Inhoudsopgave:
- Plan een e-mailcontroletijd
- Elke letter betekent een actie
- Filters en snelkoppelingen
- Gebruik zoeken
- Gebruik markeringen
- Sneltoetsen gebruiken
2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06
E-mail is een van de beste communicatiemiddelen en misschien wel de enige die door alle gebruikers zonder uitzondering wordt gebruikt. Je houdt misschien wel of niet van instant messengers, gebruik Skype of Facebook-chat, maar je hebt waarschijnlijk een e-mailadres.
Elke dag ontvangen we in onze inbox niet alleen berichten van vrienden en collega's, maar ook tientallen reclamebrieven, notificaties, gewoon spam. Om te voorkomen dat je verdrinkt in de enorme hoeveelheid inkomende berichten, is het erg belangrijk om effectieve e-mailvaardigheden te ontwikkelen en toe te passen.
auteursrechten
Plan een e-mailcontroletijd
Als je het gevoel hebt dat je te veel tijd kwijt bent met het verwerken van post, en het aantal brieven in je inbox neemt nog steeds niet af, probeer dan de tijd om je mailbox te controleren strakker in te plannen. Meestal beginnen we met het checken van mail, vinden een interessante link in de brief, gaan naar de site, van daar naar de andere … en na een half uur herinneren we het ons en keren we terug naar het ontleden van brieven. Als gevolg hiervan is de tijd verstreken, maar is de zaak niet van de grond gekomen.
Probeer daarom een bepaalde beperkte tijd voor jezelf vrij te maken om met post te werken. De frequentie en duur van deze intervallen kan iedereen zelf instellen, afhankelijk van het volume van zijn correspondentie. Misschien is het een uur in de ochtend en een uur aan het einde van de werkdag, of is het misschien handiger om elk uur vijf minuten in te loggen op je mailaccount. Het allerbelangrijkste: probeer je strikt aan het schema te houden dat voor jezelf is opgesteld en laat je niet afleiden door iets van buitenaf. Bewustzijn dat je tijd is beperkt, zal onvermijdelijk leiden tot een verhoging van de efficiëntie van de verwerking van postontvangsten.
Elke letter betekent een actie
De belangrijkste regel die u moet toepassen bij het ontleden van e-mail, is dat u voor elke open brief iets moet doen. Als je een brief hebt geopend, mag je deze in geen geval opnieuw in de Inbox achterlaten. U moet ofwel onmiddellijk op de brief reageren, ofwel doorsturen naar iemand die beter in staat is om met dit probleem om te gaan, ofwel een taak voor uzelf plannen in Google Task of de kalender - in ieder geval moet de brief als gevolg van uw actie worden verwijderd of verplaatst naar het archief, dat wil zeggen verlaat de inbox … Als je deze eenvoudige regel volgt, wordt je inbox vroeg of laat opgeruimd.
auteursrechten
Filters en snelkoppelingen
Als u elke dag een groot aantal e-mails ontvangt, kost het ontleden ervan veel tijd en moeite van uw kant. Waarom gebruikt u hiervoor niet de middelen van de postdienst, vooral omdat de meeste diensten deze functie hebben en perfect zijn geïmplementeerd?
Het gaat over het instellen van filters voor automatische e-mailverwerking. In plaats van handmatig op elk bericht te klikken, en elk van uw klikken kost dezelfde tijd en moeite, stelt u de gewenste filters één keer in. Alle berichten van de adressen van uw familieleden gaan bijvoorbeeld automatisch naar de map Familie en worden gemarkeerd met een markering als belangrijk. Alle persberichten gaan naar een aparte map die de map Inbox omzeilt, en meldingen van sociale netwerken worden onmiddellijk naar de Prullenbak gestuurd.
Op deze manier kunt u berichten categoriseren volgens de belangrijkste onderwerpen en dienovereenkomstig voorbereiden op hun verwerking. U zult niet langer een situatie hebben waarin uw hersenen, bij het ontleden van post, overschakelen van huishoudelijke taken naar zakelijke aangelegenheden, en dan onmiddellijk naar amusementsmailings en dan weer terug.
Er zijn een groot aantal opties voor het maken van verschillende filters, en ik ben er zeker van dat als je eenmaal een automatisch filtersysteem hebt gebouwd, je dagen en maanden van je tijd zult besparen. Bovendien kunt u met behulp van de toegewezen labels of distributie per map gemakkelijk de brieven vinden die u nodig hebt in het archief (herinnert u zich dat onze map Inbox helemaal leeg is?).
Gebruik zoeken
Veel gebruikers, vooral beginners, bewaren al hun e-mails in hun Postvak IN omdat ze het gevoel hebben dat ze ze bij het archiveren nooit meer terug zullen vinden. Als je een systeem van filters en snelkoppelingen opzet, zoals beschreven in de vorige paragraaf, dan is je archief al georganiseerd en veel gemakkelijker om erin te navigeren. Maar vergeet ook de zoekbalk niet. In Gmail is het systeem voor het zoeken naar letters bijvoorbeeld zo perfect (wie zou eraan twijfelen!) dat het niet moeilijk zal zijn om een letter te vinden.
Gebruik markeringen
Veel e-mailservices hebben een functie om berichten te markeren met speciale markeringen (in Gmail zijn dit sterren). Met hun hulp is het gemakkelijk om de nodige berichten die uw aandacht vereisen te markeren en in een aparte map te plaatsen. In Gmail kun je je eigen set vlaggen kiezen en deze vrij flexibel gebruiken. Eén blik op de inhoud van uw inbox is dus voldoende om e-mails te onderscheiden op basis van hun belang.
Sneltoetsen gebruiken
Het gebruik van sneltoetsen kan de verwerking van correspondentie zo versnellen dat het de moeite waard is om er een paar uur aan te besteden. Maar kijk eerst eens naar de instellingen (in Gmail is dit Instellingen - Algemeen - Snelkoppelingen) en zorg ervoor dat ze zijn ingeschakeld. Druk daarna op het vraagteken op het toetsenbord en u ziet een prompt met alle Gmail-sneltoetsen.
E-mail is een geweldig communicatiemiddel, maar dat betekent niet dat je de helft van je leven aan dit proces moet wijden. Maximale automatisering van alle processen, snelle antwoorden of het doorsturen van berichten, het plannen van uw tijd, samen met andere tips uit dit artikel, stellen u in staat om een willekeurig aantal brieven vrij snel af te handelen en meer tijd te besparen voor leukere activiteiten.
Aanbevolen:
8 tips om effectief te onderhandelen
De mogelijkheid om te onderhandelen bespaart u geld, helpt u anderen te beïnvloeden en sneller te krijgen wat u wilt. Wij zullen u vertellen hoe u correct en efficiënt kunt onderhandelen
Korte en onregelmatige trainingen: waarom ze effectief zijn en voor wie?
Korte trainingen van 15 minuten, één of twee keer per week, zijn de optimale vorm om fit en gezond te blijven
De pitcher-methode is een effectief systeem voor het beheren van uw budget
Vandaag willen we u vertellen over een effectief budgetteringssysteem - de pitcher-methode. De betekenis ervan is dat je elke maand geld verdeelt in zes kannen, die elk bedoeld zijn voor een specifieke uitgave. Met deze methode kunt u uw geld verstandig besteden en alleen aan wat u echt nodig heeft.
Hoe Gmail effectief te gebruiken: 25 tips
Gmail heeft een zeer breed scala aan functies en u kent er waarschijnlijk niet veel van. Met deze 25 tips word jij een specialist
REVIEW: Regels voor effectief leiderschap door Stephen Covey
Stephen Covey stelt dat je in tijden van crisis niet alleen een uitstekende carrière kunt opbouwen, maar ook een heel bedrijf naar een nieuw niveau kunt tillen