Hoe maak je het gemakkelijker om je aan te passen aan een nieuwe baan?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Advies van een van de meest succesvolle HR-directeuren in het CIS, Mikhail Prytula, speciaal voor de lezers van Lifehacker.

Het onderwerp van de aanpassing van werknemers, of, zoals het in het Westen wordt genoemd, onboarding, is gewijd aan veel onderzoek, artikelen, aanbevelingen en zelfs boeken als "Je eerste 90 dagen in een nieuwe baan". Ik zal u niet overladen met boekverwijzingen, statistieken, links, enzovoort, maar ga direct aan de slag en geef u advies vanuit mijn 12 jaar ervaring in HR.

Aanpassing gaat niet vanzelf

Hoe cool de professional ook is. Er is een wijdverbreide overtuiging dat als we een supercoole professional inhuren, hij er zeker achter zal komen wat hij moet doen en hoe hij zich kan aanpassen. Dit is bijna een teken van een professional. Niet aanpassen betekent geen pro. Volgende!

In het beste geval zal de aanpassing zelfs worden uitgesteld en zal de werknemer binnen 3-6 maanden de volledige capaciteit bereiken (afhankelijk van het niveau van de functie en de complexiteit van de functie). Bij kwaliteitsadaptatie wordt deze periode gehalveerd.

Hoeveel betaalt u uw nieuwe marketingdirecteur daar? $ 5.000 per maand? En hoe denkt u dat uw inspanningen de $ 15.000 waard zijn die u het bedrijf bespaart? Het is jammer om bureaus te betalen voor het zoeken van kandidaten voor drie salarissen, maar bij aanpassing raak je ze gemakkelijk kwijt?

De eerste dag is cruciaal

Je krijgt dus het idee dat aanpassing buitengewoon nuttig is. Wat te doen, waar te rennen? Een HR-manager met spoed inhuren die zorgt voor de aanpassing van uw medewerkers? Nee, eerst rustig aan doen. 90% van adaptatiesucces is inherent aan de eerste werkdag, en de manager kan het kwalitatief goed zelf doen. Maar je moet je voorbereiden.

De documenten

Zorg ervoor dat de documenten tegen die tijd zijn ondertekend (werknemers houden er niet van als het ondertekenen van documenten met het bedrijf enkele dagen vertraging oploopt). Het is het beste om dit indien mogelijk van tevoren te doen.

Bij STB stuurden we bijvoorbeeld een kandidatenvragenlijst, die iemand thuis invulde en naar ons opstuurde. In "1C" hadden we sjablonen van alle contracten, waar we de vragenlijst van de kandidaat hebben geüpload en alle documenten in 5 minuten hebben afgedrukt. De medewerker hoeft niet te wachten terwijl uw HR-manager zijn gegevens met de hand typt.

Bij Preply ondertekenen we over het algemeen alle contracten bij DocuSign, we hebben niet eens zo'n concept om naar de HR-afdeling te gaan. De persoon stuurt een scan van het paspoort, wij schrijven het in het contract, uploaden het naar DocuSign en sturen het naar de CEO en de medewerker ter ondertekening. De handtekening is digitaal, je kunt hem zelfs op je telefoon zetten.

Werkplek en benodigde toegangen

Alle accounts moeten zijn ingesteld: mail, Slack, enzovoort. Dit doen wij direct na ondertekening van het contract.

Controleer of de computer gereed is, de tafel en stoel wachten op de eigenaar. De kers op de taart is een beginnerspakket: een pen en een notitieboekje met een bedrijfslogo, een T-shirt, een set stickers, een badge voor een badge, een bedrijfsbadge (budget - $ 10-15).

Kennismaking met kantoor en medewerkers

Medewerkers moeten geïnformeerd worden. Als het bedrijf minder dan 100 mensen in dienst heeft - schrijf in Slack, wie bij ons is gekomen, laat de link naar het profiel op LinkedIn (in Rusland - op Facebook) vallen. Als het bedrijf meer dan 100 mensen heeft, doen we hetzelfde, maar alleen binnen de afdeling (die ook tot 100 mensen is).

Regel op de eerste dag een rondleiding door het kantoor: hier hebben we een keuken, hier een toilet, hier een vergaderruimte (die we zo boeken), we roken daar, hier is de boekhoudafdeling en hier is onze directeur favoriete pony.

Stel de nieuwkomer voor aan degenen die naast hem zitten: "Collega's, even een moment van aandacht, hij heeft zich bij ons gevoegd (…), alstublieft liefde en gunst."

Hoe gedraag je je als je…

Leidinggevende

Gefeliciteerd, u heeft het voorrecht om een nieuwe medewerker in dienst te nemen. Niemand zal het voor je doen, maar ze zullen je zeker kunnen helpen. Dus wat wordt er van je gevraagd:

1. Ontmoet de medewerker in de ochtend. Noteer dit meteen in uw agenda, of vraag HR om altijd de releasedatums van nieuwe medewerkers te markeren.
2. Neem hem mee door het kantoor. Laat de werkplek zien, controleer of de medewerker overal is ingelogd.
3. Spendeer een uur praten met de nieuweling. Praat over uw bedrijf, over uw afdeling, over de belangrijkste taken (algemeen en persoonlijk). Leg uit wat de medewerker in de eerste week moet leren, wat er in de eerste drie maanden van hem wordt verwacht. Hier vindt u de documenten die u nodig heeft. Hier zijn de namen van degenen met wie ik zou willen dat je over dit en dat praat. Het is beter om op die en die manier met mij te communiceren, om op deze manier afspraken te maken, om bij dergelijke vragen contact met mij op te nemen. De volgende keer zullen we elkaar daar en daar ontmoeten.
4. Glimlach. Dit is uiterst belangrijk. Zelfs als de helft van je gezicht verlamd is, lach dan met de rest mee. Ik meen het, wees geen drank, werknemers komen naar het bedrijf, maar verlaten de manager.
5. Stel de taken vast en leg ze schriftelijk vast, stuur ze in ieder geval in de vorm van een brief per post (dit is na de vergadering, wanneer de taken mondeling zijn besproken).
6. Geef alle benodigde documenten en toegang.
7. Kies een ervaren en sociaal persoon in uw team en wijs deze aan om de werknemer te begeleiden. Een beginner kan bij hem terecht voor alle vragen.

Nieuwe medewerker

1. Bedenk welke informatie u mist en waar u deze zult krijgen. Stel gerust vragen.
2. Begrijp je doelen voor de eerste week, maand, drie maanden. Als de leider zijn stem niet heeft uitgesproken, vraag jezelf dan af.
3. Schrijf de namen op van iedereen die je tegenkomt. Over het algemeen raad ik aan om eerst alles op te schrijven: de hoeveelheid informatie is groot, het zal zeker worden vergeten.
4. Vertel ons heel kort over jezelf elke keer dat je elkaar ontmoet, bijvoorbeeld: ik ben Misha, 12 jaar in HR, werkte bij Alfa-Bank, STB, Wargaming, maakte de meest succesvolle online HR-cursussen in Laba, auteur van een artikel over life hacks voor cv's, die 1 miljoen keer is gelezen. In een startup-omgeving wordt dit pitching of elevator-speech genoemd. Bereid je op tijd voor. Voor nieuwe medewerkers ben je niemand totdat je over jezelf vertelt. Mis de kans niet om meteen een goede indruk te maken.
5. Als de functie de introductie van veranderingen in het bedrijf inhoudt, is het het gemakkelijkst om ze in de eerste 60 dagen te maken, dan zal het moeilijker zijn. Zeker als je impopulaire of gewoon moeilijke beslissingen moet nemen: personeel aannemen, ontslaan, overstappen naar een andere functie, overstappen op nieuwe software, een nieuwe vorm van rapporteren, het proces opnieuw opbouwen, investeren in iets nieuws.
6. Plan kleine overwinningen, ze zullen je helpen vertrouwen op te bouwen. Kies bijvoorbeeld kleine taken die u in de eerste 60 dagen zou kunnen oplossen en concentreer u daarop. Zet taken opzij die nu meer dan 60 dagen van je werk vergen. Ik zou hier een analogie willen aanhalen met de Agile-aanpak bij het programmeren, wanneer we niet proberen een heel groot en heel complex product in één keer te maken, maar het in delen opdelen en het in fasen ontwikkelen.
7. Maak afspraken van 30 minuten met iedereen met wie je werkt. Maak van tevoren een lijst met vragen en schrijf de antwoorden op.
8. Vraag wat goed werkt, wat slecht is, wat moet worden veranderd. Verzamel veel informatie en bouw vertrouwen op.
9. Voer een audit uit en presenteer de resultaten als u een leider of een expert bent.
10. Plan regelmatig een een-op-eengesprek met uw manager om resultaten te delen en feedback te krijgen.
11. Glimlach naar je collega's. Niemand wil met norse medewerkers werken, ook niet als je onder stress staat.

HR

Ik zou een heel boek kunnen schrijven, maar hier zijn enkele van de belangrijkste tips:

1. Maak newbie-dagen: stel ze samen in het bijzijn van oude medewerkers en vraag hen om zichzelf kort voor te stellen (5 minuten). Dit is wat we bij Preply doen, en het werkt heel goed.
2. Stel met speciale software notificaties in voor de medewerker en alle betrokkenen, zodat ze niet vergeten wat ze moeten doen als de medewerker vertrekt. We gebruiken BambooHR, dat een onboarding-gedeelte heeft waarmee je meldingen kunt aanpassen voor elke medewerker met taken en deadlines. Zo krijgt de beheerder drie dagen voordat een medewerker vertrekt een melding over het aanmaken van een account en op de dag van de release krijgt de manager een melding over de noodzaak om taken in te stellen.
3. Chat regelmatig met nieuwelingen. Als u geen HR-zakenpartner heeft, laat uw recruiters dan één keer per week contact opnemen met nieuwe medewerkers.

Collega

Natuurlijk heb je als collega geen verantwoordelijkheid om nieuwkomers aan te passen, maar je kunt er zeker je voordeel mee doen. Mensen herinneren zich nog goed wie hen hielp in moeilijke tijden (hoewel ze er niet altijd publiekelijk over praten), dus je hebt alle kans om een goede relatie op te bouwen met een nieuwkomer en dan op zijn hulp te rekenen. Hier zijn een paar tips:

1. Wees de eerste die kennismaakt. Kom naar voren en zeg: “Hallo, mijn naam is Misha, ik ben hier hoofd HR. Ik zie dat je nieuw bent, laten we kennismaken."
2. Zeg hem dat hij contact met je op kan nemen als je vragen hebt.
3. Vertel ons wat u zelf belangrijk en noodzakelijk vindt.
4. Uitnodigen voor het diner.
5. Vraag de nieuweling naar ervaringen, plannen en doelen uit het verleden. Geef informatie die nuttig is om ze te bereiken.

Conclusie

Aanpassing wordt in veel bedrijven niet of zeer slecht doorgevoerd, waar zowel het bedrijf als de medewerker last van heeft. De reden is het gebrek aan begrip van het proces aan beide kanten. De eenvoudige tips hierboven helpen u het onboardingproces in uw bedrijf drastisch te verbeteren, zelfs als u geen HR-medewerkers heeft.