Hoe werkruimte en kantoortijd te organiseren

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Al het werk op kantoor begint met de eigen werkruimte, maar vaak wordt er te weinig aandacht besteed aan dit moment. De werkruimte is niet alleen meubels en een computer, maar ook planning, workflow, extra hulpmiddelen. Dit artikel bevat eenvoudige tips om je werkplek goed in te richten.

Het begint allemaal op de werkvloer.

D. Carnegie

Werk begint bij de werkplek en de organisatie ervan. Er zijn natuurlijk uitzonderingen in de vorm van creatieve en unieke persoonlijkheden voor wie dit probleem niet zo belangrijk is. Maar zelfs zij hebben hun eigen systeem van creatieve wanorde, ook al geven ze dat niet toe. De meeste mensen werken aan gewone bureaus in gewone kantoorruimtes, en de volgende tips zijn voor hen bedoeld.

Bureaublad

De juiste werkomgeving stemt de geest af op het juiste ritme. Je houdt je huis niet in een rommeltje en je weet precies waar en wat is. Zo is het ook op de werkvloer: alles moet op zijn plaats staan, en niets overbodigs dat afleidt van de hoofdtaken.

Hoe begint het allemaal als je net komt werken? Vanaf het bureaublad. En er zijn meestal stapels papieren, verspreid briefpapier, mokken, wat nutteloze souvenirs en stof op de computer. En wat zal de interne staat zijn achter zo'n werkplek? Niet gemonteerd. Je zult het natuurlijk niet denken, maar het onderbewustzijn heeft alles al besloten. Welke realiteit er ook is, jij ook. En het bewustzijn pikte deze gedachte op, en je humeur is weg.

Houd je bureau altijd opgeruimd. Begin uw dag met afstoffen, pas de verlichting aan, schrijf nuttige informatie op stickers, was uw koffiekopje, vul uw kalender in - ga aan de slag. Deze eenvoudige acties zullen het volgende werk stimuleren.

De ideale werkplek is een hulpmiddel voor het werk, comfortabele verlichting, essentieel briefpapier en eenvoudig meubilair voor de werknemer.

Hoe te werken: staand of zittend? Jij beslist. Ik denk dat zitten beter is, maar je moet zeker pauzes nemen: wandelen, een beetje opwarmen, een frisse neus halen, 2-3 verdiepingen de trap oplopen. Mijn werkschema: 45 minuten - een taak zonder onderbreking, een pauze van 15 minuten, daarna 1 uur onafgebroken werken en 15 minuten rust. Zo is de werkdag opgebouwd.

Vergeet je eigen locker of archief niet, want elke medewerker heeft altijd zijn eigen persoonlijke dossier of papieren archief. In de locker kun je ook persoonlijke spullen opbergen waar je niet mee wilt pronken. Elke plank en kast moet zijn functie vervullen en niet kruisen met andere elementen. Hierdoor wordt het werken met documenten en diverse accessoires handiger.

Elektronisch documentbeheer

Maak reservekopieën van uw werk, documenten, projecten, service-informatie die op uw werkcomputer is opgeslagen en stuur deze naar de server van het bedrijf of naar de cloudopslag.

Hoeveel energie en zenuwen mensen besteden vanwege de verloren informatie! De computer is gecrasht, vastgelopen, iemand heeft per ongeluk belangrijke gegevens verwijderd. Herhaal hun fout niet en maak back-ups. Laat de omstandigheden jou en je werk niet beheersen.

Installeer geen onnodige applicaties, de meeste noodzakelijke handelingen worden uitgevoerd in standaard softwarepakketten. Als u een bepaalde tool voor uw werk vloeiend spreekt, vraag dan het management of de IT-afdeling om het te installeren, waarbij u uw effectieve werk erin rechtvaardigt.

Nog een simpele tip: probeer je aan één ding in je elektronische ruimte te houden. Als je van Yandex-services houdt, kies ze dan, als Google-services ermee werken. U kent alle sterke en zwakke punten van de tools en u kunt uw systeem ook snel op een nieuwe plek installeren. De wedloop om verse programma's is niet altijd gerechtvaardigd.

Creëer op het werkstation uw persoonlijke eenvoudige elektronische hiërarchie. U zou al uw oude documenten in een mum van tijd moeten vinden. Dit is vooral belangrijk wanneer u dringend iets moet oplossen en u bent vergeten waar deze informatie is opgeslagen.

Scan alle belangrijke documenten. Er ontstonden veel werkconflicten tussen afdelingen vanwege een verloren belangrijk papier.

Planning

Is het je opgevallen dat werk soms een rommeltje wordt: een hoop taken, gesprekken, vergaderingen, papieren controleren. En je draait hier eindeloos in rond. Je lijkt te werken, maar het is moeilijk om het werk te noemen. Achter dit alles is het algemene beeld van wat er gebeurt niet zichtbaar, en dit is een van de problemen van moderne productiviteit: er zijn acties, resultaten zijn er ook, maar ze zijn niet erg merkbaar in de routine.

Om dit te voorkomen is het noodzakelijk om een plan van taken en activiteiten op te stellen voor de dag, de week en zelfs voor een maand.

De meeste gebruiken notitieboekjes of dagboeken. Ja, dat is goed, maar papier is "willekeurig toegankelijk geheugen", het slaat alle vloeibaarheid op en de belangrijkste informatie gaat verloren in de overvloed aan pagina's. Een notitieboekje of agenda is al een archaïsche manier van plannen. In het dagboek zie je niet het hele plaatje van gebeurtenissen, kom je er niet achter wanneer het beter is om het ene te doen en wanneer het andere, en je kunt ook een belangrijke gebeurtenis missen. Er is geen manier om de vereiste gegevens te verzamelen en een uitgebreide analyse uit te voeren. Stelt u zich eens voor hoeveel pagina's u moet doorbladeren om de nodige informatie te verzamelen.

Nu zijn er veel toepassingen en online diensten om uw werktijd te organiseren. Geloof me, dit moet je doen als je productief wilt werken, ongeacht de situatie en stemming. To-do-lijst vandaag gaat helemaal over effectief taak- en tijdbeheer.

Ik gebruik het contextplanningssysteem in de Outlook-omgeving van Gleb Arkhangelsky. Wat ik er goed aan vind: de eenvoud en efficiëntie van de tool, een bekende applicatie, de combinatie van agenda, taken en mail in één informatieruimte, integratie met kantoorapplicaties. Elke medewerker kan in korte tijd getraind worden in dit planningssysteem.

Hier zijn enkele tips voor het organiseren van uw werktijd:

• Plan flexibel, in context, niet rigide in de tijd.
• Leer te begrijpen wat belangrijk is en wat niet.
• Gemakkelijk afscheid nemen van onbelangrijke zaken.
• Waardeer de kwaliteit van de bestede tijd, niet de tijd zelf.
• Zeg nee tegen jezelf en andere mensen als dat nodig is.
• Begin uw dag met uitdagende en onaangename taken.
• Stel bij het plannen van taken en projecten op het werk deadlines in.

Een krachtige psychologische truc is om een voltooide taak door te strepen of er een vinkje voor te zetten. Dit geeft je extra innerlijke energie om geweldige resultaten te behalen. Je zult zien dat niet alles voor niets is.

Werken met e-mail

Hoe het werk met post organiseren?

Eerst moet u de bedrijfstijd ermee instellen om het aantal onderbrekingen te verminderen. Het is het beste om dit 's ochtends te doen, wanneer de taken zich beginnen te vormen, en' s middags, wanneer u moet controleren hoe het gaat.

Ten tweede moet je dubbelzinnige brieven niet meteen beantwoorden. Je moet over alles nadenken: beroep, opbouw van een reactie, aanvullende informatie. Probeer de subjectiviteit zo laag mogelijk te houden. Vergeet snelle antwoorden, zoals iedereen vroeger deed op sociale netwerken.

Ten derde, overlaad de tekst van de brief niet met informatie die alleen voor de afzender zelf begrijpelijk is. Probeer kort en bondig te antwoorden en weeg elk woord af. In ons digitale tijdperk is dit erg belangrijk: niemand is geïnteresseerd in het doorwaden van unieke gevolgtrekkingen.

En tot slot, vergeet de netiquette niet: aanspreken van de ontvanger, schrijfstijl, case-informatie, contactgegevens. Leer hoe u een brief schrijft, analyseert wat u hebt geschreven en hoe u een aanvraag doet.

Extra hulpmiddel

Een ander ding dat helpt om uw werk efficiënter te maken, is het whiteboard. Een onmisbare tool, zeker wanneer de afdeling aan het brainstormen is of een serieus probleem met tussenstappen oplost.

In mijn professionele carrière was het bestuur een onmisbaar attribuut van de werkomgeving. Het is ook handig om papier te besparen. U zult niet geloven hoeveel bladen er worden besteed aan het uitleggen van uw ideeën en oplossingen.

Dankzij visueel denken (iedereen heeft het), kunnen mensen samen op het bord tekenen, hun gedachten uitleggen en de beste oplossingen voor een probleem voorstellen. Iedereen kan alles zien en begrijpen.

Ik wil hieraan toevoegen dat muziek mij helpt in mijn werk. Het heeft een positief effect op mijn productiviteit, vooral als ik met repetitieve taken op een computer moet werken of een groot pakket documenten moet opstellen. Over het algemeen is het goed om de ochtend te beginnen met positieve muziek. Maar je moet het niet voor iedereen aanzetten, onthoud: je werkt niet alleen, voor iemand zal de muziek alleen maar interfereren.