Waarom er niet genoeg tijd en energie is voor de belangrijkste dingen en wat eraan te doen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

De urgentieval is de schuldige. We zoeken uit hoe het werkt en hoe je er niet in moet trappen.

Hoe vaak heb je je aan het einde van een zware, drukke dag niet gerealiseerd dat je urenlang als een eekhoorn in een wiel leek te draaien en veel problemen oploste, maar geen tijd besteedde aan echt belangrijke projecten? Hoe vaak heb je jezelf beloofd om persoonlijke zaken op te pakken die belangrijk voor je zijn: sport, creativiteit, studie, maar kon je er maanden niet eens aan beginnen? Als dit jou is overkomen, dan ben je, zoals de meeste mensen, in de val van urgentie gevallen.

Wat is de urgentieval?

Onderzoek van de Johns Hopkins University School of Business heeft aangetoond dat we interessante en belangrijke taken vaker wel dan niet laten varen ten gunste van urgente taken. En we zijn letterlijk geneigd om belangrijke projecten uit te stellen tot later, in de eerste plaats door die aan te pakken die, zo lijkt ons, nu moeten worden gedaan.

Dit wordt de urgentieval genoemd. Het leidt ons tot stress, emotionele uitputting en, vreemd genoeg, geldverlies. Onderzoekers hebben ontdekt dat we de neiging hebben om een taak op ons te nemen die urgenter lijkt, zelfs als we er minder voor betalen dan voor een taak met een zachtere deadline. Dit gebeurt om verschillende redenen.

Waarom trappen we in de urgentieval?

1. We lijden als we de taak niet kunnen voltooien

Dat werd al in 1927 ontdekt, en toen werd het meer dan eens bevestigd: mensen voelen zich ongemakkelijk als er een onafgemaakte zaak boven hen hangt. Dit kenmerk van denken werd het Zeigarnik-effect genoemd. En aangezien urgente taken in de regel klein genoeg zijn en niet veel tijd kosten, kunnen we ze niet uitstellen, omdat het volgende item op de takenlijst dan niet wordt doorgestreept. En we grijpen naar deze kleine taken, lossen ze één voor één op en kunnen niet stoppen. Net als bij een pakje chips: totdat je alles hebt opgegeten, kom je niet tot rust.

2. We zitten vast in een tunnel en zien niets in de buurt

Dat wil zeggen, we merken dat we zo overweldigd worden door kortetermijnzaken dat we letterlijk niet kunnen ademen, onze planning van buitenaf bekijken en evalueren wat echt belangrijk is en wat niet. Deze situatie is te vergelijken met tunnelvisie: we zien niet het volledige plaatje, maar slechts een fragment dat op dit moment in het middelpunt van onze aandacht staat.

3. Wij kunnen de werkdag niet goed indelen

Als de processen niet door uw schuld of door de schuld van het management worden opgespoord, beginnen routinetaken letterlijk tijd en moeite te kosten. Stel dat u te lui bent om sjablonen voor documenten en brieven te maken - en elke keer dat u vele kostbare uren besteedt aan het werken met documentatie of inkomende post. Of uw projectmanager heeft niet met de klant afgesproken om alle bewerkingen in één keer uit te voeren en u moet talloze keren worden afgeleid door nieuwe opmerkingen.

4. Het lijkt ons dat als we een dringende taak negeren, er een ramp zal gebeuren

Er zal een kwaadaardige leider of klant komen en hij zal veel vloeken, je zal van geld worden beroofd, de lucht zal op de grond vallen, we zullen allemaal sterven.

Al deze meldingen van nieuwe berichten, oproepen, wijzigingen, extra kleine bestellingen wekken de illusie dat ze niet kunnen worden uitgesteld. Hoewel er in feite niet zo veel echt brandende taken zijn.

Hoe voorkom je dat je vastzit in urgentie?

1. Begin uw dag met belangrijke en niet-dringende taken

De klassieke tijdmanagementboeken zeggen dat het eerste wat je moet doen "de kikker opeten" is. Dat wil zeggen, een kleine en niet erg prettige taak wegdoen. Er zit logica in deze aanpak: na een lastig telefoontje of het beantwoorden van saaie brieven, voelen we ons winnaars en pakken we steeds meer andere dingen op.

Maar het risico bestaat dat de eerste "kikker" wordt gevolgd door de tweede, dan de derde, de vierde … En nu het avond is, zijn de "kikkers" onmetelijk opgegeten, maar handen hebben het echt belangrijke niet bereikt taken. Daarom kun je het tegenovergestelde proberen: begin de dag met wat belangrijker is, maar niet urgent, en ga dan pas verder met al deze kleine taken.

2. Leer een pauze te nemen

Haast je niet om direct op nieuwe berichten te reageren en eventuele kleine opdrachten en verzoeken uit te voeren. Adem in en uit en besef hoe dringend dit werkelijk is. Als de taak eronder lijdt, stel deze dan uit door prioriteit te geven aan het grotere en waardevollere project.

3. Probeer in blokken te werken

Laten we zeggen 40 minuten voor belangrijke taken en 15 minuten voor dringende taken. Stel een timer in zodat kleine routine je niet teveel zuigt, en zodra het piept, ga terug naar grote dingen. Hoogstwaarschijnlijk kan een telefoontje of brief de komende 40 minuten wachten.

4. Combineer dingen

Veel kleine dingen kunnen worden gedaan terwijl je in de metro zit, in de rij staat bij het postkantoor, wachtend op een kind van tekenles. Het is onwaarschijnlijk dat het op zulke momenten mogelijk is om een proefschrift, een boek, een rapport of een plan te maken, maar het is heel goed mogelijk om snel op berichten te reageren, enkele formulieren in te vullen, kleine wijzigingen aan te brengen.

5. Onthoud dat urgente taken nooit eindigen

Het is een grote fout om te denken dat je nu snel al deze routine zult opruimen: maak een afspraak met een arts, beantwoord brieven, bestel nieuwe sneakers voor je kind, vul een rapport in - en dan, met een licht hart, ga je zal belangrijk werk en persoonlijke projecten op zich nemen: update uw portfolio en hervat, lees een boek in een vreemde taal, zoek informatie voor onderzoek. Helaas, dit zal niet zo zijn. Kleine dingen zullen op je blijven vallen totdat je de controle over ze overneemt.