Wat is het beste voor de productiviteit: kaizen versus creatieve puinhoop

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Of je nu van rommel houdt of liever een opgeruimde werkplek hebt, het maakt niet uit. Elk van deze methoden heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Stel je voor dat je een creatief persoon bent die je eigen kleine, gezellige, inspirerende puinhoop nodig heeft om comfortabel te kunnen werken. Zodat belangrijke notities worden afgewisseld met mooie ansichtkaarten van de landen waar je een onvergetelijke vakantie hebt doorgebracht, of flyers van het dichtstbijzijnde café, en je favoriete vuile mok altijd naast de monitor stond.

Wat kun je doen, je bent zo iemand. Perfecte orde maakt je verveeld en doodt al het verlangen om te creëren, en je hebt gewoon geen tijd om de papieren op te ruimen. Stel je nu voor dat je plotseling in het strikte kader van het bizarre Japanse kaizen-systeem wordt geplaatst.

Wat is Kaizen

Kaizen is een Japanse filosofie gericht op continue verbetering en verandering ten goede. Kaizen is wat je eenvoudig Lean Manufacturing kunt noemen. Het juiste object op de juiste plaats in de juiste hoeveelheid. Ordenen, sorteren, geaccepteerde normen, onderhoud en netheid.

Documenten, materialen, productiemiddelen - dit alles wordt zo opgeslagen, onderhouden en gesystematiseerd dat elke medewerker snel alles kan vinden wat hij nodig heeft. In grote bedrijven gaat Kaizen over productieprocessen en voor kantoormedewerkers wordt het weerspiegeld in hun werkomgeving.

Dit geldt ook voor de werkruimte op systeemschijven (standaard bestandsnamen), kantoorbenodigdheden (uw plek voor papier of printercartridges) en documentopslag (mappen die op een standaard manier zijn ondertekend).

Voordelen van het Kaizen-systeem:

Als we kaizen op bedrijfsniveau beschouwen, dan blijkt dit systeem nuttig en productief te zijn. Laat me je een eenvoudig voorbeeld geven. Ik had het geluk om in een grote fabriek te werken waar kaizen ten volle werd gebruikt. Zo leidde het voorstel van een van de medewerkers om nog vier dozen op pallets te laden ertoe dat de competente distributie van producten het mogelijk maakte om een aanzienlijk bedrag te besparen voor het huren van een magazijn.

Of een voorbeeld van het gebruik van kaizen op kantoor. De opbergruimte voor het papier is gemarkeerd met een schaalverdeling. Als de hoeveelheid papier daalt tot een bepaald cijfer, dan is het tijd om na te denken over het bestellen van een nieuwe batch. Dit helpt om van tevoren te anticiperen op een situatie waarin er iets ontbreekt.

Wat betreft de persoonlijke ruimte van een kantoormedewerker, moet u altijd een schoon bureau hebben. Alle documentmappen moeten worden ondertekend en op consistentie worden gebracht.

In dit geval weet u waar en hoeveel kantoorbenodigdheden zijn. Het is erg handig.

Persoonlijke ervaring met het gebruik van Kaizen

Ik kwam voor het eerst in aanraking met de filosofie van Kaizen toen ik een baan kreeg bij een Japans bedrijf. Op kantoor moest alles op zijn plaats blijven staan, gemarkeerd met een groene sticker. Op mijn bureau lag een foto van een monitor, toetsenbord en muis op een leeg bureau. En het bijschrift: "Zo ziet mijn bureaublad er aan het eind van de dag uit."

Alles zou goed komen, maar in deze "steriliteit" begon ik mezelf plotseling te missen. Als creatief persoon omringde ik mezelf met de dingen waar ik van hou. Ik had behoefte aan "orde in wanorde": het geval dat je tafel van buiten een rommelige plek lijkt te zijn, maar je precies weet wat en waar.

Het leek me dat het lang duurde om de werkaccessoires op hun plaats te zetten. En op een dag ontwaakte er een protest in de ziel van de berooide kunstenaar. En nu is de geliefde mok, die gewoon geen tijd heeft om te wassen, verborgen in een la voor persoonlijke bezittingen. En mijn ziel is blij met zo'n rel.

Daarvoor werkte ik als ontwerper bij een klein reclamebureau. Op mijn bureau lagen filmfolders, allerlei grappige foto's en een kom nootjes, en zelfs een antistressbal, waarop we elke week een nieuw kostuum aantrokken, dat we van papier maakten. En dat was goed.

Maar is het zo goed? Het kostte ongeveer evenveel tijd om een echt belangrijk stuk papier te vinden als om de zaken perfect op orde te brengen. Afgeleid worden door een krant met een horoscoop die inactief was, was heel gewoon, en het kostte ook tijd.

Wat moet je tenslotte kiezen?

Mijn beslissing was simpel: ik koos het beste uit twee benaderingen. De systematisering en ordening die Kaizen biedt, gecombineerd met haar visie en favoriete dingen.

De hoofdregel is om het niet te overdrijven met kaizen of wanorde.

In mijn kasten, lades en documenten is alles volgens een duidelijk systeem ingedeeld. Maar op mijn bureau is altijd een hoekje gereserveerd voor inspirerende dingen: tekeningen, een bloem in een pot en een olifant uit Thailand.

Wees niet bang om jezelf in te spannen en belangrijke dingen op de planken te sorteren. Als je er een beetje aan gewend bent, zul je begrijpen dat het erg handig is. En reserveer een aparte hoek voor je rotzooi.

Kaizen is goed zolang je niet meer tijd besteedt aan vorm dan aan inhoud. Creatieve rommel is goed zolang het niet alleen maar rommel wordt.

Ik heb drie dingen meegenomen naar mijn nieuwe werkplek. Eerst een mok. Ten tweede een blok met uitneembare geblokte blaadjes in plaats van een agenda. Ten derde een bloem in een pot, die ik zelf liefdevol George noem. Ter ere van George Harrison. In alle andere opzichten - complete kaizen.