Hoe taken correct te groeperen om alles bij te houden

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Verhoog de productiviteit door uw takenlijst op te ruimen.

Iedereen weet al lang dat multitasken niet zo goed is: het weerhoudt ons ervan om ons effectief op één ding te concentreren.

Het punt is dat het overschakelen van de ene taak naar de andere veel tijd kost - dit wordt bevestigd door studies van Multitasking: Switching costs. Mensen werken het meest effectief wanneer ze in een staat van flow komen: volledig gefocust op één activiteit, zonder afgeleid te worden door iets anders.

Helaas is het niet altijd mogelijk om de stroom op te vangen, omdat we constant worden overspoeld met een heleboel verschillende dingen die onze aandacht vereisen. Er is echter één truc waarmee u de verspilling van tijd en energie tussen verschillende activiteiten kunt minimaliseren. Het heet taakgroepering.

De essentie van deze techniek is als volgt: je combineert taken van hetzelfde type in zogenaamde packages, en voert ze vervolgens in bulk uit. Het is makkelijk.

Waarom is het handig om taken te groeperen?

Het is het gemakkelijkst om dingen in willekeurige volgorde te doen: je hoeft je niet bezig te houden met plannen, prioriteiten stellen en andere saaie dingen. Je herinnerde je iets - en je deed het. En toen gingen we verder met de volgende taak.

Deze benadering is echter niet erg nuttig voor uw concentratievermogen. Volgens de studie The True Cost of Multi-Tasking, gepubliceerd in Psychology Today, verliest een persoon tot 40% van zijn productiviteit bij het schakelen tussen niet-gerelateerde taken.

Met andere woorden, als u eerst een rapport schrijft, dan begint te reageren op e-mails, dan papieren documenten sorteert en dan weer terugkeert naar het rapport, verspilt u elke keer tijd aan het concentreren op een nieuwe taak die niet lijkt op de vorige. Tom DeMarco, auteur van The Human Factors: Succesvolle Projects and Teams, beweert dat deze "versnelling" tot 15 minuten of langer kan duren.

Batchgroeperingstaken maken het gemakkelijk om van de ene activiteit naar de andere te gaan. Hoe meer uw taken op elkaar lijken, hoe gemakkelijker het is om, nadat u de ene hebt voltooid, de volgende op u te nemen.

Batchverwerking gebruiken?

1. Maak een takenlijst

Schrijf eerst op wat u van plan bent te doen in een eenvoudige lijst, regel voor regel. U kunt het op papier doen of tal van apps voor taakbeheer gebruiken. Het belangrijkste is om alles op te lossen. Het is ideaal om elke dag (of minstens één keer per week) wat tijd vrij te maken voor het plannen.

2. Verdeel taken in categorieën

Nu de lijst klaar is, verdeelt u alle items in categorieën. Ze kunnen verschillend zijn - kies wat je wilt. Het belangrijkste is dat het handig en visueel is.

Verzamel bijvoorbeeld taken zoals "Beantwoorden op e-mails" of "Bel collega's" in het gedeelte "Onderhandelingen" en "Een artikel schrijven" en "Bewerkingen aanbrengen" in het gedeelte "Tekst". Maak aparte categorieën voor huishoudelijke taken, werktaken, winkelen en meer. Het zal gemakkelijker zijn om in zo'n geordende lijst te navigeren.

Een andere optie is om taken in pakketten te verzamelen op basis van de plaats waar ze moeten worden uitgevoerd. Koppel bijvoorbeeld alle aankopen aan de locatie "Supermarkt", en werktaken aan de locatie "Kantoor", enzovoort. Op deze manier kun je, als je in de buurt van een winkel bent, in je takenlijst kijken en meteen alle aankopen zien die je nodig hebt.

3. Blokkeer de tijd

Batchverwerking van taken werkt prima in combinatie met de zogenaamde tijdblokkeringstechniek. Nadat u de lijst in categorieën hebt opgesplitst, wijst u voor elke categorie een specifiek tijdstip van de dag toe. En voeg het bijbehorende blok toe aan je agenda. Doe gedurende een tijdsblok alleen dingen uit de ene categorie en negeer de andere.

Een andere optie is om de populaire Pomodoro-techniek te koppelen aan het batchen van taken. 25 minuten lang ben je ononderbroken bezig met taken vanuit één pakket. Rust dan 5 minuten. Herhaal vervolgens de cyclus met een andere groep gevallen.

4. Houd rekening met uw maximale productiviteit

Bepaal op welk moment van de dag u het meest productief bent. De meeste mensen hebben deze ochtend, maar er zijn ook nachtbrakers die zich gemakkelijker kunnen concentreren in het donker. Vind uw productiviteitspiek en probeer taken uit de hoogste prioriteitscategorieën erin te voltooien.

5. Elimineer afleiding

Wanneer je de volgende groep taken gaat uitvoeren, zorg er dan voor dat je niet gestoord wordt door een onbedoelde melding of een telefoontje. Je kunt een speciale tijd reserveren om je smartphone te checken. Terwijl u taken uit één categorie aanpakt, moet u niet aan de rest denken.

Welke taken kunnen worden gegroepeerd?

In feite, in het algemeen, elke. Scott Young, schrijver, programmeur, ondernemer en groot fan van batchverwerking, geeft een paar voorbeelden:

• E-mail. Tim Ferris, auteur van How to Work 4 Hours a Week, krijgt soms 300 e-mails per uur. En ondanks zo'n volume beantwoordt hij ze maar één keer per dag, speciaal hiervoor tijd vrijmakend.
• Lezing. Iets tussendoor lezen is bijna nutteloos, omdat je toch niet veel zult onthouden. U kunt beter voor uzelf bepalen wanneer het u beter uitkomt om de informatie zorgvuldig op te nemen, en boek deze tijd om te lezen.
• Telefoongesprekken. Noteer de namen van de mensen die u moet bellen en hun telefoonnummers in één lijst. Bel dan in één keer alle kandidaten op de lijst. Ten eerste wordt u niet weer afgeleid door telefoongesprekken. Ten tweede kunt u het tijdstip van de dag kiezen waarop mensen het het minst druk hebben en met u kunnen praten.
• Recreatie en amusement. Breng al het entertainment - films, computerspelletjes, wandelingen - over naar het einde van de dag. Dit zal u motiveren om uw werk zo snel mogelijk af te ronden, en het zal gemakkelijker voor u zijn om te ontspannen, wetende dat alles voor vandaag al opnieuw is gedaan.
• Shopping reizen. Verzamel voordat je van huis gaat alle taken, aankopen en boodschappen op een hoop en voltooi ze in één keer. U kunt bijvoorbeeld tegelijk een supermarkt, postkantoor en stomerij bezoeken. Bespaar niet alleen tijd maar ook benzine.
• Correspondentie in sociale netwerken. Neem 's avonds een uur de tijd om online te chatten. En houd de rest van de tijd de meldingen van de sociale media-client uitgeschakeld.
• Eten koken. De kans is groot dat je constant niet genoeg tijd hebt om elke dag iets te koken. Gelukkig heeft de beschaving ons zo'n apparaat gepresenteerd als een magnetron. Houd 1-2 dagen apart om voedsel voor de volgende week te bereiden en verwarm het dan gewoon opnieuw.
• Reparatie. Kom eindelijk bij elkaar en doe al die kleine klusjes in huis die al zo lang in de coulissen wachten. Vervang de doorgebrande gloeilampen, repareer de deurknop en de druppelende kraan.
• Reflecties. Denk je de hele tijd na, probeer je iets te plannen, wat problemen op te lossen, maar niets werkt voor jou? Scott Young adviseert zelfs zoiets als denken te doen op een strikt afgebakend tijdstip. Maak er een gewoonte van om 2-3 uur per week te plannen wat je hierna gaat doen en welke doelen je wilt bereiken.

Ja, en wat dat betreft is het batchen van taken ook een taak. Reserveer daarom een speciale tijd, bij voorkeur 's avonds, om de items op je lijst voor morgen uit te delen.