12 regels voor zakelijke etiquette die velen buiten het medeweten van zichzelf overtreden

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Controleer welke u precies volgt en welke de moeite waard zijn om op te letten.

1. Groet

Dit is niet alleen beleefd, maar ook nuttig bij het opbouwen van een goede relatie. Vaak is een simpele begroeting of zelfs een knikje met een glimlach voldoende. Maar je kunt nog een paar woorden toevoegen, dan zal de persoon je vriendelijk vinden en je beter onthouden. Je kunt bijvoorbeeld complimenten of opmerkingen maken over je omgeving: het weer, het kantoor of een boek op het bureau van een collega.

Stel open vragen om het gesprek voort te zetten. Ze vereisen een meer gedetailleerd antwoord dan ja en nee. Maar vergeet de tact niet. Als je kunt zien dat iemand haast heeft of nu niet geneigd is om te praten, kun je hem beter geen gesprek opdringen.

2. Schud handen en kijk in de ogen

Handen schudden is een universeel gebaar van begroeting in een zakelijke omgeving. Het moet matig sterk zijn, dit wordt als een positief kenmerk beschouwd. Tijdens de handdruk is het gebruikelijk om in de ogen te kijken, anders kan het lijken alsof de persoon iets verbergt.

3. Houd rekening met namen

Tijdens het daten moet je goed luisteren naar hoe de persoon zichzelf voorstelt. Als je niet kunt horen of begrijpen hoe zijn naam wordt uitgesproken, is het beter om het eerlijk toe te geven en hem te vragen het te herhalen. Hoogstwaarschijnlijk, als de naam van de gesprekspartner ongebruikelijk of moeilijk uit te spreken is, is hij hier al aan gewend.

Maar het verdraaien van namen voor de grap of het verzinnen van bijnamen voor collega's is ongepast. Je moet ze aanpakken zoals ze verschijnen.

Als je het moeilijk vindt om namen te onthouden, vooral bij evenementen waar je veel nieuwe mensen ontmoet, probeer dan hun naam drie of vier keer te herhalen met elke persoon. Niet op een rij, anders ziet het er vreemd uit.

4. Introduceer gesprekspartners

Als je een gesprek aangaat met iemand en met jou een persoon die je gesprekspartners niet kennen, stel hem dan zeker voor. Voeg wat andere informatie toe aan de naam, zoals wat hij doet. Dit is een uiting van hoffelijkheid voor alle aanwezigen, en uw metgezel zal zich meer op zijn gemak voelen.

5. Controleer berichten op fouten voordat ze worden verzonden

Een belangrijk deel van de zakelijke communicatie vindt tegenwoordig schriftelijk plaats en elk bericht vormt een mening over de afzender als professional. Daarom moet je goed opletten wat je hebt geschreven en moet je de tekst controleren op fouten en typefouten voordat je deze indient. Zo voorkom je vervelende situaties en misverstanden.

6. Respecteer de tijd van iemand anders

Het is belangrijk om altijd op tijd te komen en de deadline te halen, en als je te laat bent, waarschuw dan voor de vertraging.

Als je het moeilijk vindt om in te schatten hoeveel tijd het je aan een taak zal kosten, begin dan regelmatig met het controleren van je planning. Noteer hoeveel u verschillende dingen doet, en geleidelijk aan zult u uw schema competenter kunnen beheren.

7. Houd de werkplek schoon

Zijn toestand tast het professionele imago van een individuele werknemer aan, en als de werkplek wordt gezien door klanten, dan het imago van het hele bedrijf.

Bergen ongewassen mokken, wat papieren en aantekeningen op tafel zijn niet goed. Mensen om je heen vragen zich misschien af of iemand zijn werk doet als hij zijn bureau niet eens kan opruimen.

8. Wees voorzichtig met plaatsen en voorwerpen van algemeen gebruik

Als je op kantoor werkt, is de kans groot dat je keuken, kantoorbenodigdheden of apparaten moet delen met je collega's. Het zal voor iedereen prettiger zijn als je bedenkt dat deze dingen veel voorkomen en er zorgvuldig mee omgaat. En als iedereen afval achter zichzelf begint weg te gooien, keer dan terug naar de plek waar hij een tijdje heeft gebruikt om te gebruiken, en haal geen producten van andere mensen uit de koelkast.

9. Praat niet te veel over je leven, maar wees ook niet helemaal gesloten

Bijna iedereen op kantoor hoeft iets te weten over iemands persoonlijke problemen of dat gekke feestje dat iemand in het weekend heeft gegeven. Vermijd ook het aanraken van onderwerpen die veel controverse kunnen veroorzaken, zoals religie en politiek.

Maar als je helemaal niets over jezelf zegt, kunnen collega's dat als een teken van arrogantie of overdreven kilheid beschouwen. Een goede optie zou zijn om je hobby's (zonder onnodige details) of indrukken van een recente reis te delen, of een film of boek aan te bevelen dat je leuk vindt.

10. Houd rekening met de werkstijl van anderen

Sommige mensen werken graag in volledige stilte, terwijl anderen genieten van luide muziek. Terwijl u uzelf een comfortabel werkschema biedt, moet u de behoeften van uw collega's respecteren. Als je bijvoorbeeld muziek nodig hebt om je te concentreren, zet dan een koptelefoon op en als je het licht aan of uit moet doen, vraag dan eerst of het anderen hindert.

11. Praat niet te hard

Het is belangrijk om te onthouden dat andere mensen aan het werk zijn. Maar voor degenen die van nature een sonore of rollende stem hebben, of degenen die de neiging hebben om over te schakelen naar een verhoogde toon wanneer het gesprek geanimeerd is, kan het moeilijk zijn. Ze moeten zichzelf er vaker dan anderen aan herinneren dat deze manier van spreken afleidend en vervelend kan zijn. En als er een vergadering is in het volgende kantoor of een collega aan het telefoneren is met een klant, is een luide stem die over iets anders praat vooral ongepast.

12. Verwijder de telefoon tijdens communicatie

In veel situaties is het gewoon onbeleefd om in het bijzijn van andere mensen naar je telefoon te kijken. Als iemand bijvoorbeeld bij een vergadering zit, met een klant of collega praat zonder de telefoon los te laten, lijkt hij te zeggen dat het onderwerp van het gesprek en de gesprekspartner niet belangrijk voor hem zijn en zijn tijd niet verdienen. Leg je telefoon dus weg en zet het geluid uit bij belangrijke vergaderingen.