Waarom werken takenlijsten niet altijd?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Takenlijsten zijn erg handig. Ze helpen u uw tijd rationeel te beheren, niets te onthouden en meer succes te behalen in uw professionele en persoonlijke sfeer.

Maar velen zijn ervan overtuigd dat al deze takenlijsten tijdverspilling zijn, ze werken niet.

Laten we proberen te achterhalen waar deze oordelen vandaan komen en waarom takenlijsten niet altijd effectief zijn.

Daar zijn minstens 5 redenen voor.

1. Structureel uitstelgedrag

Uitstellers zijn mensen die uitstellen. Maar niet alle uitstellers zijn slappelingen. Er zijn mensen die alles doen, alleen niet doen wat echt belangrijk is.

Hun to-do-lijsten zijn meestal erg lang en ze hebben vaak taken als "een artikel schrijven" en "een potlood slijpen", "een businessplan schrijven" en "de prullenbak buitenzetten". Raad eens wat ze meer bereid zijn te nemen?

Dit is wat John Perry, professor filosofie van Stanford University, 'gestructureerd uitstelgedrag' noemt. De persoon vinkt de vakjes aan en lijkt tevreden, maar in feite werkt zijn takensysteem niet, omdat hij geen vooruitgang boekt bij het oplossen van echt belangrijke problemen.

2. De paradox van keuze

Sheena Iyengar bestudeert het probleem van keuze: hoe en waarom een persoon een bepaalde keuze maakt. In een van haar onderzoeken ontdekte ze dat het menselijk brein slechts 7 opties kan waarnemen.

Wanneer er 58 items op de lijst met taken voor de dag staan, valt een persoon vaak in een verdoving - wat te ondernemen en of helemaal te ondernemen? Als je wilt dat je takenlijst werkt, probeer dan niet meer dan 7 taken voor elke dag op te nemen.

3. Flexibele prioriteit

"Allereerst", "dringend", "wacht" - bijna alle to-do-methoden leren om taken met vergelijkbare labels te markeren. Dit klopt zeker. Maar er is één "MAAR".

Sommige mensen zijn zo nauwgezet in het sorteren van taken op prioriteit dat ze vergeten dat 'wachten' in een oogwenk 'van het grootste belang' kan worden. Laten we een voorbeeld geven.

Je hebt twee zeer belangrijke afspraken gepland, evenals een bezoek aan het tankstation ('s avonds, als er voldoende tijd is). Maar onderweg naar de onderhandelingen ging de auto stuk. Kort gezegd: je hebt de hele dag in de dienst gezeten, bent niet naar een van de vergaderingen geweest en was teleurgesteld in de to-do-planning.

Onthoud: de prioriteit van taken kan veranderen. En dat betekent niet dat to-do-lijsten niet werken.

4. Oneindigheid van gevallen

Zoals eerder vermeld, is het voor een persoon moeilijk om uit meer dan 7 gevallen te kiezen, maar dit is niet de enige reden waarom het niet de moeite waard is om één eindeloze to-do-lijst bij te houden.

Wanneer een persoon een enorme lijst met nieuwe en nieuwe taken ziet, krijgt hij de indruk dat de dingen eindeloos zijn. Routine begint te verpletteren, decadente gedachten verschijnen, die op hun beurt leiden tot een terughoudendheid om ook maar iets te doen.

Om dit te voorkomen, houdt u verschillende takenlijsten bij. Bijvoorbeeld een dagelijkse to-do-lijst, to-do voor een maand, to-do genaamd "Werk" of "Reparatie". Structureer je zaken en dan kun je makkelijker het geplande plan volgen.

5. Intenties, geen verplichtingen

Maar misschien ben jijzelf de belangrijkste reden waarom to-do-lijsten niet werken. Veel mensen begrijpen de filosofie van deze techniek niet goed en noteren en nummeren niet hun verplichtingen, maar alleen intenties, abstracte verlangens om iets te doen.

Als je items op je to-do-lijst als intenties beschouwt en geen verantwoordelijkheid neemt om ze af te ronden, zal to-do nooit werken voor jou.

Houd je een to-do lijst bij? Welk advies kun je geven aan degenen die denken dat lijsten niet werken?