Eenvoudig planningssysteem voor degenen die tijdbeheer, doelen en takenlijsten beu zijn

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Vooral geschikt voor mensen die voor zichzelf werken.

Om iets belangrijks voor jezelf te doen, heb je een bewuste intentie nodig. Maar intenties en plannen beperken onze vrijheid. Aan de andere kant, wanneer er teveel vrijheid is, is het moeilijk om jezelf te dwingen iets te doen. Inspiratie komt zelden op bezoek. Het is niet genoeg om significante resultaten te behalen.

Daarom is het belangrijk om je dag te structureren. Maar velen kunnen niet werken binnen een streng opgelegd systeem. Blogger, auteur van het boek "" Stephen Guise adviseert om de regels zelf te maken. Zijn benadering van planning combineert eenvoud, vrijheid, productiviteit en flexibiliteit.

Wat is de essentie van het systeem?

De meeste planningssystemen zijn rigide, saai en tijdrovend. Zelfs de immens populaire Getting Things Done-strategie van David Allen is in de praktijk overweldigend en kostbaar. Het kost meer tijd om het systeem te beheren dan om de dingen zelf te doen. De aanpak van Guise is eenvoudiger en flexibeler. Het planningssysteem bestaat uit twee componenten: een grote kalender en een whiteboard.

We gebruiken de kalender om de voortgang in gewoontes bij te houden. Stel dat u elke dag twee pagina's van een boek wilt lezen en mediteren. Als je klaar bent, zet je een vinkje op de kalender.

We schrijven al het andere op het bord, van eenmalige taken tot repetitieve taken. Guise stelt voor om ze in vier categorieën op te splitsen.

1. Repetitieve taken. Handige dingen om vaak te doen, maar niet per se elke dag. Bijvoorbeeld: sporten, opruimen, e-mails beantwoorden.
2. Wat te doen voor vandaag. Eenmalige taken die in een dag moeten worden voltooid. Bijvoorbeeld: een pakket versturen, iemand bellen. Guise noemt ze geen specifieke tijdstippen van executie, zoals afspraken en afspraken met de dokter. Hij noteert ze in de agenda op de telefoon.
3. Doe het snel. Zaken voor de komende maand die niet uw onmiddellijke aandacht vereisen. Bijvoorbeeld: update het website-ontwerp, maak een pasfoto.
4. Doe het eens. Wat wil je de komende 5 jaar doen. Bijvoorbeeld om een land te bezoeken.

Uw lijst kan er ongeveer zo uitzien:

Vaak	Vandaag	Spoedig	ooit
Training	Mailingtekst schrijven	Site-ontwerp bijwerken	Griekenland
Schoonmaak	Bel Masha	Maak een pasfoto	China
E-mails beantwoorden	Pak het pakket op bij het postkantoor		Nieuw-Zeeland

Wat te doen elke dag?

• Twee of drie mini-gewoonten. Ze moeten eenvoudig zijn. Dan stel je ze niet uit, ook niet als je moe bent of weinig tijd hebt.
• Twee items uit de lijst met terugkerende taken. Werk bijvoorbeeld aan de computer en sport. Naast of in plaats daarvan kun je elke dag werken aan dingen uit de lijsten "Binnenkort" en "Ooit". Deze aanpak houdt rekening met uw belangrijkste doelen, maar geeft u de vrijheid om plannen te wijzigen.
• Verplichte eenmalige gevallen, indien van toepassing.
• Aan het eind van de dag jezelf beoordelen.

Op een willekeurige dag kun je to-do-items van de lijsten op het bord overslaan. Guise noemt dit 'verwen jezelf'. Elke dag kan niet even productief zijn. Het leven hoeft niet strak gestructureerd en voorspelbaar te zijn. Het is dynamisch, tenzij het kunstmatig in een kader wordt gedwongen.

Wat levert zo'n systeem op?

Bedoeling

Elke dag begint met het bewust stellen van doelen. Zonder dit gaat er veel tijd verloren terwijl u beslist welke van de vele ideeën u vandaag wilt aanpakken. Als alles op het bord staat, is het makkelijker om te beslissen.

Richting

Iedereen kan een keer een geweldig resultaat behalen. Maar succes komt alleen als je consequent coole dingen doet. Zie elke dag als een nieuwe stap. Overweeg of uw stappen in één richting zijn of dat u in cirkels loopt. Vier lijsten op het bord en mini-gewoonten helpen je te zien waar je naartoe gaat.

Mogelijkheid om te kiezen

Conventionele planningssystemen worden slaven. Wanneer een taak elke dag op hetzelfde tijdstip wordt ingepland, wordt je keuzevrijheid ontnomen. Deze aanpak is handig voor het ontwikkelen van nieuwe gewoonten, maar het wordt vermoeiend als het wordt uitgebreid naar meerdere gebieden tegelijk. Een lijst met ideeën om uit te kiezen, zorgt ervoor dat je je niet als een gijzelaar voelt.

Controle

Met dit systeem verander je in een generaal die 's ochtends voor de slag het slagveld onderzoekt en de volgende stappen bepaalt. Natuurlijk is overmacht niet uit te sluiten, maar keuzevrijheid geeft je wel een gevoel van controle.

Procesvisualisatie

'S Morgens definieer je de taken voor de dag en stel je je meteen voor hoe je ze moet doen. Vandaag moet je bijvoorbeeld een artikel schrijven, naar een training gaan en pakketten verzenden. Als u uw bedoelingen kent, kunt u uw tijd en energie efficiënt besteden.

Wat is het geheim van het succes van het systeem?

Zijn flexibiliteit. Op elke dag kun je jezelf in de watten leggen en een dagje vrij nemen. Dat wil zeggen, doe geen dingen uit de lijsten op het bord, maar voltooi alleen mini-gewoonten. Voor sommigen zal zoveel vrijheid problematisch lijken. Maar Guise vindt het nodig.

Stephen Guise blogger, auteur van MINI Habits - MAXI Results

Het is onwaarschijnlijk dat ik 20 dagen achter elkaar zal nemen. Alleen als je op reis bent. Als ik thuis ben en me goed voel, wil ik iets productiefs doen. Ik wil mijn leven zelf in de hand hebben en niet één keer per week rusten, maar wanneer ik het nodig heb.

Stel je voor dat je een coole baas hebt die je zoveel vrije dagen laat opnemen als je wilt. Dit ga je natuurlijk vaker doen. Maar zou je de rest van de tijd niet productiever willen zijn? Met dit systeem ben jij de baas voor jezelf.

Geen enkel ander systeem biedt deze mogelijkheid. De meeste zijn gericht op maximaal resultaat in een minimum aan tijd en houden geen rekening met uw welzijn.

Waarom is het belangrijk om jezelf te evalueren?

Dit is de meest betrouwbare manier om te motiveren. Tegelijkertijd ben je verantwoordelijk voor jezelf en geïnspireerd. Geef jezelf aan het eind van de dag gewoon een cijfer van 1 tot 5. Complexe wiskundige systemen zullen alleen maar voor verwarring zorgen. En dus zeg je: “Ik heb slecht geslapen vandaag, maar toch X en Y gedaan. Ik zet mezelf op 4+” of “Ik heb wat werk verzet, maar ik weet dat ik meer had kunnen doen. Vandaag heb ik 3.

Dit is een duidelijk bewijs van uw succes. Kijk eens eerlijk naar de afgelopen dag. Als je tevreden bent met hoe je je tijd en moeite hebt besteed, dan ben je op de goede weg. Zo niet, dan weet je wat en hoe je moet veranderen.