Wat is GTD en hoe werkt het?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Een kleine gids voor degenen die GTD uit de weg hebben gehoord, maar geen idee hebben hoe ze deze productiviteitsverhogende techniek moeten gebruiken.

Wat is GTD?

GTD (Getting Things Done) is een systeem van productief werk en het gelijknamige boek van businesscoach David Allen. Het belangrijkste doel is om tijd te hebben om te doen wat nodig is, maar meer tijd te besteden aan wat je plezier geeft.

Getting Things Done wordt in het Russisch vaak vertaald als "dingen op orde brengen", hoewel het nauwkeuriger zou zijn om "de dingen tot een goed einde te brengen". Mee eens, het is belangrijker om taken niet in lijsten te proppen, maar ze af te ronden. Om dit te doen, moet je lijsten maken, prioriteiten stellen en een planning maken.

En waarom is het nodig?

Als u werkt volgens de principes van GTD, wordt het voor u gemakkelijker om uw zaken te regelen. Het grote voordeel van deze techniek is immers dat informatie over al je taken op één plek is geconcentreerd, zodat je zonder aarzelen van de ene zaak naar de andere kunt gaan.

Wat is het verschil tussen een GTD en een takenlijst?

In de lijst noteren we meestal alleen de belangrijkste taken, en minder belangrijke, minder belangrijke taken noteren we niet. En tevergeefs. Ze scrollen door je hoofd, leiden je af van je werk en je efficiëntie daalt. Een van de belangrijkste principes van GTD is om absoluut alles vast te leggen. Dus je kunt je hersenen ontladen en al zijn bronnen gebruiken voor werk.

Is dit systeem precies geschikt voor mij?

GTD is relevant voor mensen met verschillende beroepen, leeftijd en sociale status. David Allen, die de principes van het systeem formuleerde, gaf cursussen aan ISS-astronauten, rockmuzikanten en leidinggevenden van grote bedrijven.

Zoals David Allen in een interview met Lifehacker zei, kan een systeem even effectief of even nutteloos zijn voor zowel een tiener als een CEO van een groot bedrijf. Je moet een bepaalde mindset hebben, graag systematiseren en plannen.

Oké, dus wat moet je precies doen?

Er zijn geen strikte regels in het GTD-systeem. Maar er zijn basisprincipes van werk:

1. Verzamel informatie en leg alles vast. Noteer taken, ideeën, repetitieve taken in een notitieboekje of app. In dit geval moet de lijst altijd binnen handbereik zijn, zodat u niet kunt zeggen: "Ik voeg dit later toe." Zelfs het kleinste en meest onbeduidende moet worden opgeschreven als je het nu niet doet.
2. Schrijf uitleg. Er mogen geen taken zijn zoals "Bereid je voor op vakantie". Splits grote gevallen op in specifieke haalbare acties (dien die en die documenten in bij het visumcentrum, koop een handdoek en zonnebril, download kaarten naar uw telefoon). Met een normale takenlijst besteden we meer tijd aan het decoderen dan aan het voltooien. En ja, als je kunt delegeren, delegeren.
3. Prioriteren. Geef voor elk item in de lijst een specifieke datum en vervaldatum op. Voeg indien nodig herinneringen toe. In feite werkt dit zowel met de lijst als met de kalender. In dit stadium moet u erop kunnen vertrouwen dat u zeker niets zult vergeten.
4. Werk uw lijsten bij. Takenlijsten raken snel verouderd: iets verliest zijn relevantie, iets wordt overgedragen naar de toekomst. Het systeem zou voor u moeten werken. Zorg daarom dat je altijd een lijst met specifieke acties bij de hand hebt, zodat je snel aan de slag kunt.
5. Actie ondernemen. Als alles geregeld is, kun je beginnen met het uitvoeren van je plannen. Kies een case uit de categorie die u nodig heeft, kijk welke specifieke acties van u worden verlangd en ga aan de slag. Zo kun je grote projecten realiseren.

Moeten alle dingen in één lijst worden vastgelegd?

Nee, het is beter om er meerdere samen te stellen, maar ze op één plek te bewaren. Houd bijvoorbeeld een paar lijsten bij voor elk werkproject, to-do-lijsten, to-do-lijsten, to-do-lijsten, lijsten met ideeën en mogelijke projecten in de toekomst - wat je maar kunt bedenken.

Zijn er speciale gereedschappen?

Van applicaties en webservices, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, elk notitieboek of gewoon bestand in Google Docs is voldoende. Als je gewend bent om aantekeningen op papier te maken, kun je het gebruiken.

Er zijn fans van bestandssystemen. Er wordt één gedeelde map op het bureaublad gemaakt, er worden verschillende thematische mappen in gemaakt en elk bevat de bijbehorende lijsten en benodigde materialen.

Kies in het algemeen wat voor u handig is.

De belangrijkste vereiste: de tool moet altijd binnen handbereik zijn, zodat je de taak van je hoofd naar papier of naar een applicatie kunt overbrengen. Bijvoorbeeld wanneer je baas naar je toe komt en een nieuwe taak toewijst, en op dat moment ben je met iets anders bezig.

Hoe haal je meer waarde uit GTD?

Elk productiviteitssysteem zal niet werken als het blind wordt toegepast. Om er het maximale uit te halen, past u het naar uw wens aan, en dan komt alles goed.

En ja, geen enkel systeem kan alles voor je doen, dus laat je niet te veel meeslepen met het maken van lijstjes, vergeet niet te handelen. GTD is een tool die je helpt om van stress af te komen en niets te vergeten. Maar hoe u uw tijd besteedt, is aan u.

Moet proberen. Wat valt er nog meer te lezen over dit onderwerp?

Natuurlijk, de boeken van David Allen: ze helpen zowel beginners als ervaren gebruikers om de filosofie van GTD te voelen, toe te passen in werk en privé, te leren hoe het in de praktijk te gebruiken.

• “Hoe je orde op zaken kunt stellen. De kunst van stressvrije productiviteit”.
• “Hoe je orde op zaken kunt stellen. Principes van een bevredigend en stressvrij leven”.
• “Hoe je snel orde op zaken kunt stellen. 52 Principes van stressvrije efficiëntie”.

En tot slot, om een zeer nauwkeurige uitspraak van David Allen te citeren:

Je geest is bedoeld om ideeën te creëren, niet om ze op te slaan.

Dus gebruik GTD, bedenk geweldige ideeën en breng ze tot leven.