15 handige tools voor teamwerk op afstand

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Tegen de achtergrond van de situatie met het coronavirus zijn deze diensten bijzonder relevant.

1. Werkende boodschapper: Telegram

• Platformen: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatieven: Slack, Skype, Flock,.

Ondanks de blokkering blijft Telegram een van de meest populaire boodschappers in Rusland. Het wordt actief gebruikt, zowel voor dagelijkse communicatie als voor zakelijke communicatie tussen werknemers.

Telegram is snel, handig en eenvoudig. De service ondersteunt geen videoconferenties en enkele andere handige functies die beschikbaar zijn in zakelijke messengers zoals Slack, maar u kunt deze helemaal gratis gebruiken.

Telegram →

2. Office-suite: "Google Spreadsheets", "Documenten" en "Presentaties"

• Platformen: internet, Android, iOS.
• Alternatieven: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google biedt een platformonafhankelijke, functierijke en gratis reeks services voor het werken met populaire kantoorbestandsindelingen. Hiermee maak en bewerk je tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties - zowel zelfstandig als samen met collega's.

Elke gebruiker heeft 15 GB schijfruimte beschikbaar voor het opslaan van bestanden op Google-servers. Voor extra opslagruimte kunt u een betaald G Suite-abonnement aanschaffen. Het omvat ook 24/7 ondersteuningsservices, een zakelijke e-mailservice en aanvullende gegevensbeschermingsfuncties. Tarieven beginnen bij $ 6 per maand per persoon.

Google Spreadsheets Google LLC

Applicatie niet gevonden

3. Service voor notities: OneNote

• Platformen: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatieven: Evernote, begrip.

Google Docs en soortgelijke diensten zijn niet geschikt voor kleine notities. De laatste zijn handiger om op te slaan in cloudnotebooks zoals OneNote. Dit Microsoft-product heeft een intuïtieve interface die lijkt op een echte notebook. Dankzij de eenvoudige en duidelijke structuur van de service kunnen u en uw collega's snel de notities vinden die u nodig hebt tussen honderden andere.

Andere voordelen van OneNote zijn onder meer uitgebreide tekstbewerkingsmogelijkheden en ondersteuning voor allerlei soorten bijlagen, van audiocommentaar tot video. Bovendien kan de dienst gratis worden gebruikt. In dit geval krijgt elke gebruiker 5 GB voor het opslaan van notities in de cloud. Het hele team krijgt 1 TB gedeelde ruimte voor OneNote en andere Microsoft-services wanneer ze een betaald Office 365 Business-abonnement kopen.

Microsoft OneNote: georganiseerde ideeën en notities Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Taakbeheer: Todoist

• Platformen: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatieven: TickTick, Notion, Any.do.

Om een team op afstand effectief te beheren, heeft een leider een handig hulpmiddel nodig om taken te delegeren. Todoist is een van de beste in deze categorie. Hiermee kunt u snel taken toevoegen, ze ordenen op lijsten en prioriteit, tijden toewijzen en artiesten toevoegen.

Met tags en filters is een groot aantal taken gemakkelijk te navigeren. En de activiteitenhistorie helpt de manager om de voortgang van het werk nauwlettend te volgen.

In de gratis modus kunt u tot 80 projecten en tot 5 medewerkers aan elk ervan toevoegen. Om beperkingen te verwijderen en om meldingen, tags en andere geavanceerde functies te deblokkeren, moet u zich abonneren op een betaald abonnement. De kosten beginnen bij 229 roebel per maand per persoon.

Todoist: Doist-takenlijst en taken

Todoist: Doist Inc. Takenlijst en takenlijst

Todoist →

5. Projectmanager: Asana

• Platformen: internet, Android, iOS.
• Alternatieven: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Taakmanagers zijn geweldig voor snelle opdrachten, maar niet altijd goed voor het beheren van complexe workflows. Voor een meer strategische benadering van zakendoen gebruiken ze programma's zoals Asana. Met deze service kunt u uw takenstroom op verschillende manieren plannen en structureren. Elke medewerker ziet duidelijk zijn verantwoordelijkheden en arbeidsvoorwaarden. En de manager kan de voortgang gemakkelijk volgen en het algemene beeld van het project observeren.

De gratis versie van Asana is ontworpen voor teams tot 15 personen en mist enkele functies. De weergave "Tijdlijn" en geavanceerd zoeken naar taken zijn er bijvoorbeeld niet in beschikbaar. Betaalde abonnementen beginnen bij $ 11 per maand per gebruiker. Hoe duurder het gekozen abonnement, hoe meer functies het biedt.

Asana: uw werkmanager Asana, Inc.

Applicatie niet gevonden

6. Kanbanborden: Trello

• Platformen: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatieven: MeisterTask, Blossom.

Kanban is een populaire projectmanagementmethode. Elke taak daarin doorloopt bepaalde fasen: bijvoorbeeld "In plannen", "In uitvoering" en "Voltooid". Meestal worden ze afgebeeld als borden, waartussen taakkaarten worden verplaatst. Het blijkt een zeer visuele weergave van de workflow, dus veel projectbeheerservices gebruiken tot op zekere hoogte kanban-elementen.

Deze methodologie kan misschien het best worden geïmplementeerd in Trello. De ontwikkelaars hebben eenvoud en duidelijkheid tot het absolute verheven, dus de service is mogelijk niet functioneel genoeg voor complexe projecten. Maar de stroom van taken erin ziet er zo minimalistisch uit dat zelfs een kind het kan bedenken.

Bovendien heeft de gratis versie van Trello geen harde limieten. U hoeft alleen te betalen als u extra ontwerpopties, meer dan 10 borden voor een team en hulpmiddelen voor geautomatiseerd werken met taken nodig heeft. Abonnementsprijzen beginnen bij $ 10 per maand per persoon.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Mindmap-editor: MindMeister

• Platformen: internet, Android, iOS.
• Alternatieven: Mindomo, MindMup.

Een mindmap is een schematische weergave van processen of ideeën die de perceptie van informatie vereenvoudigen. In deze vorm kun je alles bedenken: van een projectontwikkelingsstrategie tot de resultaten van een brainstormsessie. Om gezamenlijk met mindmaps te werken, heb je een speciale editor nodig.

MindMeister is een goede keuze. Het biedt talloze sjablonen en gebruiksvriendelijke tools voor gegevensvisualisatie. Met zijn hulp kun je snel mentale kaarten van elke complexiteit tekenen.

In de gratis modus kun je met MindMeister maximaal drie mindmaps opslaan. Door verbinding te maken met het PRO-tarief, kunt u met een onbeperkt aantal items werken, ze opslaan in populaire kantoorformaten en ook functies krijgen voor teambeheer. De kosten bedragen $ 8, 25 per gebruiker per maand.

MindMeister MeisterLabs

mindmapping - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Cloudopslag: "Google Drive"

• Platformen: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatieven: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Teamwerk op afstand is moeilijk voor te stellen zonder een cloud voor het opslaan van gedeelde gegevens. Tientallen van dergelijke services staan tot uw dienst, maar een van de beste is Google Drive. Het biedt een royale 15 GB gratis opslagruimte, is geïntegreerd met andere Google-producten en is beschikbaar in een gebruiksvriendelijke interface.

Om het volume uit te breiden, kunt u zich abonneren op het bovengenoemde G Suite-abonnement of u alleen abonneren op het betaalde Google Drive-abonnement: voor 139 roebel per maand biedt het bedrijf de gebruiker 100 GB cloudruimte.

Google Drive Google LLC

Applicatie niet gevonden

Google Drive →

9. Service voor videoconferenties: Zoom

• Platformen: internet, Android, iOS.
• Alternatieven: Skype voor Bedrijven, Slack, Hangouts Meet.

Videovergaderingen creëren niet alleen nauw emotioneel contact tussen medewerkers, maar ook effectieve voorwaarden voor communicatie. Door uw collega's te zien en te horen, kunt u net zo productief met hen omgaan alsof u aan dezelfde tafel zit. Het is geen verrassing dat videoconferentiediensten zo populair zijn.

Zoom is een van de marktleiders. Het organiseert niet alleen veilige videocommunicatie, maar stelt u ook in staat om het scherm te delen met conferentiedeelnemers, bestanden over te zetten en opnames van gesprekken op te slaan.

In de gratis versie kunt u maximaal 100 mensen uitnodigen voor een videovergadering en de duur is maximaal 40 minuten. Om de beperkingen op te heffen, moet u zich abonneren op een betaald abonnement - vanaf $ 15 per maand van de organisator.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Cloud Meetings Zoom

Zoomen →

10. Screenshotmanager: LightShot

• Platformen: Windows, macOS.
• Alternatieven: Gyazo, Nimbus Capture.

Als je op afstand werkt, kan één screenshot duizend woorden vervangen. Daarom kun je een handige tool gebruiken voor het maken van screenshots. De LightShot-cloudservice past bij deze beschrijving. Het is gratis beschikbaar en stelt u in staat om met twee klikken foto's te maken van een geselecteerd deel van het scherm.

Nadat u een afbeelding heeft gemaakt, kunt u deze onmiddellijk naar uw collega's sturen - via een link via de LightShot-server of met behulp van een willekeurige messenger.

LightShot →

11. Tijdregistratie: tijdig

• Platformen: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatieven: Toggle, RescueTime, Oogsten.

Met tijdregistratie kunt u bijhouden hoeveel tijd uw team aan bepaalde taken besteedt. Timely doet dit automatisch. Ten eerste moet u de services waarin werknemers werken, ermee verbinden. Dit kunnen dezelfde Trello, Asana of Todoist zijn. Eenmaal geïntegreerd, zal Timely beginnen met het analyseren van taakactiviteiten en het weergeven van de resultaten van collega's op een tijdlijn.

De dienst werkt op abonnement vanaf $ 49 per maand.

Tijdig: app voor tijdregistratie en factureerbare urenregistratiegeheugen AS

Tijdig automatisch tijdregistratiegeheugen AS

Tijdig →

12. Wereldklok: Wereldtijd Buddy

• Platformen: internet, Android, iOS.
• Alternatieven: Yandex. Vremya, 24 tijdzones.

Wanneer medewerkers in verschillende tijdzones werken, maken diensten zoals World Time Buddy het u gemakkelijker. Dit is een handige klok die de tijd in alle geselecteerde nederzettingen op één scherm laat zien.

U kunt gratis maximaal vier locaties toevoegen. Voor meer vraagt de service een abonnement voor $ 3 per maand.

Time Buddy - Klok & Converter Helloka, LLC

Time Buddy - Gemakkelijke tijdzones Helloka

Wereldtijd Buddy →

13. Service voor het werken met PDF: Acrobat Pro DC

• Platformen: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatieven: Frisdrank PDF, PhantomPDF.

Als uw team veel met PDF omgaat, kan een samenwerkende editor u veel tijd en moeite besparen. Acrobat Pro DC is geweldig voor deze rol. Het is een cloudgebaseerde tool waarmee iedereen met toegang tot het bestand PDF-documenten kan bekijken en annoteren.

Acrobat Pro DC is een betaalde dienst. De abonnementsprijs is 1.610 roebel per maand of 11.592 roebel per jaar.

Adobe Acrobat Reader voor PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader voor PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Wachtwoordbeheerder: LastPass

• Platformen: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatieven: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Het werkteam kan gebruik maken van tientallen verschillende diensten. Idealiter heeft iedereen een sterk, uniek wachtwoord nodig. Gelukkig bestaan er speciale tools om het voor gebruikers gemakkelijk te maken om dergelijke combinaties te maken en op te slaan.

Een van de meest bekende is de LastPass-service. Het genereert complexe wachtwoorden, slaat ze op in een veilige cloudkluis en voert ze automatisch in wanneer u zich aanmeldt bij de bijbehorende accounts. Door de LastPass-app op hun apparaten te installeren, hebben alle teamleden toegang tot gedeelde wachtwoorden. Tegelijkertijd kan de beheerder kiezen welke inloggegevens elke gebruiker te zien krijgt.

Om LastPass voor een team te gebruiken, moet u een licentie aanschaffen. De kosten zijn afhankelijk van het aantal deelnemers.

LastPass-wachtwoordbeheerder LogMeIn, Inc.

LastPass-wachtwoordbeheerder LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Automatiseringsservice: Zapier

• Platformen: web.
• Alternatieven: Power Automate, IFTTT.

Het Zapier-platform helpt bij het automatiseren van routinehandelingen. Het maakt verbinding met de services die u voor uw werk gebruikt en stelt u in staat verschillende scenario's voor hun interactie te configureren. Je kunt bijvoorbeeld Gmail en Trello koppelen zodat het systeem inkomende e-mails automatisch omzet in nieuwe taken.

Zapier ondersteunt duizenden services en biedt een breed scala aan automatiseringsscenario's. Zij kunnen uw werk aanzienlijk optimaliseren en daarom zijn de tarieven niet de laagste. Teams-abonnementen beginnen bij $ 299 per maand.

Zapier →

Dit materiaal werd voor het eerst gepubliceerd in december 2014. In maart 2020 hebben we de tekst bijgewerkt.