Een eenvoudig systeem om het complexe moderne leven te organiseren

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Vandaag willen we u vertellen over een systeem dat u helpt bij het structureren van al uw werkprojecten, taken en zaken. Met behulp hiervan leert u hoe u doelen correct kunt stellen en plannen kunt ontwikkelen om deze te bereiken.

In de moderne wereld moet een persoon multitasken. Projecten, vergaderingen, zaken, taken waarvan de deadline onverbiddelijk nadert … Vaak is het voor ons moeilijk om ons leven zo in te richten dat we tijd hebben om met werkzaken om te gaan.

Vandaag willen we u kennis laten maken met een systeem dat u helpt bij het organiseren van al uw doelen, zaken en taken. Dit systeem is ontwikkeld door Chris Winfield, een ondernemer uit New York City.

Het leven is moeilijk.

We werken met plezier 40+ uur per week, zijn er trots op en vertellen graag aan iedereen hoe druk we het hebben, omdat we ons daardoor belangrijk en onvervangbaar voelen. Nou ja, of anders, we vinden gewoon dat het zo moet zijn.

Zo was het met mij. Tot ik besloot alles te veranderen.

Zo kon het niet doorgaan, ik moest opnieuw beginnen en alles veranderen. Ik wilde het leven ten volle leven en wilde geen enkel moment missen.

Maar er was één probleem. Ik wist niet hoe ik dit moest doen. Ik verspilde te veel tijd en werkte ineffectief. Dus ging ik op zoek naar manieren die me konden helpen het probleem op te lossen.

Ik las veel boeken en blogs over productiviteit en kwam uiteindelijk op een vierdelig systeem uit.

Dit eenvoudige systeem, dat later zal worden besproken, heeft me geholpen mijn productiviteit te verbeteren, met zijn hulp was ik in staat om dagen, weken, maanden en zelfs maar uren te organiseren. Dankzij haar kan ik meer doen in minder tijd.

Ik zou echt willen zeggen dat ik gemakkelijk en snel tot dit systeem kwam, maar dit is niet zo: ik heb honderden uren geëxperimenteerd, ik heb veel mislukkingen, fouten en teleurstellingen moeten doorstaan.

Vandaag kan ik meer doen in 17 uur dan in het verleden in 40 uur. Niet eens dat. Ik kan in een week meer bereiken dan in de afgelopen maanden.

Ik ben in staat om met meerdere projecten, klanten, bedrijven tegelijk te werken en tegelijkertijd de balans te bewaren tussen werk en privé.

Ik werk, ik breng tijd door met mijn gezin, ik wandel, ik communiceer met mensen, ik leer anderen wat ik zelf weet, en ik doe nog veel meer. Elke dag. En dit alles komt alleen maar doordat ik een systeem heb ontwikkeld dat bij mij past, waar ik me constant aan houd. Dit systeem is vrij eenvoudig, maar vergeet nooit dat:

Betekent gewoon niet altijd makkelijk.

Een van de belangrijkste dingen die ik me realiseerde, is dat als je de tijd neemt om je dag te plannen en een duidelijk idee hebt van wat je wilt bereiken (een bepaald beeld van je dagen maken), alles gemakkelijker zal gaan. Je gaat minder werken en meer slagen, want je gaat met passie werken, je ziet een doel voor je.

Mijn systeem heeft vier hoofdelementen:

1. Droom en stel doelen. Wat wil je echt van het leven? Wat zijn je dromen, doelen, ambities? Als u het antwoord op deze vragen niet weet, zullen de rest van de componenten op deze lijst u geen goed doen.
2. Ontlast je hersenen. Breng de gedachten van je hoofd naar papier. U hoeft niet na te denken over overbodige details als u echt productief wilt zijn.
3. Maak mentale kaarten. Ze zullen u helpen mazen in uw hoofddoelen te vinden. Met andere woorden, u zult begrijpen hoe u snel kunt krijgen of krijgen wat u wilt.
4. Beheer uw tijd en deel complexe taken op in hun samenstellende elementen. Dit zal u helpen uw belangrijkste doelen in de kortst mogelijke tijd te bereiken.

Niemand zal ooit het voor de hand liggende feit betwisten dat alle mensen 24 uur per dag hebben. Succesvolle mensen hebben twee eigenschappen:

• Ze weten precies wat ze willen.
• Ze doen hun best om te krijgen wat ze willen.

Ben je klaar om het risico te nemen en je in te spannen om succesvol te worden? Lees dan verder.

1. Droom. Gestelde doelen. Actie ondernemen

Begin met het bedenken van het uiteindelijke doel.

Stephen Covey

De eerste stap is om een groot beeld van je leven te vormen. Je moet begrijpen wat je wilt bereiken, wat voor persoon je wilt worden, met andere woorden, nadenken over hoe je ideale leven eruit zou moeten zien.

Toen ik dit voor het eerst deed, wilde ik veel in mijn leven veranderen. Misschien, zoals ik dan, zal het je lijken dat veel dingen niet kunnen worden veranderd, maar wanhoop niet en geef niet op, want dit gevoel is volkomen normaal.

Op advies van Mark Allen heb ik een pagina gereserveerd voor elk van mijn doelen. Een dergelijke beperking van de ruimte is nodig, zodat je de mogelijkheid hebt om elk doel in detail te schilderen, het op te splitsen in basiselementen, een gedetailleerd plan te maken om dit doel te bereiken, maar de specificatie van het doel moet zonder water zijn.

Er is iets belangrijks om te onthouden: je houdt je plan niet in het bloed, je doelen kunnen elk moment veranderen. We kunnen niet met zekerheid zeggen wat er over een uur met ons zal gebeuren, en nog meer kan niemand zeggen dat zijn doelen en levensplannen de komende maand of volgend jaar niet zullen veranderen.

Maar zo'n planning is voordelig omdat je een duidelijk idee hebt van wat je wilt bereiken, van wat voor soort persoon je droomt te worden.

Maak je ook geen zorgen als het je niet is gelukt om voor elk doel een prestatieplan op te stellen. Het is oké, het belangrijkste is dat je een doel hebt, en als de tijd daar is, zul je manieren vinden om je te helpen dit te bereiken.

2. Ontlast je hersenen

Moge je geest altijd helder en helder zijn, zoals de uitgestrekte lucht, de grote oceaan en de hoogste bergtop.

Morihei Ueshiba

Ons geheugen is in veel opzichten een overlevingsinstrument. We onthouden het gemakkelijkst dingen die belangrijk en noodzakelijk voor ons zijn. Het geheugen is iets wonderbaarlijks: in een situatie van overmacht kunnen we bijvoorbeeld de schoollessen over levensveiligheid onthouden en een persoon eerste hulp bieden.

Je hebt honderden gedachten in je hoofd, kleine details, onnodige details. Je probeert bijvoorbeeld alle nuances te onthouden, zelfs de kleinste details van het project dat je aan het doen bent. Hoewel een dergelijk bewustzijn respectabel is, is het ook vaak angst en stressvol. Conclusie: weg met deze rotzooi, ontlaad je brein.

Houd niet al deze details in je hoofd - schrijf ze op in je dagboek, laat het allemaal op de harde schijf van je computer staan, of ergens anders. Zo kunt u zich beter concentreren op wat er op dit moment belangrijk is, terwijl u de actualiteit niet vergeet.

Organiseer, verdeel en heers

Nu je jezelf hebt verlost van een groot aantal onnodige of niet zo belangrijke gedachten, is het tijd om je zaken te regelen. Kijk naar je eigen plan. Misschien ben je niet lui geweest en heb je niet alleen een plan gemaakt voor de komende weken en maanden, maar ook voor hele jaren.

Je moet alles wat je moet doen structureren. Probeer al je projecten, taken en andere zaken zo te plannen dat ze elkaar niet hinderen: neem voor elke taak een aparte tijd, jaag niet twee vliegen in één klap, maar verdeel en heers.

Maak je geen zorgen als je geen concreet plan hebt om alles te bereiken wat je hebt gepland. Het belangrijkste is dat je doelen hebt, en je onderbewustzijn zal je bij de rest helpen.

In dit geval is je onderbewustzijn te vergelijken met een GPS-navigator. U stelt uw bestemming in en ontdekt hoe u daar komt.

3. Maak een mindmap

Het enige dat u nodig hebt, is een plan, een routekaart en moed om uw bestemming te bereiken.

Graaf Nachtegaal

Een mindmap is een diagram dat u helpt bij het visualiseren en ordenen van informatie. Mindmaps kunnen voor bijna alles worden gebruikt, van het maken van aantekeningen tot het ontwikkelen van een serieuze strategie. Ze helpen u een complex object op te splitsen in zijn samenstellende delen.

Met behulp van een mindmap bouw je een hiërarchie van projecten, resultaten en taken op. Gebruik lettergrootte en kleur om te benadrukken wat belangrijk of urgent is. U kunt ook koppelingen naar belangrijke internetbronnen of documenten op uw computer opnemen.

Deze kaart helpt u in één oogopslag te zien welk project de meeste tijd van u in beslag neemt of de meeste aandacht vereist (taken en deadlines die in het rood zijn gemarkeerd, schreeuwen om hun urgentie en belang).

Door wekelijks je mindmap te bekijken, zul je merken welke projecten bijna voltooid zijn, en dit zal je motiveren om verder te gaan. Verwijder voltooide projecten en vul ze met nieuwe.

4. Beheer uw tijd en deel moeilijke taken op in basiselementen

Besluit vandaag nog dat u een expert wordt in het beheren van uw tijd en uw eigen prestaties.

Brian Tracy

Nu u een plan heeft, moet u er zeker van zijn dat u alle taken op tijd kunt uitvoeren. Er zijn verschillende technieken en systemen ontworpen om je hierbij te helpen. Bijvoorbeeld:

• Kanban is een systeem dat u helpt om taken efficiënt af te handelen. Er is een handige online tool, KanbanFlow, die niet alleen is ontworpen voor solo- maar ook voor teamwerk.
• De bekende GTD persoonlijke effectiviteitstechniek die je helpt om dingen tot het einde toe voor elkaar te krijgen.

Vergeet vandaag niet

Mindmaps, GTD, Kanban zijn allemaal geweldig en onbetwistbaar noodzakelijk om je doelen te bereiken. Maar vergeet niet dat dit strategische planning is. Soms heb je een eenvoudig, praktisch plan voor de dag nodig. Niet voor morgen. Niet voor een maand of een jaar. Voor vandaag.

Een droom wordt een doel wanneer actie wordt ondernomen om het te bereiken.

Bo bennet

Er is een Pomodoro-techniek die u kan helpen uw tijd efficiënt te plannen. U kunt er hier meer over te weten komen.

Altijd je doelen bereiken, taken op tijd voltooien, succes behalen - dit is waar iedereen naar zou moeten streven. Maar vergeet Stephen Covey's zevende vaardigheid nooit: de zaag slijpen.

Stel je een man voor die al vijf uur een boom aan het zagen is, maar als je hem zegt een paar minuten te stoppen om de zaag te slijpen, antwoordt hij: "Ik heb geen tijd om de zaag te slijpen! Ik moet knippen!"

Denk eraan om tijd te nemen voor uw gezondheid, uw familie en vrienden, en probeer altijd te rusten wanneer u denkt dat u dat nodig heeft.