12 eenvoudige trucs om dingen sneller gedaan te krijgen in Excel

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-13 02:34

Snel gegevens toevoegen, een slimme tabel maken of een niet-opgeslagen bestand opslaan.

1. Voeg snel nieuwe gegevens toe aan de grafiek

Als er nieuwe gegevens op het blad verschijnen voor het geplotte diagram, dat moet worden toegevoegd, dan kunt u eenvoudig een bereik met nieuwe informatie selecteren, het kopiëren (Ctrl + C) en het vervolgens rechtstreeks in het diagram plakken (Ctrl + V).

2. Flitsvulling

Stel je hebt een lijst met volledige namen (Ivanov Ivan Ivanovich), die je moet omzetten in afgekorte namen (Ivanov I. I.). Om dit te doen, hoeft u alleen maar met de hand de gewenste tekst in de aangrenzende kolom te schrijven. Op de tweede of derde regel zal Excel proberen onze acties te voorspellen en de verdere verwerking automatisch uit te voeren. Het enige wat u hoeft te doen is op de Enter-toets te drukken om te bevestigen, en alle namen worden onmiddellijk geconverteerd. Op dezelfde manier kunt u namen uit e-mail extraheren, namen uit fragmenten plakken, enzovoort.

3. Kopieer zonder formaten te breken

U kent waarschijnlijk de magische markering voor automatisch aanvullen. Dit is een dun zwart kruis in de rechterbenedenhoek van de cel, waaraan u de inhoud van een cel of een formule tegelijkertijd naar meerdere cellen kunt kopiëren. Er is echter één onaangename nuance: dergelijk kopiëren schendt vaak het ontwerp van de tabel, omdat niet alleen de formule wordt gekopieerd, maar ook het celformaat. Dit kan worden vermeden. Onmiddellijk nadat u aan het zwarte kruis hebt getrokken, klikt u op de slimme tag - een speciaal pictogram dat in de rechterbenedenhoek van het gekopieerde gebied verschijnt.

Als u de optie Opvullen zonder opmaak selecteert, kopieert Excel uw formule zonder opmaak en zal de lay-out niet bederven.

4. Gegevens uit een Excel-spreadsheet op een kaart weergeven

In Excel kunt u snel uw geodata weergeven op een interactieve kaart, zoals verkopen per stad. Ga hiervoor naar de Office Store op het tabblad Invoegen en installeer vanaf daar de Bing Maps-plug-in. Dit kan vanaf de site door op de knop Nu downloaden te klikken.

Nadat u een module hebt toegevoegd, kunt u deze selecteren in de vervolgkeuzelijst Mijn apps op het tabblad Invoegen en op uw werkblad plaatsen. Het blijft om uw cellen met gegevens te selecteren en op de knop Locaties weergeven in de kaartmodule te klikken om onze gegevens erop te zien. Indien gewenst kunt u in de plug-in-instellingen het type diagram en de kleuren selecteren om weer te geven.

5. Spring snel naar het gewenste blad

Als het aantal werkbladen in het bestand meer dan 10 is, wordt het moeilijk om er doorheen te navigeren. Klik met de rechtermuisknop op een van de bladtabbladen in de linkerbenedenhoek van het scherm. De inhoudsopgave verschijnt en u kunt direct naar elk gewenst blad springen.

6. Converteer rijen naar kolommen en vice versa

Als je ooit met de hand cellen van rijen naar kolommen hebt moeten verplaatsen, dan zul je de volgende truc waarderen:

1. Markeer het bereik.
2. Kopieer het (Ctrl + C) of selecteer "Kopiëren" (Kopiëren) door met de rechtermuisknop te klikken.
3. Klik met de rechtermuisknop op de cel waarin u de gegevens wilt plakken en selecteer een van de opties Plakken speciaal in het contextmenu - het pictogram Transponeren. Oudere versies van Excel hebben dit pictogram niet, maar u kunt het probleem oplossen door Plakken speciaal (Ctrl + Alt + V) te gebruiken en de optie Transponeren te kiezen.

7. Vervolgkeuzelijst in een cel

Als het in een cel verondersteld wordt strikt gedefinieerde waarden in te voeren uit de toegestane set (bijvoorbeeld alleen "ja" en "nee" of alleen uit de lijst met bedrijfsafdelingen enzovoort), dan kan dit eenvoudig worden georganiseerd met de vervolgkeuzelijst.

1. Selecteer een cel (of een celbereik) die een dergelijke beperking zou moeten hebben.
2. Klik op de knop "Validatie" op het tabblad "Gegevens" (Gegevens → Validatie).
3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst "Type" (Toestaan) de optie "Lijst" (Lijst).
4. Geef in het veld "Bron" het bereik op met de referentievarianten van de elementen, die vervolgens wegvallen bij het typen.

8. Slimme tafel

Als je een bereik met gegevens selecteert en op het tabblad "Start" klikt op "Opmaak als tabel" (Home → Opmaak als tabel), dan wordt onze lijst omgezet in een slimme tabel die veel nuttige dingen kan doen:

1. Rekt automatisch uit wanneer er nieuwe rijen of kolommen aan worden toegevoegd.
2. De ingevoerde formules worden automatisch gekopieerd naar de hele kolom.
3. De kop van zo'n tabel wordt automatisch vastgezet tijdens het scrollen en bevat filterknoppen voor filteren en sorteren.
4. Op het verschenen tabblad "Ontwerp" in zo'n tabel kunt u een rij totalen toevoegen met automatische berekening.

9. Sparklines

Sparklines zijn miniatuurdiagrammen die in cellen zijn getekend en die de dynamiek van onze gegevens visualiseren. Om ze te maken, klikt u op de knop Lijn of Kolommen in de groep Sparklines op het tabblad Invoegen. Geef in het geopende venster het bereik op met de oorspronkelijke numerieke gegevens en de cellen waar u de sparklines wilt weergeven.

Nadat u op de knop "OK" hebt geklikt, maakt Microsoft Excel ze in de opgegeven cellen. Op het tabblad "Ontwerp" dat verschijnt, kunt u hun kleur, type verder aanpassen, de weergave van minimum- en maximumwaarden inschakelen, enzovoort.

10. Herstel niet-opgeslagen bestanden

Stel je voor: je sluit het rapport waarmee je de laatste helft van de dag hebt gerommeld, en in het dialoogvenster dat verschijnt "Wijzigingen opslaan in bestand?" plotseling om de een of andere reden drukt u op "Nee". Het kantoor kondigt je hartverscheurende schreeuw aan, maar het is te laat: de laatste paar werkuren zijn door het putje gegaan.

In feite is er een kans om de situatie recht te zetten. Als je Excel 2010 hebt, klik dan op "Bestand" → "Recent" (Bestand → Recent) en zoek de knop "Niet-opgeslagen werkmappen herstellen" in de rechterbenedenhoek van het scherm.

In Excel 2013 is het pad iets anders: Bestand → Details → Versiebeheer → Bestand - Eigenschappen - Niet-opgeslagen werkmappen herstellen.

Open in volgende versies van Excel Bestand → Info → Werkmapbeheer.

Een speciale map uit de ingewanden van Microsoft Office wordt geopend, waar tijdelijke kopieën van alle gemaakte of gewijzigde, maar niet-opgeslagen boeken in een dergelijk geval worden opgeslagen.

11. Vergelijking van twee bereiken voor verschillen en toevalligheden

Soms moet u, wanneer u in Excel werkt, twee lijsten vergelijken en snel items vinden die er hetzelfde of verschillend in zijn. Dit is de snelste, meest intuïtieve manier om dit te doen:

1. Selecteer beide vergeleken kolommen (houd de Ctrl-toets ingedrukt).
2. Selecteer het tabblad Start → Voorwaardelijke opmaak → Celregels markeren → Dubbele waarden.
3. Selecteer de optie Uniek in de vervolgkeuzelijst.

12. Selectie (aanpassing) van rekenresultaten voor de gewenste waarden

Heb je ooit de invoerwaarden in je Excel-berekening aangepast om de gewenste uitvoer te krijgen? Op zulke momenten voel je je als een doorgewinterde artillerist: slechts een paar dozijn iteraties van "undershoot - overflights" - en hier is hij dan, de langverwachte hit!

Microsoft Excel kan dit sneller en nauwkeuriger voor u doen. Om dit te doen, klikt u op de knop "Wat als" op het tabblad "Gegevens" en selecteert u de opdracht "Parameterselectie" (Invoegen → Wat als analyse → Doel zoeken). Geef in het venster dat verschijnt de cel op waar u de gewenste waarde, het gewenste resultaat en de invoercel die moet worden gewijzigd, wilt selecteren. Nadat u op "OK" heeft geklikt, voert Excel maximaal 100 "shots" uit om het vereiste totaal te vinden met een nauwkeurigheid van 0,001.