Waarom takenlijsten niet werken en hoe u dit kunt oplossen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Om productief te zijn, focus op tijd, niet op taken.

Goed timemanagement betekent meer resultaten behalen in minder tijd. Populaire blogger en ondernemer Thomas Oppong legt uit hoe je goede plannen maakt om je doelen te bereiken en waarom simpele to-do lijstjes productiviteit alleen maar in de weg kunnen staan.

Waarom gewone takenlijsten niet werken

In een eenvoudige takenlijst geeft u niet aan hoe lang het duurt om een taak te voltooien. En hoogstwaarschijnlijk begin je met kleine en ongecompliceerde die niet langer dan vijf minuten duren.

Geleidelijk kom je tot de conclusie dat je steeds maar weer simpele dingen oppakt, en belangrijke en tijdrovende zaken steeds uitstelt voor later. Grote projecten wijken daardoor niet af. En de meeste punten van het plan blijven onvervuld, omdat je er steeds nieuwe aan toevoegt, zonder enig controlesysteem.

Hier wordt het Zeigarnik-effect geactiveerd, waarbij mensen onvolledige of onderbroken acties beter onthouden dan uitgevoerde. Dit betekent dat de gedachten aan onafgemaakte taken van de takenlijst in je hoofd blijven ronddraaien totdat je ze hebt voltooid. Je zult worden achtervolgd door een obsessief gevoel dat het moeilijk maakt om je te concentreren op het klaren van de klus. Dit kan uiteindelijk leiden tot stress en slapeloosheid.

Hoe effectief te plannen?

Beschrijf jouw ideale dag

Jason Womack, executive coach, spreker en auteur over productiviteit, beveelt zijn aanpak aan voor het organiseren van het proces om een doel te bereiken. Hij stelt voor om een script te schrijven voor de perfecte dag om op te focussen. Het besef dat het ideaal voor jou is, motiveert je om te werken.

Beantwoord de volgende vragen om een script te maken.

• Hoe wil jij je dag doorbrengen?
• Welke taken moeten vandaag precies worden voltooid?
• Wanneer ben je het meest productief?

Op basis van de antwoorden kun je de werktijd verdelen in segmenten, die elk bepaalde taken van je to-do-lijst zullen bevatten.

Deze methode helpt je om effectiever met je takenlijst te werken en urgente en belangrijke taken op tijd af te handelen.

Plan alles op de kalender

Om je to-do-lijstjes zo effectief mogelijk voor je te maken, maak je geen simpele plannen zonder deadlines en deadlines, maar leer je de kalender verstandig te gebruiken.

Beschrijf in detail de komende dag of een hele week. Markeer al je spullen op de kalender en leef volgens het gemaakte schema. Dit zal u helpen beslissen welk project u als eerste moet aanpakken en of u meer taken kunt toevoegen.

Maak in plaats van uw gebruikelijke prioriteiten, planitems met een datum en exacte tijd - vooral voor de belangrijkste taken. Dit geeft een gevoel van urgentie en je zult ze op een bepaald punt kunnen voltooien.

Evalueer elke taak

Als u niet analyseert hoe u elke dag doorbrengt, is de kans groot dat u het meeste ervan verspilt.

Een van de belangrijke regels van productiviteit is om een taak niet langer te laten duren dan nodig is.

Voor effectief timemanagement is het niet voldoende om alleen te weten wat er moet gebeuren. Je moet bedenken hoe lang het duurt. Het is beter om te zeggen: "Vandaag heb ik maar 40 minuten om dit te doen", in plaats van dingen in een eenvoudige volgorde van belangrijkheid te plannen zonder specifieke deadlines.

Voeg aan uw takenlijst een schatting toe van hoe lang het zal duren om elk item te voltooien. Probeer elke minuut van 08.00 uur tot 17.00 uur in te plannen. Bepaal vooraf wanneer er pauzes zijn. Plan om meldingen, e-mail en sociale media te controleren.

Het lijkt misschien dat deze activiteit alleen maar tijdverspilling is. Maar in werkelijkheid bepaalt het de lat die je probeert te halen. Hierdoor zul je zien dat je concentratie is verbeterd.

Het kan een echte ontdekking voor u zijn om bij te houden hoeveel tijd u aan taken besteedt. Dit bepaalt de stijl van uw werk en kan deze verbeteren. Het helpt u ook te begrijpen op welk moment van de dag u meer of minder effectief bent.

Meten is de eerste stap die nodig is om de prestaties te bewaken en uiteindelijk te verbeteren. Als je iets niet kunt meten, kun je het ook niet begrijpen. Als je iets niet kunt begrijpen, kun je het ook niet beheersen. En als je het niet onder controle hebt, kun je het zeker ook niet verbeteren.

James Harrington-ondernemer, specialist in procesbeheer

Analyseer uw tijd, en dan kunt u het correct toewijzen.

Tijdlijn

Open je dagplanner of planningsapp en voeg deadlines toe aan je takenlijst. Wijs voor elk een prioriteitsniveau toe.

En om te begrijpen wat het waard is om meer tijd door te brengen, beantwoordt u uzelf een paar vragen:

• Welke taken duren minder dan 20 minuten?
• Welke taken nemen meer dan een uur in beslag?
• Wat kun je 's ochtends het beste doen als je de meeste energie hebt?

Schrijf nu in plaats van "Voltooi het ontwerpproject" "Voltooi het ontwerpproject in twee uur". Zelfs als je geen tijd hebt om het af te maken, kom je in ieder geval van de grond zonder er een hele dag aan te besteden.

Als je geen doel hebt om de taak op een specifieke datum te voltooien, plan dan om er elke dag een bepaalde hoeveelheid tijd aan te besteden. En ga dan verder met andere even belangrijke dingen. Zo kun je stapsgewijs grote taken kwijt.

Breek grote taken op in kleinere

Sommige taken kunnen uren of zelfs dagen duren. Als u een groot project voor de boeg heeft, neem dan een paar minuten de tijd om erover na te denken. Uit welke onderdelen bestaat het? Hoeveel moeite kost het en hoe lang duurt het? Schrijf het op.

Splits het project vervolgens op in verschillende taken met een duidelijke deadline en los ze een voor een op totdat het is voltooid. Hoe meer kleine acties je krijgt, hoe meer uitvoerbaar ze zullen lijken.

Wanneer een ongenaakbare hoeveelheid werk iets kleins wordt, concentreren de hersenen zich op wat er nu moet gebeuren - op een specifieke taak en een klein doel. Daarom is het beter om sprints van 40-60 minuten te regelen met korte pauzes.

Werk aan één taak tegelijk

Geef het uw volledige aandacht, en dan zult u zo effectief mogelijk kunnen zijn.

Mark Murphy van Forbes legt uit: Als mensen werkonderbrekingen kunnen vermijden, is er een kans van 67% dat ze de indruk krijgen dat 'vandaag een zeer productieve dag was'.

Het is echt logisch om een uur aan één taak te werken zonder afleiding. Maar het kan lastig zijn, zeker als je constant meldingen krijgt of vragen van collega's moet beantwoorden.

De Pomodoro-techniek helpt bijvoorbeeld om je te concentreren op het werk. Het gaat om sprints van 25 minuten met korte pauzes van 5 minuten. Na verschillende van dergelijke benaderingen kunt u volledig ontspannen.

Deze methode is niet universeel: de concentratieduur en werkstijl zijn voor iedereen anders. Dus probeer verschillende tijdmanagementtechnieken en blijf bij degene die voor jou persoonlijk werkt.

Als je bijvoorbeeld 's ochtends productiever bent, stel dan taken uit die meer tijd vergen. Dit zal je helpen om meer georganiseerd te worden en meer te bereiken.