Hoe maak je een schema voor elke dag en verbreek je het nooit

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Tijd is ongetwijfeld de meest waardevolle hulpbron die we bezitten. Daarom zijn tijdmanagementvaardigheden van cruciaal belang. Maar een goede planning maken is niet genoeg. Deze tips helpen je om het zo samen te stellen dat je de gevestigde orde niet wilt doorbreken.

Uw welzijn, productiviteit, goed humeur hangt af van hoe u uw tijd beheert. Gebruik deze tips en maak een schema dat bijna een doodzonde zou zijn om te doorbreken.

1. Je moet ononderbroken werken

Als u zich voornamelijk bezighoudt met intellectueel werk (u bent bijvoorbeeld ontwerper, ingenieur, schrijver, wetenschapper), moet u zich concentreren op de taak die voor u ligt en de zogenaamde flow opvangen. Om goed en productief te werken, laat u in het schema duidelijke intervallen achter waarin u niet wordt afgeleid, onderbroken of uw werkplek verlaat. Gebruik deze tijdvensters alleen voor werk.

De optimale hoeveelheid tijd is eenvoudig te berekenen volgens de regel die is voorgesteld door Facebook-manager David Gillis.

Uw wekelijkse schema moet ten minste zes gaten bevatten, ten minste drie en een half uur lang, strikt gereserveerd voor non-stop werk.

Het is moeilijk, maar het is noodzakelijk om ernaar te streven. Kortom, je moet elke dag drie en een half uur werken tot de lunch. En zoek een dag waarop je drie en een half uur non-stop en 's middags werkt.

Bekijk je schema. Is er een plaats om deze regel te implementeren? Als er geen ruimte is, heb je een probleem. En je moet het dringend oplossen.

Wat gebeurt er als u zich niet aan deze regel houdt?

• Je zult niet productief zijn.
• Je zult je werk na sluitingstijd of 's nachts moeten beëindigen of je weekenden eraan moeten besteden.

In deze staat houd je het natuurlijk niet lang vol. Dus probeer je schema te herschikken om aan de regel te voldoen. Om dit te doen, kunt u:

• verplaats vergaderingen zodat ze u niet van uw werk afleiden;
• zoek een dag waarop er geen vergaderingen, geen vergaderingen, geen planningsvergaderingen zijn;
• praat met je manager: hij staat zeker klaar om je dag te optimaliseren zodat je efficiënter werkt.

Als je eenmaal een schema hebt opgesteld dat deze tijdsblokken strikt definieert, behandel het dan alsof het oma's sieraden zijn. Heilige koe. Collectie wijnfles.

Om het gemakkelijker te maken om het nieuwe schema te volgen, leg aan jezelf uit waarom je het nodig hebt. Stel een doel voor jezelf. Zeg bijvoorbeeld: "Ik wil een project over een week afronden."

Het zal voor u gemakkelijk en prettig zijn om te werken. Zoek een comfortabele plek, zet meldingen op je telefoon uit, drink een kop koffie. Vang de stroom en word betrokken bij het proces.

2. Bekijk je schema wekelijks

Bepaal je prioriteiten

Je planning zou een periode van 30 minuten moeten hebben, gepland voor maandag. Gebruik deze tijd om je agenda voor de komende week te herzien. Bepaal welke drie hoofddoelen je in de komende zeven dagen moet bereiken. Wat zijn uw prioriteiten?

Check zeker alle afspraken voor deze week. Ze mogen werktijdblokken niet onderbreken.

• Als je wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een evenement waar je niets van af weet, schrijf dan naar de organisator en vraag naar het programma van het evenement.
• Als u een afspraak heeft met een persoon, maar u heeft deze keer niets te bespreken, annuleer deze dan.
• Als je een vergadering of presentatie hebt gepland, plan dan ook wat voorbereidingstijd in.
• Als er geen vergadering is gepland, maar u heeft een paar belangrijke vragen voor een persoon of team, plan dan een vergadering, vergadering of in ieder geval een telefoontje.

Actief plannen is niet eenvoudig. Maar in ruil daarvoor krijgt u zeven dagen lang het prettige gevoel van volledige controle over uw tijd.

3. Vraag jezelf af of dit is hoe je in deze vergadering moet zijn

Vergaderingen, vergaderingen, presentaties - dit alles slokt veel van uw tijd op. Meestal zijn dergelijke evenementen onhandig gepland en volledig ineffectief. Waarom zijn ze überhaupt nodig?

Waarom verschijnen we op hen?

• We willen de ander niet van streek maken. Hij heeft een afspraak voor je gemaakt, wat betekent dat hij iets moet bespreken. Met tegenzin stem je ermee in om naar de vergadering te komen en je belangrijke zaken op te offeren.
• Wij voelen ons betrokken bij het proces. Als het hele team bijvoorbeeld samenkomt om een project te bespreken, heb je het gevoel dat je zeker moet komen. Anders zullen uw collega's denken dat u niet zo toegewijd bent als anderen.
• Het verlangen om op de hoogte te zijn. Als de vergadering belangrijk lijkt (er is bijvoorbeeld iemand van de directie aanwezig of er staat een noodlottig besluit op stapel), dan wil je daar natuurlijk bij zijn.

Uw efficiëntie zou zelfs hoger kunnen zijn als u op de werkplek bleef en niet loskwam van het proces. Hoe weet je welke bijeenkomst je moet bijwonen en welke je kunt overslaan? Gebruik deze regel.

U moet naar de vergadering komen als:

a) u er zeker van bent dat uw aanwezigheid de uitkomst van de vergadering zal beïnvloeden, b) u verhoogt uw efficiëntie door deze bijeenkomst.

Om te zien of uw aanwezigheid van invloed is op de uitkomst van de vergadering, vraagt u zich af of u over uw werk gaat praten of dat u in stilte wilt zitten. Wellicht is er iemand in de zaal die uw mening zelfverzekerder en beter kan uiten.

Om te zien of je na deze bijeenkomst effectiever zult zijn, kun je jezelf afvragen of je iets nieuws leert in deze bijeenkomst. Als je niets nieuws leert, geen vragen stelt, niet over je werk praat en daarom geen opbouwende kritiek verwacht, zal je effectiviteit waarschijnlijk niet toenemen.

Als u noch in het eerste, noch in het tweede geval voor uzelf kunt uitleggen waarom u naar deze bijeenkomst moet komen, sla deze dan over. Je tijd is beperkt en je moet elke minuut verstandig gebruiken.

4. Maak uw vergaderingen effectief

Bepaalde vergaderingen en afspraken kunnen efficiënter en productiever zijn. Controleer of je werkevenement aan deze criteria voldoet en beantwoord een paar vragen.

• Er is een duidelijke agenda en doel van de vergadering. Zo niet, vraag de organisator dan om aan het einde van de vergadering precies aan te kondigen wat er moet worden bereikt.
• Zijn degenen die niet aanwezig zijn bij de vergadering aanwezig? Hoe groter de planningsvergadering, hoe meer het elk teamlid kost, hoe meer vaardigheden en capaciteiten er van de leider worden vereist.
• Kunt u een grote vergadering opsplitsen in meerdere kleinere vergaderingen? Zo zal het hele team tijdens de vergadering aan het werk zijn, hun mening geven en het uitgevoerde werk bespreken.
• Gaat de discussie opzij? Houd de tijd bij: wanneer het gespreksonderwerp verandert, is het gemakkelijk om afgeleid te worden en te vergeten hoeveel minuten er nog over zijn tot het einde van de vergadering. Sta jezelf niet toe om je kostbare tijd zo gedachteloos te verspillen. Herinner uw collega's eraan: "We hebben nog 10 minuten en we hebben een paar zaken niet besproken."

5. Laat tijd over voor studie en creativiteit

Niet alle belangrijke taken hoeven dringend te worden voltooid. Maar zorg ervoor dat u een tijd plant voor deze activiteiten.

Laat, afhankelijk van welk doel je jezelf stelt, een raam open voor studie, creativiteit of het zoeken naar inspiratie. Het kan vrij klein zijn - slechts een paar uur. Maar over een paar jaar zul je jezelf bedanken voor deze gelukkige uren. Zelfs zo'n kleine investering zal in de toekomst winst opleveren.

Ik hou bijvoorbeeld heel erg van tekenen en ik geloof dat deze vaardigheid niet verloren kan gaan. Daarom zijn er in mijn schema twee uur alleen voor tekenen. Ik schilder op zondag, de minst drukke dag op mijn schema. Dit is genoeg om plezier te hebben en niet te vergeten hoe je een borstel in je handen houdt.

6. Onthoud: je moet alles doen wat je hebt gepland

Of je het nu leuk vindt om te doen of niet.

Ik ben echt dol op de dubbele cheeseburger, maar ik eet het veel minder vaak dan salades, ontbijtgranen en soepen. Simpelweg omdat het niet gezond en sterk is om altijd dubbele cheeseburgers te eten. Soms is het erg moeilijk om jezelf te dwingen de juiste voeding te eten. Maar deze zwakheden moeten worden overwonnen, want het is goed voor je gezondheid.

Hetzelfde geldt voor je agenda. Doe waar je van houdt. Doe niet zozeer wat je leuk vindt, maar wat goed is voor jou, je carrière, gezondheid, ontwikkeling. De items in je agenda zijn niet voor niets verschenen: we hebben al het overbodige weggegooid, er is alleen dat wat je zal helpen beter te worden.

Nu kan het schema niet worden geschonden.