Op de juiste manier uitstellen: hoe word je productief door taken uit te stellen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Uitstelgedrag wordt automatisch gelijkgesteld met schadelijke psychologische verschijnselen, geassocieerd met luiheid of tijdverspilling. Allen in een stem beweren dat het nodig is om te vechten, en uitleggen hoe het te doen. Maar wat als uitstelgedrag niet zo erg is en u zelfs uw productiviteit kunt verhogen door uw bedrijf op de juiste manier uit te stellen?

Waarom stellen we het uit?

Uitstelgedrag komt voort uit de oppositie van twee delen van de hersenen. Een daarvan is het limbisch systeem, dat het pleziercentrum omvat. De tweede is de prefrontale cortex, onze innerlijke planner. Dus het limbische systeem vecht voor plezier in het hier en nu, en de prefrontale cortex vecht voor wat het beste voor ons is op de lange termijn.

Volgens Timothy A. Pychyl, Ph. D. en auteur van de Procrastination Digest, is de prefrontale cortex het deel van de hersenen dat ons onderscheidt van dieren dat alleen wordt bestuurd door reflexen en stimuli. Helaas hebben we ook zwakkere delen van de hersenen, dus we moeten onszelf dwingen om iets te doen.

Aan de andere kant, zodra onze controle afneemt, stelt het limbische systeem ons onmiddellijk in staat een moeilijke of oninteressante taak op te geven, zodat we ons goed voelen.

Dus uitstelgedrag wordt voornamelijk geassocieerd met biologie. Econoom George Ainslie noemde uitstel zelfs 'de fundamentele menselijke impuls'.

Angst is de schuld

Ondernemer en investeerder Paul Graham ziet meer dan alleen uitstel in uitstelgedrag. Hij zegt dat mensen vaak bang zijn voor grote projecten. Grote problemen zijn angstaanjagend, en ze kwetsen letterlijk de ziel.

Waarschijnlijk heeft iedereen dit wel eens meegemaakt: wanneer je besluit een ambitieus, grootschalig project aan te pakken en plotseling geconfronteerd wordt met een groot aantal kleine problemen die zich voordoen.

Wanneer een stapel dringende taken je constant afleidt, kan het moeilijk zijn om je te concentreren en een geweldige roman te schrijven. Elke keer dat kleine problemen ons ervan weerhouden een groot project te starten, zorgt het limbische systeem ervoor dat we worden weggevoerd van de meest onaangename reactie van de psyche - angst.

In een artikel in de New Yorker legt James Surowiecki uitstelgedrag als volgt uit: “Om jezelf te beschermen tegen het risico van verlies en mislukking, creëer je liever onbewust omstandigheden die succes in principe onrealistisch maken. Het is een reflex die een vicieuze cirkel creëert."

Waarom zou uitstelgedrag niet behandeld moeten worden?

Er zijn verschillende soorten uitstelgedrag, en sommige zijn gunstig. Over het algemeen zijn er drie soorten, afhankelijk van wat u doet in plaats van werkt:

• niets doen;
• iets minder belangrijks doen;
• iets belangrijkers doen;

Het is niet moeilijk om te raden welk type uitstelgedrag eigenlijk gunstiger voor je is. In plaats van een heleboel onnodige dingen te doen, e-mails te schrijven of huishoudelijke klusjes te doen, kunt u zich concentreren op belangrijker werk.

Aan de andere kant schreef John Perry, een professor aan de Stanford University, in de Huffington Post dat er twee soorten uitstelgedrag zijn die ons helpen onze productiviteit te verhogen.

Het eerste type wordt geassocieerd met perfectionisme. De professor stelt dat, aangezien de meeste uitstellers perfectionisten zijn die dromen van perfecte opdrachten, het uitstellen van projecten gunstig kan zijn.

Als je de taak tot het laatste moment laat, zul je ze adequaat uitvoeren, zonder duizend keer opnieuw te doen vanwege onzin om een ideaal te bereiken dat niet bestaat.

Ik ben een perfectionistische uitsteller. Ik zal het perfect maken, maar morgen.

Nog uitstelgedrag kan handig zijn om te begrijpen welke taken niet zo belangrijk zijn … Als je ze opzij legt, verdwijnen ze uiteindelijk vanzelf en hoef je er geen tijd aan te verspillen.

Goed uitstelgedrag

Als we uitstelgedrag op een positieve manier willen gebruiken, zijn er verschillende theorieën over hoe we dat kunnen doen. De eerste is Paul Graham's idee van drie soorten uitstel, of "goed" uitstel.

Dit is wanneer je onbelangrijke taken, zoals kleine opdrachten, uitstelt om tijd te besteden aan echt serieuze dingen.

Premies zijn een klassieke vorm van destructief werk, en uitstel helpt om ermee om te gaan. Er zijn veel dingen die absoluut alles kunnen doen. Tegelijkertijd zijn er projecten en zaken die alleen jij aan kunt en als je opdrachten moet uitstellen, is er niets aan de hand. Integendeel, dit is de juiste manier van werken.

Er is nog een goede reden waarom het nuttig is om belangrijk werk onafgemaakt te laten voor grote projecten. Onze serieuze projecten vereisen altijd twee dingen die opdrachten annuleren: veel tijd en de juiste stemming.

Als we met inspiratie aan een project werken, is het dwaas om tijd te verspillen aan een onbelangrijke taak, alleen maar omdat ons werd gezegd dat we het moesten doen. Natuurlijk, als je al je tijd aan grote projecten besteedt, kan het in kleine zaken verstoppingen worden, maar het kan de moeite waard zijn om dit te doen om een geweldig resultaat te krijgen.

Aan het eind van de dag is het werken aan dit soort projecten echt leuk, dus kleine dingen uitstellen is gemakkelijk - het limbische systeem zal het niet erg vinden.

Gestructureerd uitstelgedrag

Dit is een ander soort goede rekken die John Perry voorstelde.

Volgens hem is gestructureerd uitstelgedrag een geweldige strategie om effectief te werken. Het draait allemaal om dezelfde psychologische angst voor grote en serieuze dingen.

Wanneer u een takenlijst maakt, gaan de belangrijkste en moeilijkste taken meestal naar de top, terwijl de minder belangrijke taken naar beneden gaan. Wanneer uitstelgedrag optreedt, doe je alle dingen die onderaan de lijst staan, en niet de belangrijkste.

De truc is dat je jezelf voor de gek kunt houden en moeilijke dingen bovenaan de lijst kunt zetten die eigenlijk niet zo belangrijk zijn.

Robert Benchley schreef in 1930 over dit psychologische feit:

Iedereen kan elke hoeveelheid werk doen, op voorwaarde dat dit niet het werk is dat hij op dat moment zou moeten doen.

Pierce Steele, een psycholoog aan de Universiteit van Calgary, stelt dat veel uitstellers, door dergelijk zelfbedrog, hun eigenschap al in een goede gewoonte hebben veranderd.

Hoe laat je uitstel voor jou werken?

Er zijn verschillende manieren waarop u uw productiviteit kunt verhogen door uitstelgedrag:

Begin klein

Als een groot project je zo bang maakt dat je het niet aankunt, kun je klein beginnen. Voer de kleine taken uit die nodig zijn voor dit project, zodat u pijnloos kunt doorgaan met de uitvoering ervan, zodat u niet langer bang hoeft te zijn en niet meer uitstelt.

Bovendien kun je samenwerken met andere mensen, zodat jouw deel van het project kleiner wordt en er nog tijd is voor andere taken.

Pas je takenlijst aan

Gestructureerd uitstelgedrag zoals voorgesteld door John Perry kan heel goed werken. Probeer jezelf voor de gek te houden door bovenaan je lijst taken toe te voegen die ongelooflijk belangrijk en urgent lijken, maar die in werkelijkheid worden tolereren en toestaan dat ze veilig worden uitgesteld of helemaal niet worden gedaan.

Het belangrijkste is om te geloven dat ze belangrijk en moeilijk zijn, dan wil je alle andere taken op de lijst (in feite belangrijk) voltooien om je "monsters" te vermijden.

Stel de regels in

Schrijver en scenarioschrijver Raymond Chandler heeft twee regels voor zichzelf opgesteld om hem op weg te helpen. Elke dag trekt hij vier uur voor zichzelf uit om aan zijn werk te besteden en onthoudt hij twee basisregels:

1. Je kunt niet schrijven
2. Op dit moment doe je niets

Zo maar vier uur zitten is vreselijk saai, dus werd hij een zeer productieve schrijver.

Vraag meer van jezelf

Volgens John Perry probeert de uitsteller constant zijn verplichtingen te verminderen, in de hoop dat als er minder dingen te doen zijn, er meer taken zullen worden voltooid.

John legt uit dat hiermee de belangrijkste reden voor uitstelgedrag wordt weggenomen, maar ook de keuze tussen belangrijke en onbelangrijke taken. Dus uiteindelijk, met weinig taken op je to-do-lijst, zal je uitstelgedrag zijn dat je helemaal niets doet.

Dit is het pad dat je een groente zal maken, geen effectief persoon.

Moraal: uitstelgedrag is heel natuurlijk voor een persoon, en het veroorzaakt niet noodzakelijkerwijs schade, het belangrijkste is om het correct uit te stellen.