David Allen: hoe u uw leven op orde kunt krijgen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

David vertelt over de informatiestroom om ons heen en hoe om te gaan met informatie-overloads, als die er echt zijn.

Ik wed, David, dat de meeste mensen die dit artikel lezen zich nu 24 uur per dag verzanden in zaken - mail, sms, telefoontjes. Heeft stress tegenwoordig andere vormen aangenomen?

Mensen voelen zich nu overweldigd omdat ze niet de echte stress ervaren die onze voorouders over een vrij lange periode van geschiedenis hebben ervaren. Het belangrijkste doel was om te overleven. En wat interessant is, het was precies zo'n crisissituatie die ervoor zorgde dat een persoon zich kalmer gedroeg: snel informatie verzamelen en verwerken, snel beslissingen nemen en naar hun intuïtie luisteren. Ze concentreerden zich maar op één ding - koste wat kost overleven!

Maar als je van deze crisis wordt beroofd, begint de wereld om je heen je te overstelpen met kleinigheden, sta je midden in een overstroming: belastingen zijn verhoogd, de kou is gemarteld, de printer kauwt op papier … En al deze onzin van onze elektronische apparaten 24 uur per dag, 7 dagen per week!

Om deze stroom het hoofd te bieden, moeten we weer in staat zijn om snelle beslissingen te nemen en beperkte middelen toe te wijzen. Over het algemeen is er sinds de oudheid niets veranderd. Het enige verschil is hoeveel beslissingen mensen nu nog moeten nemen.

Als je je ergens niet op kunt concentreren, moet je leren onderscheiden wat nu belangrijk voor je is in jouw wereld. Hoe geven we prioriteit aan al het afval dat ons omringt? Je hebt mindmaps nodig om je te begeleiden. Er zou een kaart moeten zijn die u vertelt wat u de komende drie jaar moet doen en wat in de komende drie minuten. En dit zijn verschillende kaarten. Kortom, je agenda kan ook geweldig werk doen. Het belangrijkste is dat hij antwoord geeft op de vraag: waar moet ik nu op letten?

Welke tools gebruik je persoonlijk om productiever te zijn?

Ik gebruik Lotus Notes omdat we het gebruiken als een bedrijfstoepassing. Mijn vriend Eric Mack heeft een extensie ontwikkeld waarmee ik mijn agenda, mail en takenlijst hier gemakkelijk kan gebruiken. Dit alles is gesynchroniseerd met mijn BlackBerry, want we hebben deze functie nog niet geconfigureerd voor de iPhone, maar we proberen dit misverstand zo snel mogelijk recht te zetten.

Ik gebruik TheBrain en MindManager. Ze verschillen in functionaliteit en dienen om wezenlijk verschillende problemen op te lossen.

Wat nog meer? Ik heb ook een klein notitieboekje. Ideeën worden soms op de meest onverwachte plaatsen ingehaald en je moet ze dringend opschrijven. Daarom blijft papier in mijn leven de gemakkelijkste manier om iets snel te repareren.

Maar ik blijf op zoek naar nieuwe hulpmiddelen om me te helpen mijn tijd en hersenbronnen te beheren. Zo begon mijn iPad geleidelijk van speelgoed te veranderen in een nogal functionele gadget. Maar het is nog steeds erg onhandig, ik hou maar van één applicatie van Adobe waarin je de eenvoudigste vormen kunt tekenen. Je kunt er mee spelen, maar het kan nog geen gewoon whiteboard vervangen. Dus ik ben verre van geavanceerde technologie in dit opzicht. Ik gebruik ook Microsoft Office. Ik werk op een Mac, maar ik heb Parallels.

En hoe zit het met echte, niet-elektronische instrumenten?

Oh, ik heb een echte mand waar ik al mijn aantekeningen in doe. Dit is mijn redder, dit is een mand genaamd "Ik wil hier nu niet aan denken." Het belangrijkste is om niet te vergeten terug te keren naar deze mand, totdat alles daar beschimmeld is. En hoewel ik 80% van mijn aantekeningen gewoon weggooi, maakt het mijn hoofd heel goed vrij: ik gooide het in de mand en vergat het, toen keerde ik terug en besloot of het nodig was of niet.

Het zou zeker leuk zijn om dit allemaal elektronisch te doen. Maar er is een probleem dat als volgt kan worden gekarakteriseerd: uit het oog - uit het hart! De fysieke echte mand doemt constant voor je ogen op, en het is gemakkelijk om elektronische rommel te vergeten. Ik ken veel mensen die bekend zijn met geavanceerde technologie, en toch gaan ze terug naar papier, omdat het veel meer voor de hand ligt. Je moet een sterke wilskracht en zelfdiscipline hebben om terug te keren naar wat ergens in de computer rondslingert.

Er wordt nu veel gezegd over het feit dat we te maken hebben met een informatie-overload. Wat kun je hierover zeggen?

Wat is informatie-overload? Als dat echt zo was, zou je de bibliotheek binnen kunnen lopen en dood neervallen. Of ga naar het internet en explodeer, verstrooid in kleine stukjes.

In feite is de plek die het meest verzadigd is met informatie tegelijkertijd het meest ontspannend - het is de natuur. Zoveel verschillende beelden, geluiden en geuren omringen ons. Trouwens, heb je ooit gehoord van sensorische deprivatie? Je kunt gewoon gek worden als je dit een hele tijd niet meer voelt.

Hier is het punt anders. Er zijn veel dingen in de natuur die informatie met zich meedragen, maar slechts een paar daarvan hebben echt betekenis voor ons, bijvoorbeeld: dieren, bessen of brandnetels. Het probleem met e-mail is niet dat het veel informatie bevat, maar dat we op basis van deze informatie actie moeten ondernemen of een beslissing moeten nemen. En wanneer u een brief ontvangt, van wie dan ook: van een neef of van een baas, bereidt u zich, voordat u hem opent, voor op het feit dat er actie van u wordt verlangd. Je bent al aan het scrollen door de opties van wat deze brief kan bevatten: "dit kan belangrijk zijn, heel belangrijk, het zal me mijn plannen doen veranderen …" Vermenigvuldig deze gedachten nu met het aantal brieven dat je per dag ontvangt.

Daarnaast zijn verstrooide gedachten en concentratieproblemen een stressfactor en een sterke rem op de prestatie. Op het werk denk je aan huishoudelijke taken, en thuis denk je aan werk. Je bent overal en je bent nergens. En gedurende de dag vergezelt u een saai gevoel van angst.

Nogmaals, er is niet veel veranderd, behalve de frequentie waarmee het gebeurt. In 72 uur kunnen jij en ik zoveel informatie ontvangen die onze focus en prioriteiten zal veranderen, die onze ouders in een maand niet hebben ontvangen. In 1912 sprak iemand over de telefoon op dezelfde manier als ze zeggen over e-mail: "oh, het zal de kwaliteit van het leven verpesten", "gesprekken worden oppervlakkig en onbeduidend", "iedereen wordt er alleen maar door afgeleid"! Klinkt bekend, hè?

En in 1983 werd een man met een klein dagboek in zijn zak beschouwd als een productiviteitsgek.

Ons tijdschrift heeft veel artikelen gepubliceerd over de mogelijke impact van technologie op de menselijke kennis en het denkvermogen. Bijvoorbeeld: "Maakt Google ons dom?" Hoe denkt u dat de menselijke wijsheid en denkvermogen ten goede of ten kwade veranderen?

Nou, je had waarschijnlijk encyclopedieën in je kindertijd. En je leest ze zelfs in de hoop meer over de wereld te weten te komen. Wat is er veranderd, behalve dat de toegang tot kennis een enorm aantal keren eenvoudiger is geworden? We leven in een geweldige tijd, ik vind het fantastisch dat we zo gemakkelijk kunnen communiceren, terwijl we ons in verschillende delen van de wereld bevinden.

Denk maar aan het succes dat iemand zou kunnen behalen met een processor in zijn hoofd! Op voorwaarde dat hij de enige is natuurlijk. Maar als je de laatste persoon op aarde blijft, heb je helemaal geen planners of GTD meer nodig.

Beantwoord alstublieft de hoofdvraag, wat is het belangrijkste dat een persoon moet onthouden zodat hij volledige controle over zijn leven kan voelen?

Alles moet vanuit je hersenen naar externe media worden geüpload. Ik weet niet wat makkelijker zou kunnen zijn! Leg vast wat belangrijk is (zelfs potentieel), verduidelijk wat die dingen voor u betekenen en sla de resultaten op zodat u altijd een stap terug kunt gaan en de zaken breder kunt bekijken.

Kortom, het komt allemaal neer op één ding: stop met het gebruik van je hersenen als een plek om alle informatie te verzamelen en te ordenen waar je om geeft. Als je dit allemaal in je hoofd probeert te houden, zul je al snel daar drijfzand vinden, waarin alles meteen zal zinken. Ik droom van een glorieuze toekomst wanneer we ons hoofd volledig kunnen bevrijden van afval en onze geest exclusief kunnen wijden aan wijze gedachten.