Hoe 7 functies van één organizer me hielpen om orde op zaken te stellen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

MyLifeOrganized (MLO) kan de kwaliteit van uw leven drastisch veranderen en u helpen om orde op zaken te stellen. Hij biedt een effectieve methode voor het beheren van zaken en tijd.

Alle mensen die plannen maken of net hun leven gaan plannen, zijn constant op zoek naar de meest effectieve methode om zaken en tijd te beheren. En deze zoektocht kan jaren duren. Het is moeilijk om te argumenteren met het gezegde "Je plant je leven, of het overkomt je."

Weet je hoe ze plannen in het leger? Een keer per maand zitten alle officieren in de klas, waar ze in een speciaal notitieboekje de typische taken van de maand, het plan voor de maand en het plan voor elke week moeten schrijven. Dit alles is geschilderd met kleurpotloden en goedgekeurd door de commandant van de eenheid. Daarna is het plan vergeten tot volgende maand, en om eerlijk te zijn, het was gewoon voor de show. En als het nog eenvoudiger is, dan heeft in FIG niemand het nodig. Ik ben dit al 13 jaar van plan…

Na het verlaten van het leger werden mijn vrouw en ik uitgenodigd voor de training 'Strategische planning voor het volgende jaar'. En de grootste ontdekking was dat alles wat ik voor het jaar had gepland, in drie maanden was voltooid. Planning, nu 'echt haalbaar', is een integraal onderdeel van mijn leven geworden.

Eerst stond het allemaal op papier. Met de ontwikkeling van de technologie ging hij op zoek naar alternatieve opties voor een computer en later voor mobiele gadgets.

In het boek "How to get things in order" zei David Allen dat er geen dergelijke software bestaat die alle processen van het leven, zaken, enz. volledig zou beheersen. Misschien was dat op het moment van schrijven van het boek wel het geval. Maar niet nu…

Ik stopte deze zoektocht naar effectieve methoden vanaf het moment dat ik kennis maakte met MijnLevenGeorganiseerd (MLO). Dit heeft de kwaliteit van mijn leven drastisch beïnvloed en nu ben ik alleen gefocust op het voltooien van de geplande activiteiten.

Waarin verschilt MLO van andere organisatoren?

Hier is een lijst van de eerste zeven punten die ik vandaag met u wil delen.

1. Hiërarchie

Het uiterlijk van het hoofdvenster van de organisator wordt niet beperkt door sjablonen of regels. U maakt uw eigen structuurdiagram van doelen, projecten en andere taken, die schematisch in een hiërarchie worden weergegeven en in een boom zijn gerangschikt.

In de loop van drie jaar dat ik MLO gebruikte, heb ik veel schema's voor het maken van takenlijsten doorlopen en uiteindelijk kwam ik uit op een levenswielhiërarchie. Het "levenswiel" is een zeer krachtige psychologische techniek, een veelzijdige ontwikkeling van een persoon op alle terreinen van het leven, waardoor een zakenman niet ongelukkig kan zijn in persoonlijke relaties, en een goede huisvader en vader om thuis te blijven zonder geld. Dat wil zeggen, mijn diagram begint met levensrichtingen (natuurlijk is alles in verschillende kleuren geverfd):

• Werk;
• bedrijf;
• Huis;
• familie en relaties;
• gezondheid en sport;
• helderheid van het leven;
• persoonlijke ontwikkeling enz.

Hierdoor kan ik zien in welke sector welke doelen ik mezelf gesteld heb, welke aangescherpt moet worden, en waar de brute kracht zit met een jaarlijkse belasting. En toch is het erg handig als u zich op een bepaalde sector moet concentreren.

Trouwens, in een dergelijke hiërarchie zal de taak niet actief zijn in de To-Do-lijst totdat alle subtaken zijn voltooid, en hiervoor speciaal dankzij het interne To-Do to-do-lijstopbouwalgoritme dat in MyLifeOrganized is ingebouwd.

2. Automatische planning van uw zaken

De coolste MLO-functie die ik in geen enkele organisator heb gezien, is het automatisch ordenen van je takenlijst, rekening houdend met de prioriteit van de taak, die wordt bepaald door de startdatum, vervaldatum, belangrijkheid en urgentie van de taak. In het "Schema" stelt u uw taakparameters in, en dat is alles! Het programma stelt vervolgens een geordende To-Do-lijst voor u samen.

Als je een aanhanger bent van handmatige taaksortering, dan is er zoiets voor jou …

3. Flexibiliteit. Werkt zoals u wilt: filters, weergaven, focus, automatische opmaak

De flexibiliteit van de instellingen en functies van deze organizer is gewoon geweldig. Vergeleken met vechtsporten is MLO een "achthoek zonder regels" waar letterlijk alles is toegestaan. Het belangrijkste is dat dit alles effectief is en leidt tot het gewenste resultaat!

Elke vorm van planning (GTD, Covey, "Autofocus" en anderen)! Beheer van lopende zaken! Behaalde doelen!

Jij kan:

• Maak je eigen soorten taken en lijsten, die alleen je fantasie in je hoofd kan tekenen.
• Kleur uw systeem met behulp van automatische opmaak (pictogrammen, kleuren, opvulling volgens de regels die u opgeeft).
• Concentreer je met behulp van focus op één specifieke richting, doel, project.
• Pas met behulp van filters de lijst met actieve taken aan voor alle noodzakelijke voorwaarden (contexten, deadlines, uitvoeringstijd, vereiste inspanning, naleving van andere parameters).
• Alles wat u kunt doen met de functies van dit programma. Maar het belangrijkste is dat dit alles alleen kan worden gebruikt als dat nodig is. Een eenvoudige takenlijst nodig - alstublieft. Het programma wordt niet overladen met instellingen die op dit moment niet nodig zijn.

Ik ben een sterke visual! Daarom is voor mij alles wat met "zien" te maken heeft erg belangrijk voor perceptie. En hier gaat het niet eens om de schoonheid van je systeem, maar om het feit dat dit me duidelijk helpt om effectiever te zijn.

In MLO is dit allemaal beschikbaar via de automatische opmaakfuncties. En het belangrijkste is dat er geen vaste regels zijn, alleen mijn fantasieën:

• Alle belangrijke taken zijn gemarkeerd in rood en vet.
• Met behulp van vlaggen delegeer ik taken en controleer ik deze volledig (taak een taak, houd deze onder controle, wacht op voltooiing), en voer en controleer de taken die door het management aan mij zijn toegewezen (ze worden geacht door mij te worden voltooid)).
• Mappen met verschillende secties hebben voor mij verschillende kleuren en je kunt zien of er taken in deze map staan of niet. Het is erg handig en bespaart tijd bij het werken met taken en mappen.
• Ik heb mijn pictogrammen toegewezen aan bepaalde groepen taken (oproepen, afdrukken), enz.

Zoals ze zeggen, het is beter één keer te zien dan honderd keer te horen, dus hier is een scherm van mijn persoonlijke werkdiagram in al zijn glorie:

4. Afhankelijkheden

Er zijn taken die niet kunnen worden gedaan totdat een andere taak is voltooid:

• We kunnen pas een schilderij ophangen als we een schroef met deuvel hebben gekocht en totdat we een perforator van een buurman hebben geleend.
• We kunnen geen pap koken voordat we granen en andere ingrediënten hebben gekocht.

En er zijn veel vergelijkbare voorbeelden. MyLifeOrganized houdt rekening met al deze afhankelijkheden, organiseert en toont duidelijk.

Bovendien kunt u niet alleen de afhankelijkheid van de ene taak van de andere configureren, maar ook het tijdsinterval specificeren waarna de volgende taak actief wordt.

5. Overzicht

Er zijn taken en ideeën die op dit moment niet kunnen worden voltooid. Deze problemen in GTD zijn gecategoriseerd als Ooit / Misschien en het wordt aanbevolen om ze in de wekelijkse beoordeling te bekijken, zodat u geen belangrijk idee op het juiste moment mist.

Voor dergelijke taken is er in MyLifeOrganized een aparte "Overzicht" weergave, waar u de frequentie kunt instellen waarmee u ze wilt bekijken (verversen in het geheugen om een beslissing te nemen om te handelen of meer uit te stellen).

Mee eens, niet alle ideeën, dromen en taken voor de toekomst vereisen een wekelijkse herinnering aan jezelf.

• Wat ik ooit wil kopen, stel ik in het programma in om een keer per maand vóór het salaris te bekijken.
• De plekken waar ik wil bezoeken/relaxen/reizen, stel ik in voor jaarlijkse of halfjaarlijkse bezichtiging.

6. Parseren

Voor het gemak van het snel invoeren van taken met bepaalde eigenschappen, heeft het programma een ontleding van tekstinvoer.

Wat is het?

Het is voldoende om te schrijven bij het invoeren van de taak "Voer de opdracht morgen uit om 10:00, herinner-at 5 @ Work" en druk op Alt + Enter, en het programma zelf zal de taak "Voer de opdracht uit" de startdatum en de vervaldatum toe datum, een herinnering instellen, de hoogste graad van belang en de nodige context toekennen.

En dit is slechts één voorbeeld, en er zijn een groot aantal van dergelijke opties in MLO.

Hier zijn voorbeelden uit de MyLifeOrganized-referentiehandleiding van correcte invoer die kan worden geconverteerd naar een bepaald aantal en een bepaalde tijd:

• morgen om 15:00;
• over 5 dagen;
• vrijdag (de dichtstbijzijnde toekomstige vrijdag);
• di 11:20;
• 26 januari;
• na 3 weken 14.00 uur;
• Na 30 minuten;
• 2 maanden later;
• vandaag over 1 uur 25 minuten;
• in een jaar.

7. Herinnering ter plaatse

Herinneringen op Android- en iOS-apparaten kunnen niet alleen tijdgebonden zijn, maar ook locatiespecifiek.

Herinner je je David Allen's voorbeeld van zaklampbatterijen nog? Het is goed, zeggen ze, zodat het systeem herinnert aan lege batterijen in de winkel, en niet thuis als je een zaklamp nodig hebt.

Dus MyLifeOrganized herinnert je er precies aan in de winkel.

Uitgang:

Deze organizer is te vergelijken met een persoonlijke secretaresse die constant bij je is, alle problemen van je leven volledig oplost en je op tijd aan alles herinnert.

In dit artikel heb ik me alleen gericht op de zeven belangrijkste punten van deze organisator voor mij. Ik ben er zeker van dat je, als je de functionaliteit van dit programma onder de knie hebt, zo effectief en efficiënt mogelijk zult zijn en nooit iets zult vergeten.

Als je plotseling geen planningsvragen kunt oplossen met je gebruikte organizer of je hebt individuele vereisten voor je planner, schrijf er dan over in de opmerkingen bij dit artikel.

Ik zal je bewijzen dat niets onmogelijk is in deze richting!

Veel succes en maximaal resultaat.

mijnlevengeorganiseerd