7 Gmail-tips van een voormalige Google-medewerker

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Als honderden inkomende e-mails en constante afleiding voor het controleren van uw e-mail u niet toelaten om u te concentreren op uw hoofdactiviteit, dan is dit artikel iets voor u. Rudolphe Dutel, een voormalig Google-medewerker, legde uit hoe je zonder kopzorgen correct met Gmail kunt werken.

In 2011 nam Rudolf Dutel een baan bij Google. "Mijn eerste dag op het Google-kantoor was als de aankomst van Harry Potter op Hogwarts: je bent erg bezorgd, als een schooljongen op een eerste date, en het is niet duidelijk wat je moet doen", herinnert Rudolph zich. "Daarom was ik blij met elke taak die mij werd toevertrouwd en de mogelijkheid om iets nieuws te leren in het proces."

De volgende twee jaar was hij voorbestemd om nauw betrokken te zijn bij het trainen van bedrijfsmedewerkers om met de e-mailservice Gmail te werken, evenals de zakelijke verkoop ervan.

Dütel is geen Google-lid meer; hij is nu een medewerker van Buffer en de oprichter van het Remotive-project, een elektronisch weekblad voor telewerkers. Hij gebruikt echter nog steeds enkele trucjes die hij zijn voormalige collega's leerde.

Hoe u uw e-mail kunt trainen: 7 geweldige tips voor het werken met Gmail

Soms is het een openbaring om je Postvak IN op maandagochtend te openen. Het lijkt fysiek onmogelijk om de eindeloze stroom brieven te ordenen.

E-mail wordt tegenwoordig niet meer gebruikt, behalve in afgelegen dorpen, waar geen elektriciteit of zendmasten zijn. Volgens onderzoek van het McKinsey Global Institute besteden we gemiddeld een derde van onze werkdag aan het beantwoorden van e-mails.

De gemiddelde geschoolde werknemer besteedt tot 28% van zijn nuttige tijd aan het ontleden van e-mail. Dat is ongeveer 13 uur per week.

Natuurlijk wil ik het niet eens zijn met zulke trieste statistieken. Bovendien wil iedereen zijn tijd aan iets nuttigers besteden. Daartoe heeft Dutel veel tijd besteed aan het testen van de mogelijkheden van Gmail, hulpprogramma's en services, waarbij hij de zeven naar zijn mening meest bruikbare voor dagelijks gebruik uitlichtte. Misschien is het werken met correspondentie niet zo'n lange zaak.

1. Gebruik de knop "Verzenden annuleren"

Heb je ooit een paar vervelende typefouten in je brief opgemerkt nadat je op "Verzenden" hebt geklikt? Ik weet het zeker.

Vanaf nu is er niets meer om bang voor te zijn: je hebt de functie om het verzenden te annuleren, wat een strikte voorwaarde is voor degenen die hebben besloten serieus het beheer van kostbare werktijd op zich te nemen.

U kunt de functie activeren door naar het menu te gaan en een vinkje te plaatsen voor de bijbehorende functie: "Instellingen" → "Algemeen" → "Verzenden annuleren". Optioneel kan de opzegtermijn worden ingesteld op 10, 20 of 30 seconden.

Probeer het zelf, ik vond het persoonlijk leuk!

2. Pas sjablonen toe om tijd te besparen

We schrijven een enorm aantal letters van hetzelfde type, vergelijkbaar met elkaar als twee druppels water. Soms nemen we als basis voor nieuwe brieven de brieven die we al aan andere mensen hebben geschreven. Voor verkopers is dit bijvoorbeeld handig en kan het aanzienlijk tijd besparen.

Dus waarom zou u niet een paar sjablonen voor dit soort berichten voorbereiden in plaats van steeds hetzelfde te herschrijven? Een paar woorden en zinsdelen vervangen is immers veel gemakkelijker dan opnieuw schrijven. Het belangrijkste is om niet te vergeten het later opnieuw te lezen.

Bereid en bewaar enkele sjabloonreacties die u later kunt gebruiken indien nodig.

Om de functie "Responssjablonen" in te schakelen, gaat u naar het tabblad "Laboratorium" in het instellingenmenu.

Dankzij deze ongelooflijk handige functie slaagden Rudolph en zijn broer erin om hun contactgegevens handmatig naar de eerste 1.500 Remotive-abonnees te sturen in een standaard mailingbrief.

3. Gebruik de offline toegangsfunctie

Een andere truc die we van Dutel hebben geleerd, is hoe je met Gmail kunt blijven werken zonder toegang tot internet.

Misschien vinden sommigen van jullie het leuk om een tijdje de verbinding met anderen te verbreken om je volledig te kunnen wijden aan creatieve taken. In de meeste gevallen kun je echter niet zonder de map "Inbox", waar je bijvoorbeeld de technische taak hebt laten vallen. Hoe te zijn?

Voor alle reizen met de trein, gevallen met betaalde of beperkte toegang tot het wifi-netwerk en andere onvoorziene omstandigheden kunt u gebruik maken van de functie "Offline". Hiermee kunt u e-mails lezen, beantwoorden, zoeken en archiveren zonder internettoegang.

Dit is echt heel handig, omdat je in deze modus niet alleen met e-mail kunt werken, maar ook met Google Drive en Google Docs.

4. Heb je geen tijd? Pauze

Soms vallen binnenkomende berichten de een na de ander in de doos, vervelend en afleidend van het werk waarop we ons concentreren. Een, twee, vier, tien nieuwe brieven… Wat als er iets belangrijks is?

De beste oplossing voor dit probleem was volgens Dutel de Inbox Pause-functie. De betekenis van deze functie is heel eenvoudig: je onderbreekt de stroom van inkomende correspondentie als je met iets belangrijks bezig bent, en wanneer je verlost bent van de last van zorgen en een kalender vol gebeurtenissen, keer je ernaar terug alsof je ze hebt ontvangen op hetzelfde moment door naar de pagina met het tabblad mail te gaan.

5. Afmelden voor onnodige mailinglijsten

Het is nu eenmaal zo dat het moeilijk is om alle soorten mailings die in uw zakelijke e-mailinbox terechtkomen, volledig te verwijderen. Hoe kom je af van degenen die helemaal niet interessant voor je zijn?

Bekijk Unroll.me, een hulpprogramma waarmee u uw e-mails binnen enkele minuten op de best mogelijke manier kunt ordenen. Zodra u zich aanmeldt voor de service, opent u de mailinglijst waarop u zich abonneert. Meld u dan af voor onnodige.

6. Schakel authenticatie in twee stappen in

Het lijkt erop dat Gmail bijna alles over ons weet: met wie we communiceren, naar welke afbeeldingen we zoeken in de zoekopdracht, wat we opslaan in de "Documenten". We kunnen zeggen dat dit een soort vluchtcontrolecentrum is en het hoofdkwartier van het commando - alle verbindingen leiden hierheen, zoals de wegen naar Rome. Dit betekent dat er eerst voor veiligheid moet worden gezorgd.

Tweestapsverificatie is de beste oplossing voor deze taak. "Twee-", want om uw informatie te beschermen, heeft u niet alleen uw wachtwoord voor de mailbox nodig, maar ook een unieke code, die u ontvangt telkens wanneer u probeert toegang te krijgen tot uw mailbox vanuit een mobiele applicatie of sms-bericht.

Rudolph adviseert ook aandacht te besteden aan de 1Password-service.

Veel andere populaire services zoals Dropbox, Facebook en Twitter gebruiken ook authenticatie in twee stappen voor toegang.

Overigens is het voor de veiligheid van je gegevens belangrijk om ervoor te zorgen dat je Gmail-account niet op meerdere apparaten tegelijk wordt gebruikt, bijvoorbeeld op twee computers tegelijk.

7. Gebruik meer informatieve meldingen

Veel messengers gebruiken meerdere statussen voor berichten tegelijk: "Verzonden", "Bezorgd", "Gelezen". Op sommige plaatsen, zoals Facebook, worden pictogrammen gebruikt om deze meldingen weer te geven.

Voor de Gmail-service is er een vergelijkbare oplossing - Sidekick. Dit is een goede applicatie voor degenen die op zoek zijn naar een baan, of degenen wiens activiteiten gerelateerd zijn aan verkoop: het is erg handig om de statussen van uw verzonden e-mails te krijgen.

Nu weet je iets meer over de veiligheid en tijdwinst bij het werken met Gmail. We hopen dat het advies van een ervaren specialist u zal helpen productiever te worden.