6 effectieve zakelijke communicatietechnieken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

In welk vakgebied je ook werkt, je carrièregroei is sterk afhankelijk van hoe goed je met mensen communiceert.

1. Let op je lichaamstaal

Volgens onderzoek is lichaamstaal verantwoordelijk voor ongeveer 55% van hoe anderen je emotionele toestand interpreteren. Daarom is het niet alleen verbaal, maar ook non-verbaal belangrijk om een positieve houding en de wil om mee te werken tot uitdrukking te brengen. Niemand wil immers werken met agressieve of overdreven kritische mensen.

• Vergeet niet om oogcontact te maken als je met iemand praat. Maar kijk af en toe weg, anders kan het lijken alsof je de gesprekspartner psychologisch onder druk probeert te zetten.
• Wanneer u een probleem met u bespreekt, toon dan interesse en nieuwsgierigheid. Bijvoorbeeld je voorhoofd rimpelen of je kin op je hand laten rusten.
• Blijf rechtop en ontspannen. Gebruik gebaren om uw standpunt beter uit te leggen en vermijd het kruisen van uw armen over uw borst om te voorkomen dat u gesloten lijkt.
• Probeer evenwijdig aan de gesprekspartner te zijn. Ga hiervoor tijdens een gesprek face-to-face zitten.

2. Probeer allereerst de gesprekspartner te begrijpen

Veel mensen luisteren alleen om iets te beantwoorden of om te beslissen wat de gesprekspartner voor hen heeft gezegd. Denk in plaats daarvan tijdens het gesprek na over wat de ander je echt probeert te vertellen. Dit zal u helpen zijn behoeften beter te begrijpen. Als u ze kent, kunt u een passend antwoord bedenken dat helpt om vertrouwen op te bouwen.

De gesprekspartner zal het gevoel hebben dat u echt om zijn mening geeft, dat u hem beter begrijpt dan anderen. Hij zal positiever over u zijn en in de toekomst waarschijnlijker met u samenwerken. Uiteindelijk zal dit je helpen om sneller en zonder onnodige conflicten te krijgen wat je wilt, terwijl je tegelijkertijd de ander helpt zich goed te voelen.

3. Stel open vragen

Mensen houden zich vaak in en uiten hun gedachten niet. Om vertrouwensrelaties op te bouwen, moet u de echte motieven en verlangens van de gesprekspartner achterhalen. Formuleer de vragen zo dat je bij een antwoord meer dan "ja" of "nee" kunt zeggen. En vergeet niet te vermelden dat u de gesprekspartner niet zult beoordelen op zijn antwoord.

Collega's delen bijvoorbeeld vaak hun irritatie over een probleem. Om hen te helpen, hoeft u alleen maar een open vraag te stellen: "Wat moet er veranderen om de situatie te verbeteren?" Dit zal helpen de focus te verschuiven van het probleem zelf naar de oplossing.

Stel daarna aanvullende vragen, bijvoorbeeld: "Wat bedoel je precies?" Dit zal je helpen om dieper in het probleem te duiken en de oorzaak van het probleem te vinden, wat betekent dat je van meer waarde bent voor je collega's en je relatie met hen versterkt.

4. Wees eerlijk

Dit is natuurlijk niet zozeer een manier van communiceren als wel een basisprincipe van het leven. Mensen die zich verdacht gedragen of iets niet zeggen, vertrouwen mensen niet. Bij werkcommunicatie is het vooral belangrijk om niet te liegen of belangrijke informatie voor collega's te verbergen. Anders werkt effectief teamwerk niet.

Mensen om je heen zullen je beter behandelen en meer respect voor je hebben als je eerlijk tegen hen bent, zelfs als je daarvoor je fout moet toegeven. Maar neem nog steeds de maatregel in acht. Sommige woorden zijn misschien eerlijk, maar beledigend.

5. Druk je mening correct uit

Door de standpunten van anderen te vertegenwoordigen, kunt u uw eigen standpunten ontwerpen zodat ze voor anderen acceptabel zijn. Dit betekent niet dat je je moet aanpassen aan anderen. Zet het gewoon op een manier die de andere persoon niet beledigt.

Je baas vraagt je bijvoorbeeld wat je van een nieuwe ontwikkelstrategie vindt. En jij vindt het bijvoorbeeld niet leuk, je ziet veel negatieve gevolgen die de baas niet in de gaten heeft. Nadat u hem een paar open vragen had gesteld, realiseerde u zich dat uw standpunten niet overeenstemmen. De baas is erg blij met deze strategie en gelooft dat het gaat werken.

In plaats van te zeggen: "Ik vind dit een walgelijk idee, het heeft te veel zwakke punten", probeer je mening zo te formuleren dat er iets nuttigs in het gesprek komt. Als je het plan alleen maar bekritiseert, zal de baas waarschijnlijk boos worden en niet in staat zijn om constructieve opmerkingen te maken.

Je kunt beter zeggen: 'Ik begrijp waar je door werd geleid toen je dit plan maakte. En daar kunnen we in de toekomst veel profijt van hebben. Maar ik maak me een beetje zorgen over sommige punten, ik heb al eerder met soortgelijke problemen te maken gehad. Ben je geïnteresseerd in mijn mening? Je baas zal zien dat je meewerkt, niet alleen kritiek, en zal je woorden serieus nemen.

6. Wees voorbereid om tegemoet te komen

Iedereen spreekt en verstaat de gesprekspartner op verschillende manieren, afhankelijk van het eigen werkterrein, opleidingsniveau en cultuur. Gebruik daarom bij het uitleggen van iets aan een persoon uit een andere sfeer geen jargonwoorden en -termen. Geef een eenvoudige analogie en spreek in duidelijke taal.

Dit is erg belangrijk, want tijdens je carrière zul je moeten samenwerken met mensen uit totaal verschillende vakgebieden. Als je ze niet ontmoet, kunnen er veel misverstanden en fouten ontstaan. En duidelijkheid en wederzijds begrip zijn de fundamenten van het effectieve werk van het hele team.