt niet altijd gelijk heeft, en wees niet bang om er soms over te praten. Natuurlijk is het niet de moeite waard om een klant in drie brieven te sturen, maar een delicate uitleg in overeenstemming met de regels van de beroepsethiek is nooit overbodig. De klant is gewend om aan zijn kont gelikt te worden en alles te doen zoals hij wil. Toen ik begon te argumenteren en mijn standpunt netjes te bewijzen, veroorzaakte dat verbazing. Ik geloof dat het soms beter is om correct 'nee' te zeggen als je zeker weet dat je ervaring en professionaliteit voldoende zijn om het echt beter te doen.