Hoe je orde op zaken kunt stellen in gedachten en daden

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Wanneer duizenden ideeën in je hoofd zwermen, grijp je naar de een of de ander. Hierdoor heb je nergens tijd voor. Verspreide informatie moet worden gestructureerd en omgezet in takenlijsten, en routinetaken moeten worden gedelegeerd. Het goede nieuws is dat je hiervoor niet heel veel apps hoeft te installeren. Goalton.com helpt je alles op een rijtje te zetten.

Wat is Goalton-productiviteit?

De lifehacker schreef een jaar geleden al in detail over deze geweldige service, en gedurende deze tijd is er veel veranderd, en ten goede. De service is overwoekerd met veel handige functies en is nog handiger geworden.

Alles in Goalton is op zijn eigen manier mooi en eenvoudig: alleen jij en een vel papier. Maar niet eenvoudig, maar in de vorm van een van de zeven sjablonen, wat overeenkomt met het soort probleem dat op dit moment wordt opgelost.

Kortom, het stelt je in staat om alles te organiseren: projecten, ideeën, klanten. Deze cloudgebaseerde service helpt zowel de persoonlijke productiviteit van een individu als de productiviteit van een heel team aanzienlijk te verhogen door het gebruik van een paar eenvoudige, maar tegelijkertijd super effectieve tools.

Mind maps

Het eerste hulpmiddel is mindmaps. Mindmapping kan een geweldige manier zijn om je hersenen te ontlasten en verspreide en altijd springende gedachten op papier over te brengen. De essentie van de mindmap-modus is dat je een centraal probleem (of doel) stelt en vervolgens, op een chaotische manier, alles opschrijft wat in je opkomt en betrekking heeft op het gegeven onderwerp.

Probeer in dit stadium geen structuur aan je gedachten te geven - laat ze springen. Je schrijft eenvoudig alle ideeën, problemen of taken op en geeft waar nodig detail aan.

Als je je gedachten op papier zet, beginnen ze een soort structuur aan te nemen. Elektronische mindmaps zijn handig omdat je, als je naar het resulterende circuit kijkt, een beter begrip krijgt van het hele plaatje. U kunt altijd het gewenste element met de muis pakken en het naar een meer correcte plaats slepen, waarbij u taken samenstelt volgens de logische tekens die u nodig hebt.

Wat vooral handig is bij Goalton.com is de mogelijkheid om de focusmodus te gebruiken. Als je circuit te omslachtig wordt, kun je altijd overschakelen naar het werken met een apart stuk ervan, waardoor andere takken tijdelijk worden verborgen. Om in focus te komen, klikt u op het driehoekje aan het begin van de opgave.

Hiërarchische taakboom

In Goalton kun je de manier waarop gegevens worden gepresenteerd met één klik veranderen. Met andere woorden, u kunt uw mentale diagram op elk moment omzetten in een duidelijke geneste lijst met taken en vice versa uw checklist omzetten in een diagram.

Een dergelijke oplossing mag gerust uniek genoemd worden, aangezien we een dergelijke oplossing in geen enkele andere dienst hebben gezien, en dit is echt buitengewoon handig. Ieder van ons heeft zijn eigen individuele manier van denken: voor de een ziet een diagram er duidelijker uit, voor de ander - een tabelvorm.

In de klassieke modus Overzicht kun je voor elke taak een verantwoordelijke persoon toewijzen, een deadline toewijzen en de huidige status van de taak aangeven. De lijstmodus is vooral handig voor degenen die zakelijke problemen oplossen.

In dit geval kunt u elk element ontleden, dat wil zeggen, het zo vaak als nodig opsplitsen in zijn samenstellende subtaken. Doe dit totdat je taken zo eenvoudig zijn dat het onmogelijk is om ze niet te voltooien. Gelukkig is er geen limiet aan het aantal geneste niveaus in Goalton. En ja, vergeet niet de focusmodus te gebruiken: het helpt je echt om je te concentreren en een snelle oplossing te vinden.

Als een deel van de informatie absoluut niet in het systeem wil worden ingebouwd, kunt u deze in de notities van het huidige project invoeren. U kunt deze weergave gebruiken om snel uw spontane gedachten vast te leggen. Het is handig om hier links naar sites te kopiëren, stukjes tekst in te voegen en voor de duidelijkheid zelfs afbeeldingen eraan toe te voegen. In de toekomst kun je deze notities ook zien in de map Notities, van waaruit ze naar andere secties kunnen worden gesleept, waardoor gedachten worden omgezet in concrete taken.

Dagboek

Misschien zou Goalton niet zo populair zijn geweest als het niet om zijn beroemde planing-modus was. In de dagboekmodus ziet u al uw taken met een specifieke deadline en kunt u ook nieuwe maken. Door taakkaarten met de muis te slepen en neer te zetten, kunt u uw agenda volledig ordenen en controle krijgen over zowel uw taken als de taken die u aan uw teamleden hebt toegewezen.

Het dagboek heeft een handig geïmplementeerd taakfiltersysteem: je kunt altijd markeren om alleen taken van het project dat je nodig hebt weer te geven. Zo verberg je bijvoorbeeld kantoortaken en laat je met één klik alleen persoonlijke taken over, of andersom. U kunt de taken zien die aan u of door u zijn toegewezen. Als een contactpersoon uit het adresboek aan de taak is gekoppeld, heeft u hier toegang tot zijn kaart vanuit het ingebouwde CRM-systeem.

Nou, voor fans van klassieke to-do-lijsten heeft Goalton.com een modus waarin je achterstallige zaken kunt zien, zaken voor vandaag, morgen of de komende week. Over het algemeen vrij eenvoudig en handig.

Kanbanbord

Verrassend genoeg waren de jongens van Goalton.com in staat om op basis van hun platform zo'n complexe tool als kanban te implementeren. In feite is kanban analoog aan een bord voor het bevestigen van taakkaarten die van links naar rechts bewegen en vooraf bepaalde fasen doorlopen.

In deze service kun je een onbeperkt aantal projecten aanmaken, voor elk waarvan je je eigen fasen kunt opzetten: één voor het bureau, andere voor het onderhandelen over contracten en derde voor Scrum. Het aantal etappes in Goalton is onbeperkt.

Wat vooral handig is, is dat u voor elk van de fasen uw eigen limiet kunt opgeven voor het aantal taken dat zich in deze fase bevindt (Work in progress Limit). U kunt bijvoorbeeld definiëren dat er in de ontwerpfase slechts drie taken kunnen zijn. In dit geval signaleert het systeem u dat u deze medewerker probeert te overbelasten en geeft hem de vierde taak.

U kunt ook de maximale tijd instellen dat een taak in een fase moet zijn. Voor de fase "testen" of "goedkeuring" kunt u bijvoorbeeld een periode van twee dagen instellen, en het systeem zal in rood de kaarten markeren van de taken die achterstallig zijn en uw aandacht vereisen.

Aanbiedingen en mini-CRM

Omdat Goalton in de eerste plaats is ontworpen om zakelijke problemen op te lossen, is de service niet voorbijgegaan aan degenen die in startups of kleine bedrijven werken, kortom iedereen die hun transacties bijhoudt.

Het is geen geheim dat wanneer een handelaar zijn product probeert te verkopen, hij moet bijhouden in welk stadium een bepaalde transactie zich bevindt, vooral in het geval van lange cycli. Bij Goalton.com kun je deals maken en deze op het Kanban-bord plaatsen op dezelfde manier als voor eenvoudige taken.

Het enige verschil is dat, aangezien transacties het bedrag en de datum van de verwachte afsluiting hebben, de gebruiker rapporten voor een specifieke periode kan ontvangen en dat automatische berekening van bedragen op het Kanban-bord zelf zal worden toegevoegd.

Het blijkt dat kanban in de transactiemodus verandert in een volwaardig en visueel verkoopkanaal. Dit is erg handig, omdat je met een snelle blik op het bord direct kunt bepalen waar alle potentiële winsten zijn opgelopen. Zo kunt u de controle over verkoopkanalen organiseren of de prestaties van specifieke managers analyseren.

Het systeem stelt u in staat deals te sluiten volgens de klassieke "win-lose"-methode, en registreert ook automatisch alle informatie over het werken met een klant in het ingebouwde CRM-systeem.

Samenvatting

Goalton heeft de meest effectieve tools voor taakbeheer verzameld en gecombineerd tot een handig ecosysteem. Natuurlijk hebben we de implementatie van bepaalde aspecten in andere services gezien, maar het is nog niemand gelukt om ze te combineren en het mogelijk te maken om gegevens eenvoudig van de ene weergave naar de andere te transformeren.

Als je een volwaardige multitool nodig hebt om de stroom van gedachten en taken het hoofd te bieden, dan is Goalton.com je beste assistent. Registratie bij de service is gratis en voor $ 1 per maand krijg je toegang tot bijna alle functies.