Wat is interne audit en hoe doe je het?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Controles moeten niet voor de show worden uitgevoerd, maar om de workflow te verbeteren.

Wat is interne audit

Eerst moet je uitzoeken wat er met dit woord wordt bedoeld. In de enge zin, die wettelijk is goedgekeurd, is het een inspectie van jaarrekeningen op betrouwbaarheid. Elke audit kan extern zijn met de betrokkenheid van externe auditors of intern - met behulp van onze eigen middelen.

Een interne audit van boekhoudkundige documenten is vereist door elke organisatie die de boekhouding bijhoudt. Dat wil zeggen dat de audit door alle ondernemers moet worden uitgevoerd, behalve door individuele ondernemers.

In de praktijk lijkt de procedure verplicht, maar niet erg: er zijn geen duidelijke regels voor het gedrag en er is geen verantwoordelijkheid voor ontduiking. Zoveel mensen regelen een "Potemkin-audit": ze schrijven alles op in de documenten, maar controleren eigenlijk niets (en tevergeefs, maar daarover later meer).

Er zijn verschillende categorieën organisaties die verplicht zijn om een audit uit te voeren in overeenstemming met alle regels en te rapporteren aan de staat. Maar de inspectie is niet meer geheel intern: het kan alleen worden uitgevoerd door accountantskantoren of individuele accountants die zijn opgenomen in het register van het ministerie van Financiën. Een dergelijke procedure is verplicht voor staatsbedrijven, investeringsfondsen, naamloze vennootschappen, banken en microfinancieringsorganisaties, maar ook voor bedrijven met een inkomen van 800 miljoen per jaar of met een balanstotaal van meer dan 400 miljoen aan het eind van het jaar. De volledige lijst is uitgebreid (in te zien in), maar geldt niet voor de overgrote meerderheid van de zakenmensen.

We zullen ons daarom concentreren op de audit die voor de meeste bedrijven wordt voorgeschreven.

Waarom heb je interne audit nodig?

Dit is een goed moment om te onthouden dat auditing een bredere betekenis heeft.

Dit gaat niet alleen over het controleren van jaarrekeningen, maar ook over het inspecteren van de activiteiten van uw organisatie als geheel. De cijfers moeten natuurlijk prioriteit en prioriteit krijgen. Maar als er een mogelijkheid is om dieper te graven, om in de processen te duiken, dan is het beter om het te doen.

De resultaten van een dergelijke audit zijn niet nodig voor presentatie aan de keuringsinstanties. Inspecties zijn in de eerste plaats nodig voor bedrijfsleiders om verschillende doelen te bereiken:

• Check de betrouwbaarheid van de rapportages en kijk hoe het echt zit met de financiën. Als er verantwoord wordt gewerkt, weet u natuurlijk al wat er speelt. Maar niemand is immuun voor fouten. Een audit zorgt ervoor dat alles in orde is met de documenten.
• Bepaal hoe efficiënt het bedrijf en zijn divisies werken.
• Identificeer en beoordeel de risico's waarmee de organisatie wordt geconfronteerd tijdens het werken.
• Bereid u voor om te communiceren met een investeerder of geldschieter. De auditbevindingen zullen op welsprekende wijze aantonen hoe het bedrijf ervoor staat.
• Zoek artikelen voor besparingen.

Wat te controleren tijdens een interne audit

Er zijn geen beperkingen, maar let op deze punten:

• Financiële overzichten. Over het belang van het controleren van boekhoudkundige documenten hebben we het al gehad, alles is hier duidelijk.
• Belastingen. Wat en wanneer wordt betaald, zijn de zekerheden op tijd overgedragen aan de Federale Belastingdienst, zijn er tekorten, is het fiscaal regime optimaal gekozen, enzovoort.
• Naleving van wet- en regelgeving. Zijn alle processen gedebugd vanuit het oogpunt van wetgeving en of de inspecteurs, als ze komen, geen overtredingen zullen constateren. Bovendien is het de moeite waard om te onthouden over alle inspecteurs - brandweerlieden, milieuactivisten, enzovoort.
• Informatiebeveiliging. Hoe documenten en gegevens worden opgeslagen, of medewerkers zijn getraind om niet te worden aangevallen door indringers.

Hoe organiseer je een interne audit

Er zijn verschillende basisstappen.

Bepaal wie de audit zal uitvoeren

De belangrijkste voorwaarde hierbij is onafhankelijkheid. Laten we zeggen dat het om voor de hand liggende redenen raar is om een accountant te vragen om financiële overzichten te controleren. Hij heeft ze zelf samengesteld. Je hebt iemand nodig met een onafhankelijke blik. Maar tegelijkertijd is het belangrijk dat de persoon de kwestie begrijpt die zal worden geïnspecteerd.

Interne audit kan worden uitgevoerd door medewerkers van de onderneming, een aparte afdeling, als die er is, of de manager zelf. U kunt ook een aannemer inhuren.

Geef een bestelling uit het hoofd

Het papier moet de data van de audit vermelden, aangeven wie deze uitvoert en onder welke voorwaarden.

Bepaal wat u wilt van de inspectie

Voor een interne audit moet u documenten opmaken. Ze leggen vast waarom de controle wordt uitgevoerd, dat wil zeggen welke doelen u wilt bereiken. Het is ook de moeite waard om voor te schrijven wie wat zal doen, hoe en wat de auditors zullen controleren, hoe ze hun bevindingen moeten presenteren. Vergeet niet aan te geven op welke criteria het functioneren van de inspecteurs zal worden beoordeeld. Dit is vooral van belang als er een aannemer bij betrokken is en je met hem moet betalen.

Ga verder met controleren

Verantwoordelijken controleren documenten, praten met medewerkers, doen wat er van ze wordt verlangd.

Opstellen van een auditrapport

Als we het hebben over een auditrapport op basis van de resultaten van het controleren van boekhoudkundige documenten, opgesteld in overeenstemming met alle regels, moet het bevatten:

• de naam "Verslag van de accountant";
• een aanduiding van de klant - aan wie het rapport zal worden verstrekt;
• gegevens van het gecontroleerde bedrijf;
• informatie over de inspecteur;
• lijst van gecontroleerde documenten;
• gegevens over het werk van de auditors;
• informatie over geconstateerde overtredingen;
• de datum van de conclusie.

Over het algemeen kunt u zich laten leiden door dit plan. Of regel het anders, als dit een document uitsluitend voor intern gebruik is.

Bekijk het rapport en beslis wat u vervolgens gaat doen

Als de audit niet voor de show wordt uitgevoerd, moet de ontvangen informatie worden geanalyseerd en begrepen hoe deze moet worden uitgevoerd. Breng bijvoorbeeld documenten in lijn met wetten of herbouw processen op een ineffectieve afdeling.

Het is echter belangrijk om niet uit de schouder te snijden. Het is niet alleen nodig om het rapport te bestuderen, maar ook om te begrijpen hoe en waarom de fouten die erin worden beschreven, kunnen verschijnen. Er moet ook rekening mee worden gehouden dat auditors soms te hard hun best doen om gebreken op te sporen en als gevolg daarvan problemen vinden waar er geen zijn. Over het algemeen moet je je niet haasten om te straffen en te vergeven zonder begrip.

Hoe vaak moet u een interne audit uitvoeren?

De voorwaarden worden bepaald door het hoofd van het bedrijf. In feite is het noodzakelijk om uit te gaan van de specifieke kenmerken van het bedrijf en zijn behoeften. Als de organisatie bijvoorbeeld klein is en er weinig documenten zijn en het voor verificatie nodig is om een deel van de medewerkers van hun directe werk af te scheuren, is het nauwelijks nodig om een audit vaak uit te voeren. Als het een enorm bedrijf is, is het misschien de moeite waard om meerdere keren per jaar inspecties uit te voeren.