12 tips van experts om u te helpen op koers te blijven

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Overwerk is een symptoom van een slechte planning.

De reputatie van iemand die altijd op tijd klaar is, is veel waard. Maar het ontstaat niet vanzelf, alleen maar omdat je heel hard je best doet, niet genoeg slaapt en over het algemeen als een paard werkt. Al het bovenstaande zijn extreme maatregelen voor iemand die niet weet hoe te plannen.

Hier zijn enkele belangrijke principes om u te helpen de werklast te beheren en uw project op tijd af te ronden.

1. Realiseer je dat het niet halen van deadlines altijd een persoonlijke keuze is

Er zijn gebieden waar bijna de enige manier om een goed project te krijgen, is om tegen de klant te liegen dat je de taak sneller aankunt dan je concurrenten. Maar onthoud dat werken in zo'n branche alleen jouw keuze is. En als het is gebeurd, is het de moeite waard om te accepteren dat de deadlines onvermijdelijk worden gemist en dat je te maken krijgt met angst en andere onaangename emoties.

2. Overweeg de mogelijkheid van verandering

Aangezien het allemaal neerkomt op persoonlijke keuze, moet u een andere branche overwegen - een branche waar deadlines worden verwacht en gewaardeerd. Daarin kun je de voldoening krijgen dat je beloften nakomt en mensen ten goede komt.

3. Maak geen valse deadlines

De verleiding is groot, want een vroege deadline lijkt een goede stimulans: alle teamleden zullen hun taken nauwkeurig voltooien voordat de echte deadline komt. Maar mensen zijn anders. Men luistert naar je woorden en doet echt alles op tijd. En de ander beschouwt de datum die u hebt opgegeven als slechts een aanbeveling.

Een effectievere zet is om medewerkers vanaf het begin uit te leggen wat er precies wordt bedoeld met de deadline en wat de gevolgen zijn als u deze met zijn allen overtreedt. En de valse deadline is zoiets als het beroemde verhaal over een jongen die vergeefs roept: "Wolves!" Toen hij echt werd aangevallen, kwam niemand helpen.

4. Laat wat tijd over

Doe geen beloften aan partners en klanten op basis van interne deadlines. Een project dat geen tijd over heeft, loopt waarschijnlijk vertraging op. Niet mogelijk, maar zeker. Hoe langer de periode tussen de oplevering van het project en de oplevering aan de klant, hoe groter de kans dat u binnen de deadline past.

5. Waardeer de moeite die je erin steekt

Iets goed op tijd doen is duurder dan hetzelfde doen in een "wanneer het werkt"-formaat. En als u deadlines niet overtreedt, behandel het dan als een waarde die in uw loon moet worden opgenomen. Gebruik dan het verdiende geld om ervoor te zorgen dat je de volgende deadline niet mist.

6. Vertel jezelf het belangrijkste probleem

Om deadlines te halen, heb je een systematische aanpak nodig om te plannen en stap voor stap vooruit te gaan. Als je constant aan het snijden bent of opbrandt op de vervaldatum van het project, heb je hoogstwaarschijnlijk een systemisch planningsprobleem. En het moet worden aangepakt.

7. Pas de opdracht zo nodig aan

Het slechts gedeeltelijk uitvoeren van het afgesproken werk, alleen maar om de deadline te halen, is natuurlijk een verloren zet. Het is veel competenter om constant in contact te zijn met de klant en, indien nodig, de opdrachtvoorwaarden samen te herzien door afzonderlijke blokken te verwijderen of toe te voegen. "Nu gaan we dit doen, maar dit zal in de volgende versie zijn" is een volkomen acceptabele boodschap. Zeker als mensen verwachten het product op tijd te ontvangen.

8. Verdeel de globale deadline in meerdere lokale deadlines

Als je een groot, vertakt project hebt, is het onverstandig om één deadline te stellen: je komt zeker niet op tijd. Het is beter om de totale deadline op te splitsen in 10-15 tussenliggende. Zo krijgt u inzicht in de voortgang van het bedrijf en kunt u reageren op lokale vertragingen voordat het te laat is.

9. Verwacht geen hoeveelheid te nemen

Het mythische concept van "man-maand" is een serieuze valkuil. Negen mensen zullen, zelfs met zeer grote inspanningen, niet in staat zijn om binnen een maand een kind te baren en te baren. Het zal niet altijd mogelijk zijn om een project te versnellen door meer medewerkers aan te nemen.

Als je het probleem van deadlines op deze manier oplost, ben je hoogstwaarschijnlijk niet op tijd. Overweeg een alternatief: zorg voor een voldoende aantal mensen in elke fase van het project, en deze fasen lopen, indien mogelijk, parallel.

10. Als iets van tevoren kan worden besloten, doe het dan

Wanneer u slechts één persoon nodig heeft om elke fase van een project goed te keuren, is het onwaarschijnlijk dat u meerdere processen parallel kunt laten lopen. Maar als er vooraf een strakke specificatie wordt opgesteld, zijn veel zaken voor aanvang van het project al goedgekeurd.

11. Scheid zaken van emotie

Als je het hebt over het naderen van een deadline, komt de discussie vaak neer op zaken als vertrouwen, schaamte en waardering voor ieders inspanningen. Om dergelijke discussies effectief te laten zijn, is het beter om de systemische complexiteit te begrijpen en te vertrouwen op echte gegevens in plaats van emoties.

12. Zwijg niet over problemen

Dergelijke moeilijkheden zullen niet vanzelf worden opgelost. In de wereld van vandaag vol instant messengers en andere connectiviteitsopties, is er geen enkele technische reden waarom een manager de voortgang van een project en de problemen die zich voordoen, evenals het team niet zou kunnen weten.