5 tips om je werkdag te organiseren

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Simpele trucs die je zullen redden als je constant nergens tijd voor hebt.

1. Prioriteren

Er is een zeer eenvoudige maar effectieve manier om uw zaken te categoriseren op urgentie en belangrijkheid. Dit is een circuit dat de Eisenhower Matrix wordt genoemd. Het werd uitgevonden door Dwight D. Eisenhower, de Amerikaanse president, generaal van het Amerikaanse leger en gewoon een zeer productief persoon.

Ik heb twee soorten dingen: urgent en belangrijk. Belangrijke zaken zijn zelden urgent en urgente zaken zijn zelden belangrijk.

Dwight D. Eisenhower

De Eisenhower Matrix heeft vier secties. Op de horizontale as staat de urgentie van de zaak, op de verticale as het belang. Met de matrix kunt u eenvoudig al uw taken indelen in categorieën: "Niet-dringend en niet belangrijk", "Dringend maar niet belangrijk", "Belangrijk en niet-dringend" of "Dringend en belangrijk".

Probeer prioriteit te geven aan de Eisenhower-matrix en je zult versteld staan hoeveel tijd je besteedt aan dringende maar niet erg belangrijke dingen. Bijvoorbeeld eindeloze berichten van collega's of telefoontjes die je alleen maar afleiden van urgente taken.

Maak tijd voor de juiste dingen. Als er iets belangrijks en dringends is, doe het dan onmiddellijk. Plan belangrijke, maar niet dringende taken, schat de geschatte tijd voor voltooiing ervan in en beslis wanneer u het gaat doen. Onbelangrijke maar dringende zaken kunnen aan iemand anders worden gedelegeerd. Stel niet-dringende en onbelangrijke taken uit tot later of weiger ze helemaal.

2. Maak tijd voor diepgaand werk

Durfkapitalist Sam Altman zei ooit: "Digitale afleiding is een van de grootste psychologische problemen van onze tijd." Denk maar aan: we checken onze smartphones gemiddeld 50 keer per dag. En volgens de wetenschapper en schrijver Cal Newport belemmert dit ons vermogen om helder te denken en creatief te zijn aanzienlijk.

In zijn “Werken met het hoofd. Patronen van succes van een IT-specialist "hij introduceert het concept van" Deep Work ". Dit soort werk impliceert volledige concentratie en onderdompeling in een specifieke taak. Geen afleiding - maximale inspanning en concentratie. Dit is de enige manier om echt moeilijke taken uit te voeren met het juiste kwaliteitsniveau.

Newport haalt de tactieken aan die werden gebruikt door zijn collega, professor Adam Grant van de Universiteit van Pennsylvania. Hij wijdt het herfstsemester aan lesgeven, en het voorjaar en de zomer aan onderzoek, en combineert die twee nooit. Tijdens intensief onderzoek stelt de professor zich bloot aan volledige isolatie, zodat de studenten zich niet met hem bemoeien.

Het is waarschijnlijk dat je niet de mogelijkheid hebt om dezelfde weg te gaan en je maandenlang te verbergen voor bronnen van irritatie. Laat je niet ontmoedigen: je hoeft je niet een heel semester in "deep work" te verdiepen. Newport stelt uw eigen planning samen op basis van uw persoonlijke voorkeur.

Bepaal op welk moment je je het meest energiek en alert voelt, en doe precies dan het moeilijkste werk, zet je smartphone uit en weiger om je e-mail te checken. Newport begint bijvoorbeeld zelf vroeg in de ochtend te werken, maar doet dat nooit na 17.30 uur.

3. Schat vergadertijden

Paul Graham, mede-oprichter van de startup incubator Y Combinator, dat er twee soorten werkschema's zijn: het "manager"-schema en het "creator"-schema.

De eerste optie is voor organisatoren en bazen. Volgens hen is de werktijd gemakkelijk te beheren. U moet de dag verdelen in intervallen van een uur. En als er een nieuwe taak verschijnt, trek je er gewoon een paar uur voor uit en markeer je deze in de organisator. Dus als de "manager" een tijd moet plannen voor een zakelijke bijeenkomst of brainstormsessie, kijkt hij in zijn agenda, zoekt hij een onbezet uur op en verzamelt hij zijn collega's.

Maar voor de 'makers' zijn zulke bijeenkomsten, zelfs die van tevoren gepland, een ramp. Creatieve mensen, programmeurs, schrijvers of kunstenaars verdelen hun agenda immers niet als 'managers'. Ze hebben meestal minstens een halve dag nodig om taken te voltooien, en in een uur zijn ze op zijn best alleen maar opgewarmd. En als de 'scheppers' midden in hun arbeidsactiviteit moeten losbreken en naar een ontmoeting met collega's moeten gaan, vallen ze uit hun ritme en dan is het erg moeilijk voor hen om terug te keren naar de taak.

Het schema van de manager en het schema van de maker werken op zichzelf prima. Maar wanneer ze elkaar kruisen, beginnen de problemen.

Paul Graham

Als u manager bent, informeer dan van tevoren bij uw ondergeschikten wanneer het beter is om gezamenlijke vergaderingen te organiseren om mensen niet op de meest ongelegen momenten van hun werk te onderbreken.

4. Beheers uw energieverbruik

Tony Schwartz en Jim Loer in Leven op volle kracht! beweren dat de belangrijkste hulpbron voor een productieve werknemer niet tijd is, maar energie. Je kunt een hele dag bezig zijn met een moeilijke taak, maar als je de fysieke en mentale kracht mist, sta je stil en doe je niets nuttigs. Maar als je genoeg interne energie hebt, kun je een moeilijke kwestie in een paar uur afhandelen en de rest van de dag aan iets eenvoudigers besteden.

Schwartz en Loer onderscheiden vier soorten energie: fysiek, emotioneel, mentaal en spiritueel. En als u er een mist, daalt uw productiviteit.

• Fysieke energie heeft rechtstreeks invloed op uw vermogen om op de omgeving te reageren en de juiste beslissingen te nemen. Gebrek aan deze hulpbron wordt geassocieerd met slechte voeding, gebrek aan slaap en vermoeidheid.
• emotionele energie beïnvloedt het vermogen om uw emoties goed te beheersen in stressvolle situaties.
• mentale energie stelt u in staat om u op één taak te concentreren en niet afgeleid te worden. Een persoon met een grote voorraad kan zich zelfs in een stressvolle situatie concentreren, wanneer iedereen om hem heen hem probeert af te leiden.
• Spirituele energie stelt u in staat om het doel in uw activiteiten te zien om de motivatie te behouden. Ze voedt enthousiasme, doorzettingsvermogen en betrokkenheid.

Om alle vier de indicatoren op het juiste niveau te houden, moet u goed eten, voldoende slapen en bewegen (beweging stimuleert de hersenactiviteit). En gebruik eenvoudige technieken om energie aan te vullen.

Het leven is geen marathon. Het leven is een aaneenschakeling van sprints.

Tony Schwartz

Een goede methode om af te wisselen tussen volledige onderdompeling en korte rust is de Pomodoro techniek, die perfect past bij Cal Newport's concept van Deep Work. Het principe is simpel: we meten 25 minuten met een timer en doen al die tijd één belangrijke taak zonder afleiding. Dan - een pauze van 5 minuten. Gedurende deze tijd vullen we energie aan. Daarna herhalen we de cyclus nog vier keer en nemen we een lange pauze van 20 minuten.

5. Eet kikkers als ontbijt

Het is iedereen ooit zo overkomen: je komt een taak tegen die je moet voltooien, maar die je echt niet wilt doen. Je begint het uit te stellen, en naarmate de deadline nadert, hangt het meer en meer boven je hoofd, leidt het je af van andere dingen en maakt je je weer zorgen.

De populaire schrijver Brian Tracy noemt deze problemen 'kikkers'. En hij raadt aan ze niet uit te stellen tot later, maar ze zo vroeg mogelijk te doen.

Als je 's ochtends een kikker eet, belooft de rest van de dag heerlijk te worden, aangezien het ergste voor vandaag voorbij is.

Mark Twain

Nadat je een moeilijke taak hebt gedaan, zul je voldoening voelen, een boost van positieve energie krijgen voor de rest van de dag en kun je met een zuiver geweten doorgaan naar de volgende items op je lijst.