NDA: heb je zo'n overeenkomst nodig en hoe sluit je deze correct af om niet in de problemen te komen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Je zult veel papierwerk moeten invullen om er een werkdocument van te maken.

Wat is NDA

Deze geheimhoudingsverklaring komt uit de Engelse geheimhoudingsverklaring. Het helpt voorkomen dat er zinvolle informatie lekken die niet in verkeerde handen mag vallen.

Een bedrijf neemt bijvoorbeeld een salesmanager in dienst. Hij krijgt toegang tot het klantenbestand, dat in de loop der jaren is gegroeid. Een werknemer kan morgen stoppen en de gegevens naar concurrenten brengen. Om dit te voorkomen wordt de NDA ondertekend.

Met een wederpartij kan een overeenkomst worden gesloten. Stel dat een organisatie een aannemersbedrijf vindt. Ze moet een reclamecampagne ontwikkelen voor een nieuw, tot nu toe geheim product. De contractant ontvangt informatie over het product, maar mag deze niet van tevoren verspreiden. Nogmaals, de NDA moet de werknemers van de aannemer motiveren om te zwijgen.

Welke informatie kan worden beschermd door NDA

In Rusland omvat vertrouwelijke informatie verschillende soorten informatie. Dit kunnen staats- of ambtsgeheimen zijn, persoonsgegevens enzovoort. Ze worden beschermd door de relevante regelgeving. Wat betreft de NDA, het is meestal een handelsgeheim.

Volgens de wet kunt u informatie beschermen die juist waardevol is omdat deze onbekend is voor derden. Een organisatie heeft bijvoorbeeld plannen om een uniek product op de markt te brengen. Als de technologie voor de ontwikkeling ervan bekend wordt, kunnen concurrenten een soortgelijk product maken - en tegelijkertijd als het origineel. Dit betekent dat het bedrijf het risico loopt winst mis te lopen. Daarom kan ontwikkelingstechnologie zeker een handelsgeheim zijn.

Tegelijkertijd is er een vrij grote lijst met gegevens die niet kunnen worden geclassificeerd. Dit is bijvoorbeeld informatie over het aantal en de samenstelling van het personeel, het beloningssysteem en de arbeidsomstandigheden. Meer details zijn te vinden in het materiaal van Lifehacker over handelsgeheimen. Als u de openbaarmaking van deze informatie in de NDA probeert te verbieden, zal het document gemakkelijk voor de rechtbank worden aangevochten.

De NDA kan een verplichting bevatten om vertrouwelijke en andere informatie die partijen als vertrouwelijk beschouwden te bewaren, ook als deze niet wettelijk is beschermd. Maar alleen als de regelgeving het niet verbiedt.

Wat u moet doen voordat u een NDA opstelt

Het document is nutteloos als u niet de hele procedure volgt voor het invoeren van een bedrijfsgeheimregime in een organisatie. Elk klein detail kan ertoe leiden dat de rechtbank geen inbreuken op de vertrouwelijkheid zal constateren. U dient daarom eerst de infrastructuur aan te leggen voor het afsluiten van een geheimhoudingsverklaring.

Bepaal welke informatie u gaat beschermen

Hier moet u goed over alles nadenken om een specifieke lijst met gegevens te krijgen die niet openbaar mogen worden gemaakt. Je moet niet wegkomen met algemene formuleringen als "alles wat gaandeweg bekend wordt" - daar neemt de rechtbank geen genoegen mee. U hebt dergelijke specificaties nodig:

• informatie over de productiecapaciteiten van de onderneming;
• gegevens over voorraden grondstoffen;
• ondernemingsontwikkelingsplannen;
• aankoop- en verkoopplannen.

Vervolgens moeten de resultaten van reflecties worden geformaliseerd in de lijst van informatie die een commercieel geheim vormt.

Vaststellen hoe gevoelige gegevens worden verwerkt

Om te worden vervolgd voor het overtreden van bepaalde regels, moeten deze regels worden ingevoerd. U moet bepalen hoe geheime informatie wordt overgedragen, waar deze moet worden opgeslagen, onder welke voorwaarden deze aan derden kan worden overgedragen, enzovoort. Dit alles moet worden geformaliseerd in een geschikt document en het moet worden goedgekeurd door een bevel of decreet.

bijvoorbeeld het bevel van de gouverneur van de regio Yaroslavl over de goedkeuring van de instructie over de procedure voor het omgaan met informatie die een bedrijfsgeheim vormt en de voorwaarden voor de opslag ervan - met de tekst van de instructie zelf.

Organiseer registratie van personen die tot bedrijfsgeheimen zijn toegelaten

Introduceer het logboek van de wachter. De medewerker pakt de sleutel, schrijft zijn gegevens en tijd in een speciaal boek, tekent. Geeft de sleutel terug - doet hetzelfde. De registratie van personen die tot vertrouwelijke informatie zijn toegelaten, werkt op een vergelijkbare manier. Toegegeven, u kunt alleen documenten op tastbare media meenemen en overhandigen. Voor elektronische versies is het voldoende om de datum van toegang te vermelden.

Gebruik het label "Handelsgeheim"

Het moet deze inscriptie zelf bevatten, evenals de gegevens van de eigenaar van de vertrouwelijke informatie. Voor rechtspersonen is dit de volledige naam en locatie. Voor individuele ondernemers - achternaam, naam, patroniem, woonplaats.

Het stempel moet worden aangebracht op de materiële dragers van gerubriceerde gegevens: documenten, schijven, enzovoort.

Maak een ontvangstbewijs

In het algemeen kan alles wat met bedrijfsgeheimen te maken heeft, worden vastgelegd in een arbeidsovereenkomst of een GPC-overeenkomst. Maar u kunt ook een NDA maken. We zullen het later hebben over hoe je dit kunt doen. In de tussentijd is het belangrijk om te weten dat een werknemer niet alleen een document moet ondertekenen waarin hij zich ertoe verbindt bedrijfsgeheimen te bewaren. Ook heeft u een bewijs nodig dat de persoon bekend is met de regeling bedrijfsgeheimen en andere gerelateerde documenten.

Een bevel uitvaardigen om een handelsgeheimregime in het bedrijf te introduceren

Daarin legitimeer je alles wat je eerder deed. De volgorde kan er ongeveer zo uitzien:

Om een handelsgeheim vast te stellen in * bedrijfsnaam *, bestel ik:

1. Goedkeuring van de verordening betreffende het handelsgeheim * van de vennootschap *.
2. Kennis te nemen van het Reglement van alle werknemers * van het bedrijf * vóór * datum *.
3. Keur het formulier goed voor het aanmelden van medewerkers die toegang hebben gekregen tot bedrijfsgeheimen.
4. De vorm van een geheimhoudingsverklaring voor handelsgeheimen goedkeuren.
5. Accepteer het Reglement voor uitvoering en laat u erdoor leiden vanaf de datum van deze Order.

Toepassingen:

• Regelgeving handelsgeheimen.
• Formulier voor geheimhoudingsovereenkomst voor handelsgeheimen.
• Inschrijfformulier voor medewerkers die toegang hebben tot bedrijfsgeheimen.

Hoe een NDA op te stellen

Een geheimhoudingsverklaring heeft geen rigide vorm. Hier is wat in te overwegen:

• Bepaal de eigenaar van de gevoelige gegevens. Het contract wordt namens hem gesloten.
• Geef de partijen aan die de NDA ondertekenen en bepaal de procedure voor de overdracht van vertrouwelijke gegevens aan derden. Er wordt bijvoorbeeld een overeenkomst gesloten met een onderneming vertegenwoordigd door haar CEO. Maar de informatie gaat naar de medewerkers die ermee gaan werken. Daarom kan een van de verplichtingen zijn "de bepalingen van deze overeenkomst onder de aandacht van alle personen met toegang tot vertrouwelijke gegevens te brengen".
• Schrijf op wat wordt bedoeld met het vrijgeven van informatie. Dit kan worden gebruikt voor persoonlijk gewin, overdracht aan derden, enzovoort.
• Houd er rekening mee welke niet-bedrijfsgeheime gegevens op grond van de overeenkomst als vertrouwelijk worden beschouwd.
• Geef aan dat de ontvanger van de informatie alles in het werk moet stellen om deze te beschermen.
• Bepaal de methoden voor het overbrengen van vertrouwelijke informatie: op tastbare media, via een boodschapper, postduiven.
• Stel de NDA-vervaldatum in. Ook als u stopt met meewerken, blijven de gegevens gedurende deze periode vertrouwelijk.
• Bepaal de sancties bij schending van de geheimhoudingsverklaring. U kunt beter een vaste boete voorschrijven dan een verplichting tot vergoeding van de schade. Dat laatste zal moeilijk te bewijzen zijn, daarvoor heb je goede redenen nodig. Na het verspreiden van informatie heeft een klant u bijvoorbeeld verlaten. Maar "na" betekent niet "verschuldigd". Om de schade te bewijzen, moet u van de klant een bekentenis krijgen dat hij dit heeft gedaan vanwege de gelekte gegevens. En om een vaste boete te betalen, is het feit van de verspreiding van informatie alleen al voldoende.

Hierdoor kan de geheimhoudingsverklaring er bijvoorbeeld uitzien als of.

Wat te onthouden?

• NDA is een geheimhoudingsverklaring. Ze kunnen gegevens beschermen die u geheim wilt houden voor derden.
• Kortom, NDA is gericht op het bewaren van handelsgeheimen. Maar je kunt ze wel beschermen en andere informatie die niet bij wet verboden is te verbergen.
• Opdat een document dat een bedrijfsgeheim verplicht geldig is, geldig is, is het noodzakelijk om binnen het kader van de wet het juiste regime in het bedrijf correct in te voeren. Anders kan elke straf gemakkelijk voor de rechtbank worden aangevochten.
• Het is beter om een forfaitaire boete op te leggen voor het openbaar maken van gerubriceerde informatie dan een vergoeding voor schade.