"GTD werkt zelfs in de ruimte." Lifehacker's interview met productiviteitsvader David Allen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

David Allen, auteur van How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, door Time Magazine uitgeroepen tot het beste zakelijke boek van het decennium, vertelde Lifehacker wat GTD is en wie het nodig heeft, hoe je een boek schrijft en niet dronken wordt en hoe complexe taakstructuren uw leven gemakkelijker kunnen maken.

Vierendertig jaar geleden realiseerde David Allen zich dat je mensen advies kunt geven en er goed geld mee kunt verdienen - hij opende zijn eigen adviesbureau en ontwikkelde het systeem Getting Things Done, waarmee je tussen zaken kunt manoeuvreren en tijd vrijmaakt voor wat je geniet er echt van. Sindsdien zijn onder zijn klanten astronauten op het ISS, rockmuzikanten en CEO's van grote bedrijven, en Forbes heeft hem opgenomen in de top 5 van beste zakelijke coaches in de Verenigde Staten.

GTD is een vrij eenvoudige techniek om je eigen efficiëntie te verhogen, die in het beginstadium zeer serieuze discipline vereist. Volgens GTD moet je, om één ding met succes te doen, je hoofd vrijmaken van alle andere taken en je erop concentreren. Dat wil zeggen, in plaats van de geest bezig te houden met het onthouden van alle komende zaken, worden taken vastgesteld in overeenstemming met een bepaald systeem.

David, vertel ons over je publiek. Wie moet uw advies opvolgen en het GTD-systeem naleven?

- GTD is voor iedereen even relevant, maar degenen die het echt gebruiken, zijn niet verenigd volgens sociale, leeftijds- of geografische principes - het zijn mensen met een bepaalde mentaliteit. Iedereen die interesse heeft in GTD, merkt na 18 maanden hoe hun leven ten goede verandert. In feite kan het systeem even effectief werken voor zowel tieners als CEO's van grote bedrijven, of het kan voor hen even nutteloos zijn.

Gebruik je alles wat je aanbeveelt?

- Ja, anders kan ik het gewoon niet aan - alles loopt uit de hand voor mij. Het beeld van een surfer op een board, op een grote golf, komt bij me op. Je hebt waarschijnlijk al gemerkt dat ze met een speciale riem aan het bord zijn vastgemaakt. Waarvoor? Om na een val snel terug te kunnen keren naar het board. Wat GTD leert, is om op de golf te zijn, creatief en productief te zijn. Maar zelfs de meest effectieve mensen laten zichzelf uit de hand lopen. Val je niet periodiek van het bord, dan kies je voor te simpele golven. GTD stelt u in staat om te beseffen dat u uit een productieve toestand bent gestapt en er snel weer naar terugkeert.

Wanneer u een nieuw bedrijf aanneemt, abonneer u dan op een ongebruikelijke taak - u kunt gemakkelijk van het bord worden gewassen. Daar is niets mis mee, maar met een gestructureerde aanpak weet je wat je moet aanpakken en hoe je uit het water komt.

Met welke problemen komen ze het vaakst, waar klagen ze over?

- Meestal wenden mensen zich tot vanwege stress, een algemene staat van angst als gevolg van hersencongestie. Te weinig tijd en te veel te doen. Maar in feite zit het probleem niet in de tijd, maar in het feit dat mensen meer mentale ruimte willen, creatiever willen zijn en doen wat ze leuk vinden.

De meest ongewone gevallen?

“We hebben astronauten gecoacht toen ze op het ruimtestation waren. Onder hen was Catherine Coleman, een van de eerste vrouwelijke astronauten. Dit waren interessante sessies, omdat we moesten onderbreken toen ze aan de andere kant van de planeet was, en dan terugkwamen op het gesprek toen ze weer contact had.

Waar ben je het meest trots op?

- Het schrijven van mijn eerste boek, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, kostte mij enorm veel tijd en moeite. Ik werd praktisch een alcoholist terwijl ik een boek schreef over hoe je stressvrij kunt leven. Maar toen werkte ik fulltime en kon ik me geen aparte tijd veroorloven om het boek voor te bereiden. Het belangrijkste was dat ik niet zeker wist of ik de in 25 jaar verzamelde kennis op zo'n manier zou kunnen overdragen dat het mensen echt zou helpen. We ontvangen nog regelmatig brieven van dankbare lezers, maar er is één probleem: na het lezen van sommige mensen worden ze overspoeld met informatie, omdat ik in het boek alles heb opgenomen wat de mensheid nodig zou kunnen hebben voor het geval ik door een bus zou worden aangereden.

Wat is het verschil tussen GTD en standaard dagelijkse takenlijsten? We schrijven bijna allemaal elke dag zulke lijsten, en soms duurt het langer om een lijst samen te stellen dan om hem te verwijderen

- Vaak registreren mensen alleen de belangrijkste dingen, en honderden gevallen die niet zo belangrijk zijn, worden helemaal niet in aanmerking genomen. Mensen geloven dat als de zaak niet belangrijk is, het mogelijk is om het niet op te schrijven, maar alleen zulke kleine taken, die door het hoofd scrollen, een aanzienlijk deel van de hulpbronnen van de hersenen gebruiken.

Om vrij te zijn en je te kunnen concentreren op de belangrijkste zaken, moet je alles wat niet zo belangrijk is wegdoen.

Ja, maar dingen kunnen zo onbeduidend zijn dat het langer duurt om ze op te schrijven dan om ze uit te voeren

- Maar als u ze niet meteen doet, zullen ze u lastig vallen en u zult er herhaaldelijk op terugkomen. Hoe vaak wil je jezelf eraan herinneren om voer voor je kat te kopen? Of dat je je zus moet bellen? Elke keer dat je zelfs de kleinste taak bedenkt, moet je een notitieboekje pakken en het opschrijven, tenzij je van plan bent deze taak nu te voltooien.

Hoeveel van dergelijke lijstcategorieën heeft u?

- Om eerlijk te zijn, ik herinner het me niet - eens kijken. Er zijn er in totaal ongeveer 20, maar er zijn ongeveer acht directe herinneringen voor actie.

Ik heb een categorie "Projecten", "Gesprekken" - taken worden hier opgeslagen, volgens welke de volgende stap zou zijn om een onderwerp met iemand anders te bespreken.

Dan zijn er "Oproepen", gevolgd door "Dingen die ik op mijn computer moet doen" en, let op, degenen die geen internet nodig hebben. Ik heb veel vluchten en niet alle vliegtuigen hebben wifi, en daarom is dit de enige lijst waarmee ik kan werken.

De volgende categorie is “Werken op een aangesloten computer”. Nou, alles is duidelijk. Ik heb ook een lijst met "teksten schrijven", dit is ook werken op een computer, maar het vereist een heel andere staat, in een bepaalde stemming en context.

"Omzet" - vragen die onderweg kunnen worden opgelost. "Thuis" - de acties die ik moet doen terwijl ik thuis ben.

Ik heb ook zo'n lijst, ik noemde het "Surfen". Dit zijn allerlei grappige of leerzame video's, bijvoorbeeld katten die piano spelen, in het algemeen video's die naar mij zijn gestuurd of die ik tegenkwam. Ik kijk er bijna nooit, maar als ik de verbinding, de tijd en het verlangen heb, kan ik er in principe wel weer naar terug.

En hier is een lijst met "Vragen waarop ik wacht op informatie of acties van andere mensen." En natuurlijk is de kalender het belangrijkste skelet of landschap van mijn leven. Stel je voor dat je al deze dingen op één lijst zet - er zal echte verwarring zijn. Daarom heb ik een complexere structuur gemaakt om het te vereenvoudigen. Als ik vandaag maar een paar vrije minuten heb, vergeet ik waarschijnlijk de creatieve teksten die ik moet schrijven. Als ik niet thuis ben, heeft het geen zin om naar de lijst Thuis te kijken. Ik heb alles gesorteerd om niets te vergeten en mijn mentale ruimte niet te verspillen aan het onthouden, terwijl ik me snel kon wenden tot taken waarvoor ik tijd heb.

Geeft u de voorkeur aan papieren media of elektronische toepassingen? Welk advies kun je geven?

- Om niets te vergeten, heb ik altijd een klein notitieboekje bij me, waar ik alles op noteer. Daarna voer ik alle taken in de computer in. Over het algemeen zal elke taakbeheerder het doen. Mensen proberen hun hoofd als kantoor te gebruiken, en alle lifehacks zijn in wezen versies van het uiterlijke brein. Hoe kan ik geschikte herinneringen maken om te zien wat ik moet doen op het moment dat ik het moet doen.

Het is aan jou om te beslissen of deze levensstijl bij je past, en GTD is eigenlijk geen systeem van technieken, maar een levensstijl waarin aan de ene kant alles duidelijk is geregeld en aan de andere kant de mogelijkheid is om ga halsstarrig in op wat je echt leuk vindt, en houd je hoofd niet bezig met wat papier kan bevatten.

U kunt meer lezen over GTD in de nieuwste editie van Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, die in september 2015 in Rusland verschijnt.