Hoe het GTD-systeem effectief in het leven toe te passen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een stappenplan, waarmee je deze productiviteitstechniek eenvoudig in je leven kunt toepassen, prioriteiten kunt stellen en altijd tijd kunt vinden voor belangrijke zaken.

Dit materiaal is een vervolg op het artikel "". Ten eerste is het de moeite waard om er vertrouwd mee te raken, aangezien veel van de gebruikte concepten daar in detail worden uitgelegd.

Dit artikel is een stapsgewijze handleiding voor het toepassen van GTD in het echte leven. Bij het schrijven heb ik me aan de volgende principes gehouden:

• Veelzijdigheid. De hier beschreven ideeën zijn universeel en met hun hulp zal iedereen voor zichzelf een GTD-systeem bouwen dat precies werkt met de services die ze gewend zijn.
• Eenvoud. Het systeem moet intuïtief gebruiksvriendelijk zijn. Er moet een minimum aan tijd en energie worden gestoken in het invoeren en verwerken van informatie en het plannen van de volgende stappen. Alleen dan werkt het systeem op de lange termijn en ook na lange pauzes: ga je bijvoorbeeld een maand op vakantie, dan kun je bij terugkomst je bedrijfsvoering weer oppakken.
• Betrouwbaarheid. Het belangrijkste is om vertrouwen te hebben in uw systeem, namelijk dat u niets gepland zult vergeten, omdat u op het juiste moment een herinnering zult zien.
• Concentratie op wat belangrijk is. Het systeem moet je helpen je te concentreren op zowel wat je op dit moment doet als op de dingen die op de lange termijn belangrijk zijn.
• Genoegen. Het case- en taakbeheersysteem zou u plezier moeten brengen. Als je bijvoorbeeld na een dag hard werken op de bank ligt met je telefoon in je handen, kruis je de voltooide taken van de lijst en krijg je er echt plezier van. Zeker als het nog gevisualiseerd wordt door de groei van je productiviteitsgrafiek.

5 hoofdfasen van het GTD-systeem

Fase 1. Informatie verzamelen

Het is noodzakelijk om absoluut alle gevallen te verzamelen, zelfs de kleinste, dan zal ons bewustzijn zuiver zijn en zullen we zo productief mogelijk handelen.

Daarom werken standaard to-do-lijsten niet, omdat de meeste mensen vaak alleen de belangrijkste dingen vastleggen en honderden taken die niet zo belangrijk zijn helemaal niet worden meegenomen. Maar het zijn juist zulke kleine taken, die zichzelf regelmatig herinneren, die een aanzienlijk deel van de hulpbronnen van de hersenen gebruiken en extra ervaringen creëren die leiden tot vermoeidheid en stress.

Een van de belangrijke principes van het GTD-systeem is om alle taken volledig uit je hoofd te halen en in een betrouwbaar systeem te stoppen dat je helpt om belangrijke dingen op het juiste moment te onthouden.

Je moet er ook rekening mee houden dat er een minimum aantal manden moet zijn voor het verzamelen van binnenkomende informatie. Idealiter één. Dan is het het makkelijkst te verwerken.

Fase 2. Informatieverwerking

In dit stadium verwerken we de informatie die in onze Inbox staat.

Er zijn drie opties voor hoe we in dit stadium verder kunnen gaan:

• Markeer de taak als "Actie", met vermelding van de volgende stap voor voltooiing en de deadline. U kunt het opgeven van een deadline overslaan als u nog niet duidelijk weet wanneer u de taak moet voltooien.
• Verplaats informatie naar de "Directory" als u er niets mee hoeft te doen, maar het kan in de toekomst nuttig zijn.
• Verwijder de informatie en bepaal dat het "Prullenbak" is: dat wil zeggen, u hoeft er niets mee te doen en het zal in de toekomst niet nuttig zijn.

Fase 3. Organisatie van activiteiten

Alle acties gaan door de volgende trechter.

Filter 1 - "Knipsel"

Stel jezelf de vraag: moet ik deze actie echt doen? Verwijder het bij twijfel.

Filter 2 - "Delegatie"

Stel jezelf de vraag: als dit moet, moet ik het dan echt persoonlijk doen? Zo niet, dan delegeren en geven we de verantwoordelijke aan, het eindresultaat, tussenstappen van controle (knooppunten) en de deadline.

Als de actie door u moet worden uitgevoerd, gaat u naar het volgende filter.

Filter 3 - "Actie"

Stel jezelf een vraag: duurt deze actie meer dan 2-5 minuten? Zo niet, doe het dan nu en maak je hoofd vrij. Zo ja, meld u dan aan.

Acties in het systeem kunnen van de volgende typen zijn.

"De volgende acties" - eenvoudige taken die uit één actie bestaan (bellen, schrijven, gaan, enzovoort). Zo zal de actie "Winterbanden op wielen verwisselen" bestaan uit de volgende simpele acties: bellen en aanmelden bij een autoservice, een tijdstip inplannen in de kalender en op het juiste moment naar een autoservice rijden.

Het is handig om dergelijke acties te verzamelen in lijsten naar plaats en omstandigheden (contextuele lijsten). Het kan de In Store-lijst zijn, waar je alles opsomt wat je moet kopen als je in de winkel bent, of de In the Chair-lijst, waar je dingen en taken toevoegt die je 's avonds na het werk in je favoriete stoel kunt doen.. Of een lijst met "baasvragen", waar je alle vragen die je voor je baas hebt opschrijft, zodat je ze vervolgens allemaal in één keer kunt oplossen.

Ik leg al dergelijke acties meestal vast in de "Google Agenda" (afspraken en evenementen), of in Todoist, een cloudservice waar het handig is om taken te organiseren.

"Projecten" - taken die meer dan één stap vereisen om te voltooien. Om het project van de grond te krijgen, moet u de eerste stappen voor de uitvoering ervan beschrijven en een herinnering eraan achterlaten in een betrouwbaar systeem. Als gevolg hiervan verandert het project in een reeks eenvoudige acties, die elk in de volgende vijf minuten kunnen worden uitgevoerd en het resultaat krijgen.

Ik plaats projecten op Trello-kaarten. De kaart is een ideale houder voor projecten waar je kunt plaatsen:

• beschrijving en doel van het project;
• links naar andere documenten over het project;
• de namen van de verantwoordelijken;
• deadline;
• checklists met de volgende stappen;
• opmerkingen over het project;
• benodigde bestanden enzovoort.

Vertraagde acties … Als we de volgende acties niet kunnen plannen zonder aanvullende evenementen of informatie (we wachten bijvoorbeeld op een vriend om het telefoonnummer van een autoservice te sturen, waar het mogelijk is om banden winstgevend te verwisselen), plaatsen we dergelijke acties in de "Uitgesteld " lijst. Optioneel kun je een herinnering instellen om iets te controleren.

Dergelijke to-do-lijsten kunnen ook worden gestructureerd als contextuele lijsten. Maak bijvoorbeeld een lijst met taken die je aan je assistent hebt toegewezen.

Lijst "ooit" bevat taken die nu geen actieve actie vereisen, maar die we in de toekomst zouden willen volbrengen.

Het kan zijn:

• boeken, videotrainingen en cursussen die je wilt kopen;
• nuttige vaardigheden die je onder de knie wilt krijgen;
• plaatsen die u wilt bezoeken;
• dingen die je wilt kopen.

U moet deze lijst regelmatig bekijken, aantekeningen maken en deze omzetten in doelen waar u naartoe gaat werken.

Fase 4. Regelmatige beoordeling

Om het systeem te laten werken, is het noodzakelijk om de belangrijkste taken en projecten regelmatig te herzien om de niet langer relevante taken te verwijderen, en de nieuwe op prioriteit te sorteren en ze aan het werk te sturen.

Volg deze tips om deze beoordeling regelmatig bij te houden:

• Laat 30-60 minuten in uw schema voor de beoordeling (aanvankelijk is één keer per week voldoende).
• Maak een checklist of plan voor zo'n beoordeling, waar de volgorde wordt beschreven, wat er na wat komt. Dit plan moet niet te ingewikkeld zijn en de beoordeling mag niet te lang duren, anders doe je het gewoon niet regelmatig.

Hieronder ziet u een voorbeeld van mijn wekelijkse overzichtschecklist. Ik heb het gemaakt in de vorm van een spiekbriefje met een reeks acties, die de diensten / documenten weergeeft waar ik naar kijk. U kunt het rangschikken met een gewone lijst of een diagram uit de vrije hand tekenen dat voor u handig is.

Print vier van deze checklists per maand. Neem tijdens de wekelijkse beoordeling er een in de hand en kruis de ingevulde items van de lijst. Deze eenvoudige oefening zal je motiveren om deze beoordelingen te blijven doen.

Fase 5. Acties

Wanneer het plan voor de week is opgesteld, blijft het om te handelen. Vermijd een van de grootste GTD-beginnersfouten wanneer je te veel tijd besteedt aan het organiseren van taken in plaats van ze daadwerkelijk af te ronden.

Hier zijn enkele tips om uw acties effectiever te maken.

1. Maak een plan voor de dag op basis van het plan voor de week. Verdeel je dag in blokken, maak 2-3 blokken voor belangrijke taken en een paar blokken voor andere taken. De duur van de blokken is gemiddeld 60-120 minuten. Voeg vrije tijd tussen blokken in voor onvoorziene taken.
2. Werk aan het Pomodoro systeem, hiervoor kun je een timer instellen op je telefoon. De essentie is eenvoudig: neem elke 25-30 minuten werk een pauze van vijf minuten en na het derde werkblok - een langere pauze (15-30 minuten). Het totaal is drie blokken van 30 minuten, met pauzes van vijf minuten, gevolgd door een lange pauze van 15-30 minuten. Je kunt 2-4 van dergelijke cycli per dag doen, afhankelijk van hoe vaak je wordt afgeleid.
3. Probeer tijdens blokken met belangrijke dingen niet afgeleid te worden door andere mensen en vreemde geluiden (hiervoor kun je speciale muziek aanzetten voor concentratie in de koptelefoon).
4. Bepaal wanneer je energieniveau het hoogst is (bijvoorbeeld van 7 tot 9 uur 's ochtends) en doe gedurende deze tijd de belangrijkste dingen die je dichter bij je persoonlijke doelen brengen.
5. Plan niet te veel belangrijke dingen voor de dag: 1-3 is genoeg. Het is belangrijk dat u aan het eind van de dag, na het bekijken van de doorgestreepte taken in uw plan, tevreden bent en hetzelfde realistische plan voor morgen maakt.