Waarom takenlijsten niet werken en wat u eraan kunt doen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Hier zijn enkele tips om uw "lichaam" van een eenvoudig notitieboekje te veranderen in een krachtig hulpmiddel voor het nemen van beslissingen, het plannen en analyseren van de voortgang van de toegewezen taken.

Het beheren van takenlijsten kan niet eenvoudiger. Ik schreef mijn zaken in een column, en dan pak je het gewoon en streep je het door terwijl je het doet. Wat kun je nog meer bedenken?

Als je echter kijkt naar het aantal verschillende desktop-, mobiele en webapplicaties die dit concept implementeren, wordt het duidelijk dat alles helemaal niet zo eenvoudig is. Ondanks alle verschillende tools en functies werken takenlijsten nog steeds niet! Misschien weet je gewoon niet hoe je ze moet gebruiken?

Alle mensen beginnen taakmanagers te gebruiken op het moment dat ze het gevoel hebben dat hun dagelijkse routine in chaos verandert. Ze beginnen belangrijke dingen te vergeten, verwarren de volgorde van taken en opdrachten, laten hun collega's in de steek en komen te laat op afspraakjes. Op zo'n moment kiest een persoon een "tudushka" naar zijn smaak en probeert hij organisatie in zijn leven te brengen. En in de regel slaagt hij in het begin. Maar enige tijd verstrijkt en de takenlijsten werken niet meer en de oorspronkelijke puinhoop komt weer tot leven.

Waarom gebeurt het?

Het punt is dat taakmanagers slechts een hulpmiddel zijn. Die moet correct worden ingesteld om goed te werken. En hier zijn enkele tips om dit te doen.

1. Delen

Je mag in geen geval al je grote en kleine dingen in één grote, lange lijst dumpen. Er is niets deprimerender dan het nadenken over je takenlijst met tientallen items. In dit geval neigt de kans om ooit de staart van de lijst te bereiken naar nul. Verschillende productiviteitsstudies suggereren over het algemeen dat het aantal van uw taken op één vel niet groter mag zijn dan 7-8 stuks. Scheid daarom takenlijsten op categorie, project, onderwerp, urgentie en andere criteria.

2. Voeg deadlines toe

Volgens de wet van Parkinson kost werk altijd zoveel tijd als je het geeft. Daarom heeft het alleen zin om een lijst met taken bij te houden als u de geschatte uitvoeringstijd naast elk item schrijft. Ja, in werkelijkheid kunnen er afwijkingen zijn; ja, op sommige dagen gaat het mis, maar meestal werkt deze aanpak. Als je de geschatte tijd voor het voltooien van een bepaalde taak hebt vastgelegd, zul je er onbewust naar streven om eraan te voldoen, en dit verandert de spelregels radicaal. Probeer het eens en je zult versteld staan hoe krachtig je takenlijst kan worden.

3. Prioriteren

Dit punt is eenvoudig en duidelijk. Belangrijke zaken doen we in de eerste plaats, kleine en niet-dringende zaken - als we tijd hebben. Het enige dat overblijft is om prioriteit te geven aan uw lijst en het goed te doen. Er zijn immers zeer dringende zaken, maar voor u totaal onbelangrijk. En het gebeurt andersom. Daarom bieden wij u de volgende prioriteitstelling:

• belangrijke en dringende zaken;
• belangrijk maar niet urgent;
• dringend, maar niet erg belangrijk;
• niet urgent en onbelangrijk.

4. Evalueer

En de laatste regel op deze lijst, maar niet de minste van belang, is de noodzaak om de vervulling van uw lijst te analyseren en te evalueren. Probeer de voltooide taak niet meteen te verbergen en voor altijd te vergeten. Probeer aan het einde van elke week een paar uur, en misschien zelfs een hele dag aan het einde van de maand, te reserveren om de balans op te maken. Haal de doorgestreepte elementen uit het archief en evalueer wat u hun implementatie gaf.

• Hoe goed en snel heb je je werk gedaan?
• Had het beter gekund, of had het het helemaal niet waard mogen zijn?
• Hoe ver ben je op weg naar je doel?
• Wat moet er gebeuren om een stap verder te komen?

Nadat je deze en soortgelijke vragen hebt beantwoord, krijgt je lijst een heel andere betekenis voor jou. Het verandert van een eenvoudig notitieboekje "om niets te vergeten" in een krachtig hulpmiddel voor besluitvorming, planning en analyse van prestaties.