Productiviteitsgeheimen van de maker van de populaire Todoist-taakbeheerservice

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Todoist-auteur Amir Salihefendic heeft zijn eigen productiviteitssysteem ontwikkeld dat hem al 9 jaar helpt zijn doelen te bereiken zonder stress. Vandaag zal Amir praten over zijn systeem en de integratie met Todoist.

De meeste mensen streven er niet naar om hun workflow te stroomlijnen, dingen aan hun lot over te laten en er het beste van te hopen. Maar als je een systeem hebt, kun je tussen veel taken manoeuvreren, prioriteiten stellen en je niet overweldigd voelen.

Ik noemde mijn productiviteitssysteem Systemist. Ik heb het uitgevonden - en Todoist is erop gebaseerd - in 2007. Ik woonde in die tijd in een hostel in Aarhus (Denemarken) en studeerde computerwetenschappen. Ik had twee parttime banen en veel persoonlijke projecten. Ik voelde me overweldigd en ongeorganiseerd. Dat veranderde allemaal toen het idee van de Systemist in me opkwam.

Wat heeft dit systeem mij geholpen te bereiken?

1. Oprichting Doist Ltd. en een product te ontwikkelen waarmee mensen verbluffende resultaten kunnen behalen.
2. De taken van de oprichter en de CEO succesvol combineren. Ik heb overal tijd voor en voel me niet overspannen. Het bedrijf heeft 50 mensen in dienst en bijna geen van hen zag me uitgeput.
3. Identificeer elke dag prioritaire aspecten van de workflow en onthoud altijd belangrijke e-mails, afspraken en projecten.
4. Geniet van het leven buiten het werk: tijd doorbrengen met je vrouw, reizen, zelfstudie en sport, gezondheidszorg.

Balans tussen werk en privé is de sleutel tot persoonlijke effectiviteit.

Systemist werkt het beste in combinatie met Todoist. Maar u kunt alle andere programma's en services voor taakbeheer gebruiken. De basisprincipes van het systeem zijn veel belangrijker dan de specifieke tools.

6 systemische principes

1. Overal toepassen

Het systeem is het systeem, om het overal en altijd te gebruiken. U moet overal en vanaf elk apparaat toegang hebben tot de planner.

We hebben hard gewerkt om Todoist wereldwijd beschikbaar te maken. Ik raad aan om het (of een andere vergelijkbare applicatie) onmiddellijk te installeren op alle apparaten en platforms die je hebt: telefoon, tablet, laptop, browsers, enzovoort.

2. Solliciteer in alles

Het systeem werkt als het alle aspecten van het persoonlijke en professionele leven bestrijkt. Dit geeft je vrijheid. Je hebt controle over alles wat belangrijk is en je vergeet dingen als een afspraak met een klant of het kopen van een cadeau voor een geliefde niet meer.

Bijna al mijn activiteiten zijn gestroomlijnd. Concreet heb ik gesystematiseerd:

1. Aankomende evenementen (bijeenkomsten binnen en buiten het bedrijf).
2. Complexe projecten, opgedeeld in vele kleine fasen.
3. Repetitieve taken om langetermijnprojecten te beheersen.
4. E-mail (als ik de brief niet direct kan beantwoorden, vertaal ik deze met de hulp in een taak).
5. Bugrapporten, als het oplossen ervan aan mij gebonden is.
6. Releaselijst (gedeeld met collega's).
7. Boodschappenlijstje (gedeeld met mijn vrouw).
8. Webpagina's waar ik niet direct actie op kan ondernemen. Bijvoorbeeld een productpagina van Amazon.com (nog niet besloten of ik hem ga kopen of niet), een filmpagina in IMDb die ik wil bekijken, of een artikel dat ik later wil lezen. Voor dit alles gebruik ik.
9. Gezondheidstaken (wekelijkse gym- en joggingtrainingen).

3. Splits grote taken op in haalbare kleine taken

Een kleine taak is gemakkelijker te volbrengen. Breek daarom grote projecten altijd op in kleine subtaken die in een uur (of minder) kunnen worden voltooid. Ten eerste zal het u helpen begrijpen hoeveel tijd u nodig heeft om dit of dat te doen. En ten tweede zie je vooruitgang.

Het is belangrijk dat de taak uitvoerbaar is. Je moet in staat zijn om te implementeren wat je op je to-do lijst zet.

4. Prioriteren

Ik doe elke dag 15 tot 25 taken. Die zijn op dit moment het belangrijkst.

Het is gemakkelijk om prioriteiten te stellen in Todoist. Dit is hoe ik het doe:

1. Zorg ervoor dat u de deadline stelt waarop de zaak moet zijn afgerond. Ik stel belangrijke taken voor vandaag of morgen, ik schrijf onbelangrijke op voor de toekomst.
2. Ik geef de prioriteringsniveaus aan. Er zijn er vier in Todoist. De service sorteert taken automatisch op basis van belangrijkheid.
3. Om het belang van de taak verder te benadrukken, gebruik ik tags zoals @high_impact. Hiermee is het handig om bij te houden hoeveel belangrijke taken er op een dag worden gedaan.

5. Leeg je to-do lijst elke dag

Voordat ik de 0 inbox-regel begon te gebruiken, was mijn e-mail chaotisch. Ik voelde me verschrikkelijk elke keer dat ik het puin moest opruimen.

Om taken te beheren, gebruik ik een vergelijkbare regel - "0 taken in takenlijst".

Als je geen tijd had om alles te doen wat je voor die dag had gepland, stel de resterende taken dan niet uit naar de volgende dag. Stel in plaats daarvan uw takenlijst opnieuw in en maak een nieuw plan. Dit stelt u in staat om de balans op te maken, te begrijpen waar u zich bevindt en opnieuw prioriteiten te stellen.

6. Krijg altijd feedback

De meeste tijdmanagementsystemen zijn gericht op wat er moet gebeuren in plaats van op wat al is gedaan. Maar wat heeft het voor zin als je je voortgang niet ziet en niet begrijpt hoe productief je bent?

Daarom hebben we gecreëerd. Hiermee kunt u persoonlijke prestaties volgen, visualiseren en verbeteren.

Todoist Karma is als een minigame: je voltooit taken, scoort punten en ziet de kleurenkaarten groeien. Het is erg spannend, vooral voor nieuwkomers op het gebied van timemanagement. Om het nog interessanter te maken, kunt u niet alleen dagelijkse, maar ook wekelijkse doelen stellen en de resultaten delen op sociale netwerken, waardoor u meer verantwoordelijkheid krijgt.

Aanvullende tips

Werken met e-mail

1. Controleer uw e-mail twee keer per dag. Bijvoorbeeld in de ochtend en middag.
2. Streef naar een lege inbox.
3. Beantwoord de brief indien mogelijk direct. Zo niet, vertaal het dan in een taak, vermeld de vervaldatum en prioriteit.
4. Schakel meldingen uit op alle apparaten. Zo voorkom je afleiding.

Werken met boodschappers

Boodschappers zijn productiviteitsmoordenaars, ze zijn zenuwachtig en leiden af. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde kantoormedewerker gemiddeld meer dan twee uur per dag aan afleiding en pauzes besteedt. Dit betekent dat de werkweek met meer dan 10 uur toeneemt, omdat het werkvolume niet afneemt.

1. Combineer correspondentie in messengers met surfen op internet. Wanneer u gewoon moet werken (een rapport schrijven, een lay-out tekenen, enzovoort), sluit u de chat-applicaties.
2. Verwerk berichten in batches: opende de messenger, las alles, beantwoordde iedereen en sloot hem weer.
3. Schakel messenger-meldingen op uw mobiele telefoon uit.

Volgens Salihefendik helpt dit systeem hem om gefocust, verstandig en gezond te zijn.

Schrijf in de commentaren wat u van Systemist vindt en deel ook uw productiviteitsgeheimen.