Overweeg uw werkstijl om productiever te zijn

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Tips voor multitaskers, uitstellers en mensen die graag dingen voor elkaar krijgen.

Basisprincipes van productiviteit

Ieder van ons heeft zijn eigen kenmerken, maar er zijn algemene regels die voor iedereen werken:

• Zet kleine stappen. Verwacht niet dat werkgewoonten die in de loop der jaren zijn gevormd, in een paar dagen zullen veranderen. Probeer één advies, kijk wat voor u werkt en wat niet. Geleidelijk aan ontwikkel je je eigen productiviteitssysteem.
• Voortgang rapporteren. Spreek bijvoorbeeld af met een collega om één keer per week te praten over het gedane werk. Of breng het team op de hoogte van uw eigen deadlines. Dit zal een extra stimulans zijn om taken op tijd af te ronden.
• Wees lief voor jezelf. Je bent ook maar een mens. Accepteer dat je soms fouten maakt, afgeleid raakt of je slecht voelt. Blijf niet stilstaan bij deze mislukkingen en ga verder.

Tips voor liefhebbers van multitasken

Stop met multitasken als nuttig te beschouwen

De bandbreedte van de hersenen is beperkt. Op een gegeven moment kunnen we maar een bepaald aantal gedachten en taken in gedachten houden. Probeer met een collega te praten terwijl u een bericht typt en door sociale media bladert. Zelfs als het je lijkt dat je op dit moment erg productief bent, doe je hoogstwaarschijnlijk niet elke taak even goed.

Multitasken gaat gewoon de kracht van mensen te boven. Wanneer je van de ene naar de andere overschakelt, moeten de neurale netwerken in je hersenen onthouden waar je was gebleven en opnieuw opbouwen.

Earl Miller hoogleraar neurowetenschappen aan het MIT

Door deze extra inspanning werk je langzamer en neemt de kans op fouten toe.

Focus op één taak

Het is niet altijd mogelijk om een paar uur voor een taak uit te trekken en je in deze tijd te verzekeren tegen alle afleiding. Maar zelfs 10-15 minuten geconcentreerd werken kan veel doen.

Begin met deze stappen:

• Bescherm jezelf tegen verleiding. Log niet alleen in op sociale media terwijl je aan een taak werkt. Als dit niet werkt zonder hulp van buitenaf, gebruik dan applicaties die de toegang tot bepaalde sites tijdelijk blokkeren. Bijvoorbeeld Zelfbeheersing of Vrijheid.
• Werk op slechts één scherm. Als je achter een computer zit, leg dan je telefoon en tablet weg. Schakel de tweede monitor uit als u er geen nodig hebt voor deze taak.
• Beweging. Als je merkt dat je je niet kunt concentreren (je leest bijvoorbeeld meerdere keren dezelfde zin of schakelt constant over naar vreemde gedachten), sta dan op en loop een stukje. Daarna zal het gemakkelijker zijn om je te concentreren.
• Verdeel de werkuren in intervallen. Stel een timer in voor 5-10 minuten en blijf gedurende deze tijd gefocust. Gun jezelf dan een moment van rust en ga weer verder met de taak.

Veroordeel jezelf niet omdat je afgeleid bent. Het ontwikkelde zich lang geleden bij mensen, toen overleving afhing van een snelle verandering van aandacht. In het arbeidsproces interfereert dit vaak in plaats van dat het helpt. Maar wees niet ontmoedigd. Hoe meer je in concentratie traint, hoe makkelijker het zal zijn.

Tips voor uitstellers

Aan iemand rapporteren

Stel dat u een belangrijk project voor de boeg heeft. Spreek met een collega of leidinggevende af dat je regelmatig verslag uitbrengt over je voortgang. Het is belangrijk dat deze persoon zijn rol serieus neemt. Hij moet ontmoedigd zijn als je je doel niet hebt bereikt, en blij zijn als je erin bent geslaagd.

Sommige hardnekkige uitstellers stemmen ermee in om beloond of gestraft te worden voor het naleven van deadlines. Hangt ervan af wat een bepaalde persoon meer motiveert. De beloning kan bijvoorbeeld een gratis lunch zijn en de straf kan een brief aan de hele afdeling zijn waarin staat dat je een deadline hebt gemist.

Takenlijsten maken

Als ze effectief worden gebruikt, helpen ze u op het goede spoor te blijven.

• Maak aan het eind van je dag een to-do-lijst van vijf tot acht voor morgen. Wees daarbij realistisch en bedenk hoeveel u werkelijk kunt doen.
• Maak een aparte persoonlijke to-do lijst voor dezelfde dag. Het mag niet meer dan twee of drie items bevatten. Maak geen checklist voor de komende week: zo'n overvloed aan dingen verhoogt alleen maar de stress.
• Formuleer taken zo concreet mogelijk. Schrijf bijvoorbeeld niet "Project voltooien", het is beter om zo'n item op te splitsen in kleine subitems.

Vergeet niet dat er naast het gebruikelijke uitstelgedrag ook het zogenaamde gestructureerde is. Daarbij doen we kleine klusjes om een grote en complexe taak te vermijden. Het maken van een lijst kan ook een vorm van dit uitstelgedrag zijn, dus neem niet meer dan 5-10 minuten om dit te doen. Je mag niet meer tijd besteden aan plannen dan aan dingen doen.

Tips voor de hyperverantwoordelijken

Pauzes nemen

Zonder rust werken en 10-12 uur per dag stoppen, garandeert geen uitstekende resultaten en bevordert de creativiteit niet. Probeer je te herinneren waar je was toen je voor het laatst een goed idee had. Nauwelijks aan de balie. Hoogstwaarschijnlijk gebeurde dit terwijl u in de badkamer lag, ergens liep of reed.

Dus als je met een groot project bezig bent, probeer dan niet alles in een dag te doen. Laat je hersenen rusten, idealiter een paar uur. Slaap is de beste manier om dit te doen. Daarbij blijft het onderbewustzijn aan de taak werken, worden nieuwe verbindingen in de hersenen gevormd, wat 's ochtends tot onverwachte ideeën leidt.

Als je merkt dat de mentale kracht er niet meer is, stop dan. Schaam je niet om een pauze te nemen of je dag eerder te beëindigen om je hersenen een pauze te geven.

Adem diep

Wanneer we overspoeld worden door werk, treedt onze stressreactie in werking, waardoor we snel en oppervlakkig ademen. Als gevolg hiervan komt er minder zuurstof in de hersenen, waardoor we nog nerveuzer worden en niet helder meer kunnen denken. Om hiermee om te gaan, moet u op uw adem letten.

De meeste mensen ademen verticaal, waarbij ze hun schouders optrekken en neerlaten en hun ribbenkast uitzetten. Er is een andere manier - horizontale ademhaling. In dit geval moet je met het middenrif ademen, zodat er meer zuurstof in het lichaam komt. Deze methode is typisch voor jonge kinderen. Probeer het als je weer verdrinkt in taken. Er komt meer zuurstof in de hersenen, waardoor je makkelijker kunt nadenken.

Let op je houding

Probeer spanning in je lichaam op te merken en verander je houding. Sommige mensen spannen bijvoorbeeld hun handen te veel in wanneer ze op een computer werken terwijl ze een muis vasthouden of typen. En als ze lang aan tafel zitten, heffen ze hun schouders op. Onder stress worden over het algemeen alle spieren stijf. Na verloop van tijd raken we zo gewend aan de gespannen houding dat we het niet meer opmerken. In deze positie zijn we nog nerveuzer, we kunnen niet diep ademhalen.

Doe deze oefening om te ontspannen:

• Stel je je kroon voor.
• Raak het aan (het is goed mogelijk dat je verrast zult zijn dat het lager is dan je had verwacht).
• Til het voorzichtig op.
• Strek je schouders zodat ze naar buiten draaien.
• Strek je borst.
• Adem diep.

Herhaal de oefening als je voelt dat je weer in een gespannen positie bent teruggekeerd.