Over welke TODO-lijst heb ik gedroomd en hoe Asana deze droom werd?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Gisteren bladerde ik door mijn OneNote-notebooks uit 2009. Toen ik vijf jaar jonger was, had ik een ander systeem van aantekeningen maken, anders geformuleerde ideeën. Een van die notebooks onthulde een lijst met vereisten voor een mogelijk project genaamd 'Online Todo List for Collaboration'. Het idee was geweldig, maar ik heb dit project nooit gerealiseerd. En ik zal niet. "Waarom?" - je vraagt. Omdat ik drie jaar na het schrijven van deze lijst Asana.com begon te gebruiken. Zelfs daarvoor hadden we een kleine recensie van deze service op onze website. Op dit moment heeft Asane al alle functies die ik vijf jaar geleden wilde. Wat zijn deze chips en hoe worden ze geïmplementeerd - dit wordt in dit artikel besproken.

Gisteren bladerde ik door mijn OneNote-notebooks uit 2009. Toen ik vijf jaar jonger was, had ik een ander systeem van aantekeningen maken, anders geformuleerde ideeën. Een van die notebooks onthulde een lijst met vereisten voor een mogelijk project genaamd 'Online Todo List for Collaboration'. Het idee was geweldig, maar ik heb dit project nooit gerealiseerd. En ik zal niet.

"Waarom?" - je vraagt. Omdat ik drie jaar na het schrijven van deze lijst Asana.com begon te gebruiken. Zelfs daarvoor hadden we een kleine recensie van deze service op onze website. Op dit moment heeft Asana al alle functies die ik vijf jaar geleden wilde. Wat zijn deze chips en hoe worden ze geïmplementeerd - dit wordt in dit artikel besproken.

De lijst zelf, vijf jaar geleden geschreven, zag er als volgt uit:

• Online service met eenvoudige registratie.
• Beschikbaarheid van een mobiele versie.
• Sneltoetsen.
• Handige visuele interface.
• Samenwerking op uitnodiging.
• Plannen in de stijl van Nu / Morgen / Later.
• Hiërarchie: taken, projecten, contexten, labels nesten.
• De mogelijkheid om aantekeningen te maken bij cases met opmaak.

Online service met eenvoudige registratie

In 2014 lijkt het vanzelfsprekend om een online service te zijn, geen desktopprogramma. Dit is vooral duidelijk wanneer we het hebben over een service die oorspronkelijk is ontworpen voor samenwerking. Op Asana.com is je takenlijst toegankelijk via elke moderne browser. De makers van deze service schreven aan hen toe:

• chroom;
• Safari;
• Firefox;
• Internet Explorer 10 & 11;
• Vloeistof voor Mac.

Helaas voor mijn vriend, een operaliefhebber, stond de browser niet in deze lijst. Ik heb medelijden met hem, wat ik niet kan zeggen over mensen die nog steeds oudere versies van IE gebruiken. Het is ook vermeldenswaard dat Asana, zoals elke complexe webtoepassing, conflicten kan hebben met de extensies die al in uw browser zijn geïnstalleerd. Een volledige lijst wordt hier gegeven.

Wat betreft registratie, het heeft de standaard mogelijkheid om een Google- of Facebook-account te koppelen.

Beschikbaarheid van een mobiele versie

Nu heeft elke hoogwaardige site een versie voor mobiele telefoons en tablets. Ergens wordt dit bereikt met behulp van een responsieve lay-out, ergens is de interface in eerste instantie geoptimaliseerd voor een klein scherm. De Asana-ontwikkelaars namen de tweede route. Voeg daarbij de iOS- en Android-apps, en je begrijpt dat ik met veel plezier met dit systeem werk.

Sneltoetsen

Het irriteert me mateloos als een routine lang duurt. De tools moeten comfortabel zijn, dus ik kan twee uur zitten om de fijne kneepjes van een nieuw programma uit te zoeken. Maar dan, als ik na het indrukken van twee toetsen hoor: "Wat heb je gedaan?" - voel je je als een tovenaar. Er zijn sneltoetsen in Asana, er zijn er veel. Bovendien zijn ze intuïtief en worden ze onderaan het scherm weergegeven. Eerlijk gezegd mis ik ze heel erg in de app op de iPhone.

Handige visuele interface

Helaas is de interface in Asana niet 100% gemaakt zoals ik zou willen. Ten eerste is er geen manier om de interfacetaal te kiezen. Sommige mensen met wie ik via deze service werk, vinden het moeilijk om Engels te spreken. Ze kunnen worden geïnformeerd over een plug-in voor het vertalen van de interface voor Chrome. Ten tweede … ja nee, ten tweede. Je raakt heel snel gewend aan de interface. Dan ergeren andere planners zich met onnodige kliks en onhandige filtersystemen. Probeer het zelf. Ik weet zeker dat je de mogelijkheid om je op de taak te concentreren, verschillende taakfilters en secties leuk zult vinden.

Samenwerking op uitnodiging

Het is heel eenvoudig om iemand uit te nodigen om met u aan een project te werken. Het volstaat om hem een uitnodiging per e-mail te sturen. Zonder te wachten tot hij akkoord gaat, kun je al taken voor hem instellen of hem in de tekst van de taak of in de opmerking vermelden met het @-teken, favoriet op Twitter.

Nu / Morgen / Ooit plannen

Een van mijn regels: doe eerst alles wat je niet kunt uitstellen tot morgen. Daarom geef ik de voorkeur aan het principe van het prioriteren van zaken in de vorm: Vandaag / Morgen / Ooit. In Asana kunt u, wanneer u uw taken bekijkt, exacte deadlines instellen of een van de volgende drie: Vandaag / Aankomend / Later. Dit moet worden gedaan zodat uw collega's kunnen zien wanneer u een project start. En natuurlijk zijn er sneltoetsen voor deze acties.

Hiërarchie: taken, projecten, contexten, labels nesten

De taakhiërarchie in Asana is op verschillende manieren geïmplementeerd. Ten eerste kunt u in de lijst met taken twee stippen aan het einde van de taak plaatsen - dit wordt een sectie. Het is erg handig om een takenlijst met hen te maken. Bovendien kunnen taken later eenvoudig van sectie naar sectie worden gesleept.

Ten tweede kunt u voor elke taak subtaken maken. Zo hoef ik de klant niet te verdiepen in de essentie van hoe ik de snelheid van de site precies optimaliseer. Het is slechts een van de taken op de takenlijst van het project. Nadat ik subtaken heb gemaakt, kan ik mijn gebruikelijke tool gebruiken om optimalisatietaken van maximaal drie minuten te plannen.

Ten derde zijn dit projecten. Elke casus kan betrekking hebben op meerdere projecten tegelijk. Dit zijn dus zowel labels als mappen voor uw taken.

Ten vierde is het werkruimte en organisaties. Ze verschillen weinig in termen van hiërarchie. Overigens vertaal ik de term wokrspace niet specifiek in het Russisch. Mee eens, "werkruimte" klinkt vreemd in de context van takenlijsten. Wokrspace is dus een vereniging van mensen en projecten die niets met elkaar te maken hebben. U kunt geen taken overdragen van de ene werkruimte naar de andere. Als je het echt nodig hebt, dan kun je gebruik maken van deze service. Voeg eerst alle deelnemers aan het overgedragen project toe aan de gewenste werkruimte. Ik moest dit doen toen ik freelance-projecten van persoonlijke zaken naar een nieuwe werkruimte verplaatste.

Mogelijkheid om aantekeningen te maken bij zaken met opmaak

Je zult bijna niemand verrassen met de aanwezigheid van notities bij de taak. Maar waar ik gewoon dol op ben, zijn de opmerkingen. In plaats van voor elke taak een e-mail te schrijven of dialoogketens in e-mail te genereren, kunt u de vragen voor elke taak afzonderlijk bespreken. Het blijkt zo'n forum te zijn. Voeg daar de Like-knop aan toe en het is erg handig voor samenwerking. Opgemerkt moet worden dat Asana zich actief ontwikkelt. Dus onlangs werd de mogelijkheid toegevoegd om opmaak rechtstreeks te gebruiken voor opmerkingen en taaknotities.

Wat stond niet op mijn lijst

Mijn lijst met vereisten bevatte niet veel van de dingen die je in Asana vindt. Dit en de binding van cloudopslag naar keuze: Dropbox, Box, Google Drive. En handige filters en afdrukken van de geselecteerde takenlijst en taaksjablonen naar het voorbeeld van een bestaand project en werken met dubbele taken. Er zijn veel services die integreren met Asana. Een volledige lijst van hen is hier. Een goed uitgevoerde referentie mag zeker vermeld worden. Voor een tool die zo krachtig is als Asana, is dit een must.

De Asana-tool is erg handig. Daarin hebben we vorig jaar de bruiloft van mijn vrienden gepland. Daarin heb ik meer dan één freelance-project gepland en gemaakt. In al deze projecten werkte ik gemakkelijk en snel samen met andere mensen. Als het om mijn persoonlijke projecten gaat, gebruik ik om de een of andere reden een ander programma. Alleen dit is een heel ander verhaal.