OmniFocus 2: Ervaar de kracht van GTD op OS X

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Voor mijn lange praktijk van zelforganisatie is GTD het beste, hoewel niet ideale systeem geworden, en OmniFocus 2 is de beste organizer voor GTD voor Mac. Daar gaan we het over hebben.

De kracht van GTD zit in het systeem van verzamelen, sorteren, bekijken, controleren en beslissingen nemen. Een GTD-applicatie moet op zijn minst al deze processen ondersteunen. Idealiter zouden al deze processen dankzij de applicatie eenvoudig en snel moeten zijn. Laten we eens kijken naar de geldigheid van de claim van OmniFocus 2 als de beste GTD-app.

Verzameling ("Postvak IN")

OmniFocus 2 heeft alles wat u nodig hebt om snel taken aan uw Postvak IN toe te voegen. U kunt het venster voor het maken van een taak weergeven met behulp van aangepaste sneltoetsen:

Zoals u kunt zien, kunt u in het venster alle gegevens over de taak invoeren (notitie, project, context, starttijd en vervaldatum), of u kunt snel de naam typen en de taak naar de prullenbak sturen.

U kunt een taak maken in de map Inbox door een e-mail te sturen naar een speciaal e-mailadres. De onderwerpregel wordt de titel van de taak en de inhoud wordt in de notities geplaatst. Op mijn iOS-apparaten typte ik OmniFocus-e-mail in de app en maakte op die manier taken in twee tikken.

En nog een manier - via het contextmenu "Services":

En zodat u niet elke keer dat u tekst selecteert het contextmenu hoeft te openen, gaat u naar het item "Services" en vindt u de optie om de selectie daar naar OmniFocus te sturen, stelt u een sneltoets in. Dit doe je op het tabblad "Sneltoetsen" van de toetsenbordinstellingen:

Met deze instelling zal het gebruik van de snelkoppeling elke geselecteerde tekst naar het Postvak IN van OmniFocus 2 sturen.

Sorteren ("Projecten")

Voor de mogelijkheden en het gemak van sorteren, kunt u mappen en drie soorten projecten maken: met sequentiële, parallelle en afzonderlijke gevallen. Bij opeenvolgende taken is er altijd maar één taak actief in het project, waarna de volgende actief wordt. Als u daarom het filter Beschikbaar selecteert, worden alleen de eerste taken van de opeenvolgende projecten weergegeven.

Waarom projecten nodig zijn, denk ik, hoef ik niet uit te leggen, en mappen kunnen worden aangepast aan verantwoordelijkheden: professionele activiteit, gezondheid, relaties, ontwikkeling, spiritualiteit, financiën, enzovoort.

Bekijken ("Check")

Review is de periodieke review van projecten en taken om de vinger aan de pols te houden en niets te missen. We stellen voor elk project een kijkfrequentie in, en met deze frequentie verschijnt deze op het tabblad Afrekenen.

Het ziet er zo uit: we openen het tabblad "Check" en bekijken de taken van het NNN-project. Eén taak werd gemarkeerd met een vlag, een andere kreeg een deadline en het begin van de derde werd uitgesteld. Na alle noodzakelijke manipulaties markeren we het project als aangevinkt en vergeten we het tot de volgende hit op het tabblad "Controleren".

Dit helpt om niets belangrijks te missen en bespaart ons een dagelijkse beoordeling van projecten, die voldoende zijn om een keer per week of zelfs een maand te controleren.

Controle ("Voorspelling")

Het tabblad "Voorspelling" heeft een vergelijkbare taak, maar met acties en afspraken die zijn gepland voor de hele dag of voor een specifiek tijdstip van de dag. Het synchroniseert met uw agenda en verzamelt de geplande deadline in OmniFocus en de geplande deadline in uw agenda op één plek.

Dit tabblad helpt ons om geen afspraken en evenementen of deadlines te missen die aan taken zijn toegewezen.

Besluitvorming ("Contexten" en "Perspectieven")

De Grieken hadden twee woorden voor tijd: chronos en kairos. Chronos is het concept van tijd, dat ons de datum of de resterende tijd voor de gebeurtenis vertelt of die is verstreken. Kairos is het juiste moment (Kairos is de oude Griekse god van een gelukkig moment).

Ze zeggen dat Poesjkin de namen van de kieskeurige critici van zijn werken in een speciale vaas verzamelde en, toen de kairo's met een bijtende bui erop aandrongen, er willekeurig een uithaalde en een giftig epigram schreef voor de ongelukkige criticus.

In het GTD-systeem wordt het concept van kairos overgebracht door het woord "context":

De context kan worden toegewezen volgens de mentale en fysieke toestand (krachtig, hoofdpijn, uitgeput …), volgens de verblijfplaats (kantoor, hypermarkt, thuis …), volgens de mensen met wie het nodig is om bespreek kwesties (de raad van de onderneming, Ivan Ivanovich …), volgens de beschikbare tools enz.

Met GTD-regels kan slechts één context aan een taak worden toegewezen en OmniFocus 2 houdt zich strikt aan deze regel. Maar dit is niet altijd gerechtvaardigd, en men moet contexten creëren zoals "Internet + Mac". Maar met de applicatie kun je geografische coördinaten voor contexten instellen, zodat herinneringen worden geactiveerd als je een bepaalde locatie nadert.

En voor nog snellere besluitvorming is er een mogelijkheid om perspectieven te creëren:

Zoals je kunt zien aan de screenshot, is dit een eenvoudige filtering van taken op project (map), status (gemarkeerd, in de nabije toekomst, op vervaldatum …), beschikbaarheid (eerst beschikbaar, links, alles, voltooid), duur, context of inhoud van een tekstfragment in de naam of taaknotities.

Voor snelle toegang tot het perspectief, kun je het een sneltoets instellen of het toevoegen aan favorieten, waardoor het in de linkerzijbalk wordt geplaatst. De vier bovenste tabbladen in de schermafbeeldingen zijn de perspectieven die ik heb gemaakt.

Outlook synchroniseert in beide richtingen met iOS-versies, waardoor het veel gemakkelijker wordt om beslissingen te nemen over de volgende taak.

Nadelen van OmniFocus 2

Hoe hard de ontwikkelaar ook zijn best doet, het is gewoon onmogelijk voor onvolmaakte mensen in een onvolmaakte wereld om een ideale applicatie te maken zonder gebreken en tekortkomingen. OmniFocus 2 is geen uitzondering.

Het eerste nadeel (relatief) is de prijs: de basisversie voor OS X en iOS kost $ 40; Upgrade naar Pro - $ 40 voor OS X en $ 20 voor iOS (als u een eerdere versie van OmniFocus hebt gekocht, is upgraden naar Pro gratis).

Het tweede nadeel is synchronisatie. Het is traag en geeft fouten als u een taak offline hebt gemaakt of gewijzigd zonder het apparaat eerder te synchroniseren met de daadwerkelijke gegevens op de server.

En het derde nadeel vind ik moeilijk in woorden te omschrijven. In drie jaar "relatie" met OmniFocus 1 en 2 hebben we geen goede vrienden met hem kunnen worden, en waarom is niet duidelijk. Het lijkt erop dat er alles is wat nodig is voor een geweldige GTD-toepassing (ik accepteerde het gebrek aan synchronisatie), maar ik ondervond voortdurend moeilijkheden bij het nemen van beslissingen en het zien van het hele plaatje van projecten en taken.

Misschien is het probleem dat ik MLO al vijf jaar eerder had gebruikt en nooit in staat was geweest om me aan OmniFocus aan te passen. Dus ik heb onlangs CrossOver geïnstalleerd en ben teruggegaan naar MyLifeOrganized. Maar dat is een ander verhaal…

Dus. Als u organisatoren voor OS X overweegt en van plan bent om de volledige kracht van het GTD-systeem te gebruiken, dan zult u OmniFocus 2 tegenwoordig niet beter vinden.