Hoe u uw dag kunt organiseren: technieken van productiviteitsgenieën

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Tijd is een schaarse en onvervangbare hulpbron. Leer het verstandig te gebruiken.

Benjamin Franklin-methode

Benjamin Franklin was de zoon van een zeepmaker, maar dankzij zelforganisatie en discipline slaagde hij op veel gebieden: in politiek, diplomatie, wetenschap, journalistiek. Hij is een van de grondleggers van de Verenigde Staten van Amerika - hij nam deel aan de totstandkoming van de onafhankelijkheidsverklaring en de grondwet van het land.

Franklins portret staat op een biljet van 100 dollar, hoewel hij nooit de president van de Verenigde Staten was. Hij wordt gecrediteerd voor het auteurschap van zulke kreten als "Tijd is geld" en "Stel niet uit tot morgen wat je vandaag kunt doen."

Tijd was echt belangrijk voor Franklin.

Houd je van het leven? Verspil dan geen tijd, want tijd is de stof waaruit het leven bestaat. Benjamin Franklin

Op 20-jarige leeftijd ontwikkelde Franklin een tijdmanagementsysteem voor zichzelf, dat hij zijn hele leven heeft gebruikt. Tijdgenoten noemden het "Franklin's piramide" (soms ook wel de "productiviteitspiramide" genoemd - productiviteitspiramide).

De piramide is gebaseerd op levenswaarden. Dit zijn morele richtlijnen bij het oplossen van eventuele problemen. Franklin noemde ze deugden.

Voor zichzelf identificeerde hij 13 deugden: onthouding, stilte, liefde voor orde, vastberadenheid, spaarzaamheid, hard werken, oprechtheid, rechtvaardigheid, gematigdheid, reinheid, kalmte, kuisheid en zachtmoedigheid.

Om elke dag aan zichzelf te werken, begon Franklin een speciaal notitieboekje waarin hij voor elk levensprincipe een pagina nam. Hij zette elke pagina in zeven kolommen (dagen van de week). Daarna tekende hij 13 horizontale lijnen volgens het aantal deugden.

Zo concentreerde hij zich elke dag op een van de deugden, en 's avonds op de pleinen merkte hij de fouten op die waren gemaakt op weg naar 'morele perfectie'.

De volgende trede van Franklins piramide is een wereldwijd doel. Het is gebaseerd op levensprincipes en geeft antwoord op de vraag: "Wat wil ik bereiken tegen de leeftijd van N?" Een wereldwijd doel voor een arts kan bijvoorbeeld de wens zijn om tot zijn 35e afdelingshoofd te worden, en voor een manager - om zijn eigen startup te starten.

Benjamin Franklin is echt de voorvader van to-do planning. Hij hield zich altijd aan de routine en schreef letterlijk elke stap die hij zette. Daarom zijn verder in zijn piramide:

• masterplan - stapsgewijze instructies voor het bereiken van een globaal doel;
• langetermijnplan - doelen voor de komende 3-5 jaar;
• kortetermijnplan - taken voor het volgende jaar en de volgende maand;
• planning voor de week en dag.

Alle stappen van de piramide bevinden zich opeenvolgend - elke volgende is gebaseerd op de vorige.

Uitgang:

Om je dag volgens de Franklin-methode te organiseren, moet je de fundamentele levensprincipes bepalen, een globaal doel stellen en een plan maken om dit te bereiken.

Voor planning op lange en korte termijn kunt u een van de elektronische tools gebruiken of een papieren notitieboekje maken en het "Quick Notes"-systeem implementeren.

Stephen Covey-methode

Stephen Covey wordt beschouwd als een van de volgelingen van het Franklin-systeem. Hij is een internationaal gerenommeerd expert en coach op het gebied van management. Covey is een professionele spreker en auteur van vele boeken. Een van hen werd opgenomen in de lijst van de meest invloedrijke zakelijke literatuur van Time magazine.

Dit is het boek, De zeven eigenschappen van zeer effectieve mensen, zijn tijd ver vooruit. Covey schreef het in 1989, maar het werd pas een bestseller toen het in 2004 opnieuw werd uitgegeven.

Het concept van Covey is gebaseerd op een reeks van zeven vaardigheden.

1. Slijp de zaag, dat wil zeggen, verbeter jezelf voortdurend.
2. Synergie bereiken, dat wil zeggen, streven naar wederzijds voordelige interactie.
3. Wees proactief.
4. Probeer eerst te horen, en pas daarna - om gehoord te worden.
5. Begin met het bedenken van het einddoel.
6. Denk Win Win.
7. Eerst doen wat eerst moet gebeuren.

De taakverdelings- en prioriteringsmatrix zal helpen om deze laatste vaardigheid te implementeren. Covey leende het van de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight David Eisenhower.

Alle taken zijn verdeeld in vier groepen:

1. Dringend en belangrijk (zo snel mogelijk te doen);
2. Niet-dringend belangrijk (strategische taken met een verre deadline);
3. Dringend onbelangrijk (je moet het snel doen, maar je kunt het uitstellen of niet zelf doen);
4. Niet urgent en onbelangrijk (in de regel kunnen dergelijke gevallen worden verwijderd of aan derden worden toevertrouwd).

Volgens Covey komen succesvolle mensen zelden in tijdnood, omdat ze snel taken uit categorie 1 en 3 afhandelen en dingen zonder medelijden opofferen van vierkant 4. Tegelijkertijd besteden ze 60-80% van hun tijd en energie aan het oplossen van problemen uit vak 2, omdat ze de locomotief van de vooruitgang zijn.

Uitgang:

Om effectiever te zijn, schrijft u aan het eind of het begin van de dag uw taken uit en prioriteert u uw taken met behulp van de Eisenhower Matrix (of Covey Matrix, wat u maar wilt). Hiervoor kun je de Eisenhower (iOS) of MyEffectivenessHabits (Android) app gebruiken. Probeer de verhouding aan te houden: 40% - belangrijke dringende zaken, 60% - belangrijke niet-dringende zaken.

Tim Ferriss-methode

Timothy Ferriss is een populaire productiviteitsgoeroe. Opnamen van zijn openbare optredens verzamelen miljoenen views en de boeken worden in dezelfde enorme oplage verkocht.

Geen wonder - wie wil er niet "4 uur per week werken, niet op kantoor hangen" van oproep tot oproep ", en tegelijkertijd overal wonen en rijk worden"? Het gelijknamige boek van Ferriss is nummer één geworden op de bestsellerlijsten van The New York Times en The Wall Street Journal.

Zijn werkwijze is gebaseerd op twee pijlers:

1. De wet van Pareto: 20% van de inspanning levert 80% van het resultaat op en de overige 80% van de inspanning - slechts 20% van het resultaat. Dat betekent focussen op de activiteiten die er echt toe doen.
2. De wet van Parkinson: werk vult alle toegewezen tijd. Dit betekent dat de taak precies zoveel moet worden toegewezen als nodig is om deze te voltooien.

U hoeft uw werkdag niet te verlengen om meer gedaan te krijgen. Integendeel, verkort het, focus alleen op wat echt belangrijk is. Gooi al het andere weg, besteed uit of delegeer.

De aanpak van Ferriss volgt de planningstechniek 1-3-5. De essentie is simpel: één belangrijk ding wordt toegevoegd aan de takenlijst, drie middelgrote en vijf kleine. Negen in totaal. Ze worden a priori verdeeld op basis van urgentie, wat helpt om het gevoel van een noodsituatie weg te nemen.

Ferriss is een tegenstander van multitasking en informatie-overload. Als er meerdere dingen tegelijk worden gedaan, wordt de aandacht onscherp. Hierdoor neemt de productiviteit niet toe, maar af. Hetzelfde geldt voor de continue opname van informatie. Het constant checken van mail, instant messengers en sociale netwerken creëert alleen een vals gevoel, maar brengt het niet dichter bij het doel.

Maar stress, integendeel, Ferriss beschouwt onze assistenten.

Angst is een indicator. Angst is onze vriend. Soms laat hij zien wat hij niet moet doen, maar vaker laat hij zien wat precies de moeite waard is. Tim Ferris

Opgemerkt moet worden dat Tim Ferriss niet de enige is die productiviteit nastreeft door minder te werken. Stever Robbins, auteur van The 9 Steps to Working Less and Getting More, stelt de "actieve dagen"-methode voor, waarbij u uzelf op een specifieke dag een "waakhond" toewijst om uw voortgang bij te houden.

Uitgang:

Deze methode is voor jou als je geen strikt schema kunt volgen en takenlijsten niet voor jou werken. Organiseer je dag zo dat 20% van de tijd wordt ingenomen door de moeilijkste en belangrijkste dingen. Laat de rest zijn gang gaan. Met andere woorden, als u een zakelijke bijeenkomst moet houden, moet u de dag, het tijdstip en de duur kiezen en het schema strikt volgen. De rest van de dag kan worden besteed aan al het werk in uitvoering.

De methode van Gleb Archangelsky

Gleb Arkhangelsky is een expert op het gebied van timemanagement, oprichter en hoofd van het gelijknamige bedrijf. Zijn eigenaardigheid ligt niet in het creëren van originele ontwikkelingen, maar in het feit dat het de methoden van tijdbeheer op een eenvoudige en toegankelijke manier uiteenzet en aanpast aan de binnenlandse realiteit.

Arkhangelsky is de auteur van verschillende populaire zakelijke boeken: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive en anderen.

De laatste is het populairst. Time Drive onderzoekt het belang van planning, het stellen van doelen en motivatie, evenals krachtige technieken voor tijdbeheer en anti-uitstelgedrag.

• "Kikkers". Iedereen heeft saaie taken die constant worden uitgesteld tot later. Deze onaangename daden stapelen zich op en verpletteren psychologisch. Maar als je elke ochtend begint met 'een kikker eten', dat wil zeggen eerst een oninteressante taak uitvoeren en dan verder gaan met de rest, dan zullen de zaken geleidelijk aan op orde komen.
• "Ankers". Dit zijn materiële gehechtheden (muziek, kleur, beweging) die samenhangen met een bepaalde emotionele toestand. "Ankers" zijn nodig om af te stemmen op de oplossing van een bepaald probleem. U kunt bijvoorbeeld wennen aan het werken met e-mail naar klassieke muziek, en wanneer u te lui bent om de inbox uit te laden, hoeft u alleen Mozart of Beethoven aan te zetten om de gewenste psychologische golf op te vangen.
• Olifant biefstuk. Hoe groter de taak (een proefschrift schrijven, een vreemde taal leren, enzovoort) en hoe strakker de deadline, hoe moeilijker het is om te beginnen. Het is de schaal die je bang maakt: het is niet duidelijk waar je moet beginnen, of je voldoende kracht hebt. Dergelijke taken worden "olifanten" genoemd. De enige manier om "een olifant op te eten" is door er "steaks" van te koken, dat wil zeggen, een groot bedrijf op te splitsen in meerdere kleine.

Het is opmerkelijk dat Gleb Arkhangelsky niet alleen veel aandacht besteedt aan de rationalisatie van werkprocessen, maar ook aan rust (de volledige naam van zijn bestseller is "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Hij is ervan overtuigd dat het onmogelijk is om productief te zijn zonder goede rust, waaronder gezonde slaap en lichamelijke activiteit.

Uitgang:

Plan je elke dag. Todoist, Wunderlist, TickTick en andere soortgelijke programma's en diensten helpen je hierbij. Verdeel complexe grootschalige taken in eenvoudige kleine taken. Doe 's ochtends het meest onaangename werk, zodat je in de resterende tijd alleen kunt doen wat je leuk vindt. Ontwikkel triggers om u te helpen omgaan met luiheid en vergeet niet om rust in uw schema op te nemen.

Francesco Cirillo-methode

Je bent misschien niet bekend met de naam Francesco Cirillo, maar je hebt waarschijnlijk wel gehoord van Pomodoro. Cirillo is de auteur van deze beroemde tijdmanagementtechniek. Op een gegeven moment had Francesco problemen met zijn studie: de jongeman kon zich op geen enkele manier concentreren, hij was de hele tijd afgeleid. Een eenvoudige kookwekker in de vorm van een tomaat kwam te hulp.

De essentie van de Pomodoro-methode is dat de tijd die wordt toegewezen om te werken "pomodoro" is. Eén tomaat = 30 minuten (25 minuten voor werk en 5 voor rust). We starten de timer en werken 25 minuten met maximale efficiëntie en minimale afleiding. Er klinkt een signaal - het is tijd voor een pauze van vijf minuten. Dan starten we de timer opnieuw.

De productiviteit wordt dus gemeten door het aantal "tomaten" dat per dag wordt uitgevoerd. Hoe groter hoe beter.

Om niet 25 minuten voor jezelf te hoeven nadenken, moet je van tevoren een takenlijst maken. Daarin kun je ook het aantal hele "tomaten" markeren (er wordt een kruis voor de taak geplaatst) en afleidingen (er wordt een apostrof geplaatst). Hiermee kunt u bepalen hoe lang het duurde om een taak te voltooien en hoe moeilijk het was.

De Pomodoro Methode is betaalbaar en flexibel. Als je wilt - houd een takenlijst op papier en meet segmenten van 25 minuten met een kookwekker, of als je wilt - gebruik speciale diensten en applicaties.

ramen	OS X en iOS	Android

Volgens Cirillo is de optimale duur van de "tomaat" 20-35 minuten. Maar als je de techniek onder de knie hebt, kun je experimenteren en de intervallen voor jezelf veranderen.

U kunt uitgebreid kennis maken met de methode van Francesco Cirillo.

Uitgang:

Maak aan het begin van de dag een takenlijst en vervolg met pomodoro's. Als je binnen 25 minuten afgeleid bent, zet dan het symbool 'naast de taak. Als de tijd is verstreken, maar de taak is nog niet voltooid, zet u + en wijdt u de volgende "tomaat" eraan. Schakel tijdens de pauze van vijf minuten volledig van werk naar rust: wandelen, muziek luisteren, koffie drinken.

Dus, hier zijn vijf basissystemen voor tijdbeheer waarmee u uw dag kunt organiseren. Je kunt ze in meer detail bestuderen en een apologeet worden voor een van de technieken, of je kunt je eigen technieken ontwikkelen door verschillende technieken en technieken te combineren.

GTD - een alternatief voor tijdmanagement

David Allen, de maker van de GTD-methodologie, is een van de beroemdste theoretici van persoonlijke effectiviteit. Zijn boek, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, werd door Time Magazine uitgeroepen tot Best Business Book of the Decade.

De term Getting Things Done is een modewoord en veel mensen stellen het ten onrechte gelijk aan timemanagement. Maar zelfs Allen noemt GTD 'een techniek om de persoonlijke effectiviteit te verbeteren'.

Hier is hoe Vyacheslav Sukhomlinov, een expert op dit gebied, het verschil tussen tijdmanagement en GTD uitlegde.

Vyacheslav Sukhomlinov Uitvoerend directeur van de restaurantholding. De GTD Praktische Applicatie Expert is geen timemanagement. Timemanagement is onmogelijk. Iedereen heeft evenveel uren in een dag. Het is niet de hoeveelheid tijd die telt, maar waarmee je hem vult. Je moet grote stromen binnenkomende informatie kunnen verwerken, bepalen welke acties nodig zijn om doelen te bereiken en natuurlijk handelen. Daar gaat GTD precies over. Dit is een bepaalde manier van denken en leven. En GTD gaat ook over de staat van flow en het verminderen van psychologische stress.

Ben je klaar om ruzie te maken? Welkom bij opmerkingen. Wat denk je dat meer is over GTD - tijdmanagement of persoonlijke efficiëntie? Vertel ons ook welke technieken u helpen uw dag te organiseren.