Hoe u orde op zaken kunt stellen en alles bijhoudt: een complete gids voor het GTD-systeem

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Van theorie tot sjabloon om elk project te helpen plannen.

Waarom is GTD goed?

Het probleem met productiviteitsdiensten is dat iedereen zichzelf positioneert als een plaats waar ze alle problemen kunnen oplossen, informatie kunnen opslaan en communiceren. De meeste diensten vragen u om prioriteiten te stellen en ernaar te handelen.

Maar weinigen kunnen zich concentreren op het uitvoeren van belangrijke taken en geen aandacht besteden aan allerlei kleine dingen: dringende taken, verzoeken van collega's, vrienden of kennissen. Als er veel taken zijn, is het moeilijk om ze aan te pakken. Daarom moet u in de praktijk gebruik maken van meerdere diensten voor het regelen van zaken. Als er veel dingen te doen zijn, raken we in de war in deze services en lijsten en stoppen we ze uiteindelijk te gebruiken.

De Getting Things Done (GTD)-methodologie biedt een universele blauwdruk voor het bouwen van één systeem waarin je elk probleem kunt oplossen. U kunt ontspannen en u geen zorgen maken, omdat u zeker weet dat u niets vergeet. Op het juiste moment zal het systeem aangeven wat er moet gebeuren en waarop moet worden gefocust.

Dus waarom werken zovelen onproductief?

Mensen gaan onproductief werken als er veel projecten, cases en taken zijn. Het is voor hen moeilijk om dit allemaal in hun hoofd te houden, laat staan prioriteiten te stellen. Daarom wordt ofwel helemaal niets gedaan, ofwel wordt het gemakkelijkste gedaan en worden belangrijke zaken uitgesteld tot later. Een ander probleem doet zich voor: toen gisteren dringende taken moesten worden opgelost.

Bovendien begint de persoon sneller moe te worden, wordt hij prikkelbaar. Hij rent constant als een eekhoorn in het wiel van routine, en echt belangrijke, monetaire en strategische projecten worden aan de zijlijn gelaten.

Het systeem van Getting Things Done, beschreven door David Allen in een boek dat in 2001 werd gepubliceerd en een wereldbestseller werd, zal helpen om met deze situatie om te gaan.

Vertel me over de basis GTD-concepten die je moet kennen

Routine - dit zijn die daden, gedachten en zorgen die verstoren, afleiden en energie verspillen. Totdat routine is vertaald in taken, kan het niet worden gecontroleerd. Meerdere keren over dezelfde problemen nadenken is een ineffectief gebruik van creatieve energie die frustratie en stress veroorzaakt.

Het doel van GTD is om je hoofd te bevrijden van routine en interne stress weg te nemen.

Menselijk operatief geheugen- het gebied van de hersenen waar het kortetermijngeheugen zich bevindt. Hier plaatsen we gewoonlijk de huidige onafgemaakte zaken, beloften aan andere mensen en andere gedachten die ons dwars zitten. Helaas is er een limiet aan de hoeveelheid routine die je kunt opslaan om je hersenen goed te laten functioneren. Als je RAM vol is, word je afgeleid door kleine taken en vergeet je je doelen, wat leidt tot stress.

Hulpmiddelen voor het verzamelen van informatie- waar de informatie naartoe gaat en waar je vastlegt wat er moet gebeuren. Bijvoorbeeld:

• organisatoren;
• notitieboekjes;
• E-mail;
• kalender;
• geluidsrecorder.

Winkelmandje "Postvak IN"- een enkele opslagplaats voor de routine die u omzet in taken en taken. Een van de belangrijkste regels voor het werken met uw Postvak IN is om deze regelmatig op te schonen.

Eenvoudige acties - eenstapsacties die minder dan twee minuten in beslag nemen. In de praktijk is het handiger om daar vijf minuten voor uit te trekken.

Project - een taak die meer dan één stap vereist om te voltooien. Het is noodzakelijk om een herinnering over het project achter te laten en de eerste stappen voor de implementatie ervan te beschrijven. Als gevolg hiervan verandert het project in een eenvoudige actie die in de komende vijf minuten kan worden voltooid en het eindresultaat kan opleveren.

Het project moet een link hebben naar een kaart of bestand, die de details beschrijft: verantwoordelijke, deadlines, categorie (bijvoorbeeld "Marketing", "Juridisch", "Ontwikkeling"), links naar kleinere kaarten met taken. Deze structuur is handig te organiseren in Trello.

Context lijst - een lijst met taken die onder bepaalde omstandigheden handig zijn om uit te voeren. In de contextuele lijst "Aankopen" zal er bijvoorbeeld een lijst zijn met dingen en producten die in de winkel moeten worden gekocht. De oproeplijst kan een lijst bevatten met oproepen die u kunt plaatsen wanneer u vrij bent.

Het is handig om individuele contextuele lijsten te maken voor de mensen met wie u werkt en communiceert. Wanneer u een specifieke persoon ontmoet, kunt u snel de lijst openen en de nodige problemen oplossen.

Hoe gebruik ik de kalender?

Het volgende moet in de kalender worden ingevuld:

• acties die op een bepaald moment moeten worden uitgevoerd (vergaderingen, zakelijke bijeenkomsten, seminars);
• acties die op een bepaalde dag moeten gebeuren (het project op een bepaalde datum afronden, deelnemen aan de conferentie);
• informatie over specifieke data (jubilea, verjaardagen, feestdagen).

Ik gebruik Google Agenda om al deze dingen bij te houden. Deze service is handig omdat:

• toegankelijk zowel vanaf de telefoon als vanaf de computer;
• meerdere agenda's kunnen tegelijkertijd op één scherm worden weergegeven;
• er staan herinneringen op de smartphone.

Als je iets aan de kalender hebt toegevoegd, doe je het of stel je het uit naar een andere datum. Het is niet nodig om de agenda vol te proppen met een takenlijst die regelmatig van dag tot dag wordt verplaatst. Er zijn aparte oplossingen voor dergelijke lijsten.

Als je op een bepaald moment regelmatig klanten, leveranciers of aannemers moet bellen, kun je hiervoor beter een CRM-systeem gebruiken.

Welke lijsten moet je maken?

Prioritaire actielijsten

Wekelijks een rapport opstellen, de website van een concurrent bekijken, de inbox in je mailbox leegmaken, een technische opdracht voor ontwerpers opstellen - al deze handelingen duren meer dan twee minuten, maar ze kunnen aan niemand worden gedelegeerd. Zulke dingen zetten we op de prioriteitenlijstjes en voeren ze overdag uit.

Regels voor het werken met dergelijke lijsten:

• Er zouden niet veel lijsten moeten zijn, twee of drie is genoeg. Bijvoorbeeld Persoonlijk, Werk, Familie. Als je een taak uit de lijst hebt voor een specifieke dag, stel dan een herinnering in je agenda in.
• Het is handig om taken in deze lijst per context te markeren: "Onderweg", "Achter de computer", "Lezen", "Kopen", "Beloften". Taken kunnen een of meer labels hebben. De taak "Walk the Dog" zou bijvoorbeeld verwijzen naar het project "Persoonlijk" en het label "Beloften".
• Voordat u een taak aan de lijst toevoegt, moet u overwegen of u deze überhaupt moet doen. Als het antwoord ja is, beslis dan of u de zaak persoonlijk moet invullen. U kunt immers een spraakbericht naar een ondergeschikte sturen en aan hem delegeren. De taken die u hebt toegewezen, krijgen het label "Toegewezen". Het bevat cases uit zowel de werklijst als de persoonlijke lijst.
• Bekijk de lijsten regelmatig. Doe dit als je een vrije minuut hebt. Verplaats de taken die eerst moeten worden gedaan naar boven.
• Maak je to-do-lijstjes minstens één keer per maand schoon.

Lijst "ooit"

Deze lijst bevat dingen die geen actieve actie vereisen. Het kan zijn:

• boeken, platen, videotrainingen die je wilt kopen;
• nuttige vaardigheden die je onder de knie wilt krijgen;
• plaatsen die u wilt bezoeken;
• dingen die je wilt kopen.

U dient deze lijst periodiek te bekijken, aantekeningen te maken en deze om te zetten in doelen waaraan gewerkt zal worden.

Hoe slaat u referentie-informatie op die in de toekomst nuttig zal zijn?

Deze informatie vereist geen actie. De belangrijkste criteria voor de opslag van deze informatie:

• Handig zoeken op titels, tags, korte beschrijvingen.
• Eenvoudig informatie in de repository plaatsen.
• Intuïtieve structuur van informatieopslag. Wanneer er nieuwe gegevens binnenkomen, moet u snel de categorie en subcategorie kiezen waar u deze wilt plaatsen.
• Opslagbeschikbaarheid vanaf elk apparaat.

Zijn er verplichte GTD-rituelen?

Ja, er zijn er meerdere.

Verzameling van alle informatie in de "Inbox" mand

Er zijn veel tools om informatie te verzamelen. Maar dit alles zou op één plek moeten vloeien, waarmee u zult blijven werken.

De prullenbak van het Postvak IN legen

Een of twee keer per week moet u de lijst Inbox bekijken en de verzamelde bestanden sorteren op mappen of snelkoppelingen. Dit ritueel moet een gewoonte worden, die wordt gevormd door een begrijpelijk algoritme van acties en hun systematische herhaling.

U zou een eenvoudig, stappenplan moeten hebben voor hoe u uw takensysteem wekelijks opruimt. Maak een kalender waarin u de dagen markeert waarop de zaken zijn afgehandeld. Ken jezelf een prijs toe als je bijvoorbeeld binnen 30 dagen minstens 20 je Inbox leegt en dagen in je agenda doorstreept.

Herziening van de lijst met prioritaire acties en de lijst "Someday", prioritering

Bij het herzien van lijsten is het belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen en realistisch te zijn over uw sterke punten. Dit is nodig om jezelf niet te overbelasten met overweldigende taken en niet te lijden onder het besef van je inefficiëntie.

Onnodige manden vernietigen

Vaak verschijnen tijdens het communiceren met collega's en partners nieuwe mailboxen, documenten en lijsten.

Jouw taak is om alles zoveel mogelijk te automatiseren zodat de gegevens in de map Inbox terechtkomen.

Dit kan een brievenbus zijn of een elektronische planner. Voor automatisering en informatieomleiding zijn IFTTT- en Zapier-services geschikt. Er zouden minder manden moeten zijn voor het verzamelen van informatie.

Hoe te werken met de Inbox-mand en de verzamelde dossiers te sorteren?

Haal eerst de taak, case of informatie uit uw inbox en beantwoord de vraag: "Wat is dit? Moet je echt iets doen?"

Als u niets hoeft te doen, heeft u twee opties. Als het afval is dat niet meer bruikbaar is, gooi je het weg. Als het nuttige informatie is, plaats het dan in het archief. Het moet worden gestructureerd op categorie en tag, zodat u gemakkelijk kunt vinden wat u zoekt.

Als u iets met de informatie wilt doen, zijn er drie mogelijkheden:

1. Vul het vereiste in. Als de actie belangrijk is en niet meer dan 2-5 minuten duurt.

2. Delegeren aan iemand. Als de actie meer dan twee minuten duurt, overweeg dan of u deze aan iemand kunt delegeren.

Bij delegeren aan iemand moet het volgende worden geschreven:

• eindresultaat;
• werkplan (pad naar het doel);
• de deadline voor de voltooiing van de taak;
• de datum van controle en het resultaat dat er klaar voor moet zijn (tussentijds of definitief).

3. Uitstellen voor de toekomst. Geef daarbij aan:

• gewenste resultaat;
• de dichtstbijzijnde volgende actie die moet worden ondernomen. Onthoud: het is onmogelijk om het project als geheel af te ronden, je kunt alleen specifieke eenvoudige stappen nemen die je dichter bij het eindresultaat zullen brengen;
• deadline. Als er geen exacte tijdspanne is, voegt u de actie toe aan de lijst "Ooit".

U kunt berichten naar uzelf sturen om deze op de afgesproken dag te ontvangen. Hiervoor zijn zowel de "Google Agenda" met een herinnering op de juiste dag, als de Boomerang mailtoepassing, die u op een bepaald tijdstip een e-mail stuurt, geschikt.

Hoe plan je je werk?

Al het werk kan worden onderverdeeld in drie stappen:

1. Uitvoering van de geplande op voorhand. Het kunnen zowel strategisch belangrijke dingen zijn die je dichter bij je doel brengen, als een routine die gewoon gedaan moet worden.
2. Werk uitvoeren zoals het onverwachts verschijnt. Dit is wanneer taken van collega's, managers, brieven van klanten gedurende de dag binnenkomen.
3. Plannen van verdere werkzaamheden: lijsten opstellen en herzien, prioriteiten stellen. Dit punt zou niet al te lang moeten duren om te plannen om het plannen.

De praktijk van het plannen van cases en taken (memoboek) wordt beschreven in het boek van David Allen.

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant, auteur van de GTD Productivity Methodology

Voor een herdenkingsboekje heb je 43 mappen nodig: 31 gemarkeerd met cijfers van 1 tot 31, nog eens 12 met de naam van de maanden. Vanaf morgen worden er dagfolders vooraan gelegd. Achter de map met het nummer 31 staat de map voor de volgende maand, en daarachter de mappen met de rest van de maanden.

De inhoud van de map voor de volgende dag wordt dagelijks naar de prullenbak verplaatst, waarna de map achter de laatste van de dagelijkse mappen wordt geplaatst (alsof deze wordt overgedragen naar de volgende maand). Als je map 31 vrijmaakt voor de huidige maand, komt er een map met de naam van de nieuwe maand erachter, gevolgd door mappen met de dagen van de nieuwe maand. Evenzo wordt de map met de huidige maand wanneer deze is verstreken, overgedragen naar het volgende jaar.

In een specifieke map moet u documenten opslaan die specifieke acties vereisen (een formulier dat moet worden ingevuld, een brief die moet worden verzonden).

Om het systeem te laten werken, moet het dagelijks worden bijgewerkt. Als u vergeet de map van morgen bij te werken, kunt u het systeem niet vertrouwen. Er zal belangrijke informatie worden gemist, waarmee op andere manieren moet worden omgegaan.

Als u meerdere dagen weggaat, moet u voordat u vertrekt de mappen controleren voor de dagen waarop u afwezig zult zijn.

Hoe het in de praktijk te organiseren, rekening houdend met moderne planningssystemen:

1. Gebruik in plaats van een gedenkwaardig boek een agenda met takenlijsten voor elke dag en voer daarin taken voor de huidige dag in. Vergaderingen en zaken die aan tijd gebonden zijn, moeten eerst worden opgenomen en herinneringen moeten zo worden ingesteld dat het systeem ze van tevoren op de hoogte stelt.
2. Maak een bestand met een takenlijst voor een maand. Dit is een lijst van wat u in deze tijd wilt doen. Je voegt er gedurende de hele maand zaken aan toe. Herziening van taken moet eenmaal per week plaatsvinden. Spreid bij het plannen van uw belangrijkste taken de week voor week, zodat u uw prioriteiten begrijpt. Je voert ze in de eerste plaats uit, anders gaat de hele tijd naar kleine en urgente zaken.
3. Maak een bestand met plannen voor het jaar. Het moet een keer per maand worden herzien. Cases uit dit bestand worden overgezet naar maandabonnementen.
4. Maak plannen voor het jaar op basis van langetermijndoelen voor 3-5 jaar. Het is beter om deze dingen aan het einde van het jaar of tijdens de vakantie voor te schrijven, wanneer het hoofd niet wordt belast met dagelijkse taken.

Deze vier punten zijn wat David Allen het natuurlijke planningssysteem noemt. Met dit systeem kunt u doelen bereiken die belangrijk voor u zijn en geen tijd verspillen aan routine.

Is er een one-size-fits-all plan dat kan worden gebruikt om elk project te plannen?

Oh zeker. David Allen noemt het het Natural Planning Model. Het bestaat uit verschillende stappen.

Stap 1. Doel en foto van het ideale resultaat

Definieer een doel of ideaal eindresultaat, stel je voor dat je het hebt bereikt.

Beschrijf het met alle criteria voor succes (geld, mensen, erkenning). Hoe gedetailleerder je het eindresultaat beschrijft, hoe sterker de motivatie zal zijn, zeker op de momenten dat je bepaalde handelingen moet verrichten, maar hier geen tijd voor hebt.

Stap 2. Principes

Beschrijf de principes die u zult volgen als u uw doel bereikt. Bijvoorbeeld: "Ik geef mensen volledige vrijheid van handelen als ze … (binnen het budget blijven, het project voor een bepaalde deadline afronden)." Stel jezelf de vraag: “Welke acties kunnen mijn activiteiten verstoren? Hoe kan ik ze voorkomen?"

De principes zijn helder en bieden een betrouwbare leidraad voor de sturing van activiteiten.

Stap 3. Brainstormen

Brainstorm terwijl je alle verschillende ideeën opschrijft die in je opkomen.

Kernprincipes van brainstormen:

• niet oordelen;
• betwist niet;
• niet evalueren;
• bekritiseer niet;
• denk aan kwantiteit, niet aan kwaliteit;
• zijlijnanalyse en -organisatie.

Stap 4. Projectplan in de vorm van een lijst

Organiseer uw brainstormresultaten in een takenlijst. Begin aan het einde met plannen en werk terug. Dit maakt het voor u gemakkelijk om de eerste stap naar uw doel te plannen en te identificeren. Een voorbeeld van planning vanaf het einde:

Doel (ideaal resultaat): Ik kan Spaans spreken en mensen begrijpen.

Waarom is dit: Ik wil communiceren zonder tussenkomst van vertalers tijdens zakelijke onderhandelingen met Spaanse partners en vrij communiceren met anderen terwijl ik op vakantie ben in Spanje.

Stappen naar het doel:

• Een stap voor het bereiken van het doel: ik vond een native speaker Spaans en praat met hem twee keer per week.
• Een stap eerder: ik ben geslaagd voor het taalvaardigheidsexamen B1.
• Een stap eerder: ik ben geslaagd voor de A1 ringweg.
• Een stap daarvoor: ik volgde acht keer in een maand Spaanse lessen en maakte al mijn huiswerk af.
• Een stap daarvoor: ik schreef me in voor een cursus Spaans en betaalde voor een maand studie.
• Een stap eerder: ik verzamelde informatie over cursussen Spaans en maakte een vergelijkingstabel.
• Eerste stap: ik heb een tijd in de kalender gepland waarop ik informatie over de Spaanse cursussen verzamel.

Wanneer een team aan één taak werkt en het hele plan op één plek moet organiseren, is het handig om een Gantt-diagram te gebruiken. De eerste kolom daarin zijn de etappes op weg naar het doel, de tweede kolom de verantwoordelijke. Verder zullen er kolommen zijn met een tijdsperiode. De cellen bevatten de status van een specifieke fase, bijvoorbeeld "Gepland", "In uitvoering", "Voltooid", "Uitgesteld".

GTD en het natuurlijke planningssysteem kunnen ontmoedigend lijken. Maar wanneer u het voor uzelf aanpast en het regelmatig gaat gebruiken, zult u voelen dat alles veel eenvoudiger is dan het op het eerste gezicht leek.