7 effectieve planningsmethoden om u te helpen op schema te blijven

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Energielijst, GTD, Bullet Journal en andere opties, waaronder zeker de juiste voor u.

1. De methode van kaarten:

Deze planningsmethode werd voorgesteld door de beroemde Russische tijdmanagementspecialist Gleb Arkhangelsky. Hij geeft bedrijfscoaching, schrijft boeken en runt zelfs zijn eigen adviesbureau voor tijdmanagement. Naast enkele principes ontwikkelde Gleb ook een methode om snel te plannen met behulp van kaarten.

Hoe het werkt

Je hebt dan geen dik dagboek nodig: een paar vellen papier zijn voldoende. Krijg drie kaarten voor verschillende doeleinden. Ze kunnen veelkleurig zijn, met notities of met stickers. Het belangrijkste is dat ze van elkaar verschillen en dat je ze natuurlijk leuk vindt.

De eerste kaart is strategisch. Het zal uw belangrijkste doelen bevatten, om die te bereiken, waarvoor u al het mogelijke moet doen. In de tweede, gewijd aan langetermijndoelen, schrijf je alle activiteiten en plannen voor het jaar of meerdere jaren van tevoren op. De derde kaart bevat de belangrijkste gebeurtenis van de komende dag. En natuurlijk zal het het vaakst veranderen.

• Peil: Nieuweling.
• Een plus: het is niet nodig om de kunst van het plannen te begrijpen. Alles is zo snel en eenvoudig mogelijk.
• Minus: minder belangrijke dingen blijven nog steeds ongepland. Je kunt ze dus helemaal vergeten.

2. De methode van Ivy Lee

Het mooie van de methodologie van de Amerikaanse journalist Ivy Lee is de eenvoud en consistentie. De meeste pogingen om aan de slag te gaan mislukken door een gebrek aan een plan, een gebrek aan focus en de verkeerde prioriteiten. Om deze problemen op te lossen, stelt Lee voor om ons te beperken tot zes taken per dag en ze achter elkaar uit te voeren.

Hoe het werkt

Identificeer aan het eind van de dag zes belangrijke dingen die u moet doen en prioriteer ze, te beginnen met de belangrijkste. De volgende dag, 's ochtends, begin je meteen aan de eerste taak op de lijst en wanneer je deze hebt voltooid, neem je de volgende op. En zo verder tot de overwinnaar.

• Peil: Nieuweling.
• Een plus: Het maakt plannen veel eenvoudiger, maakt het gemakkelijker om te beginnen en consistent te blijven terwijl u zich aan uw doelen houdt.
• Minus: de methode werkt niet goed als je overdag vaak ongeplande activiteiten hebt.

3. Schattingsmethode:

Vaak gaan tijdens het planningsproces belangrijke taken verloren tussen kleine taken. Dit komt omdat we hun prioriteit niet markeren. Zelfs als u de noodzaak begrijpt om een taak uit te voeren, is het belangrijk om dit schriftelijk te vermelden. Tijdens de werkdag is er immers niet altijd tijd om het belang van elke zaak adequaat in te schatten.

Hoe het werkt

Geef de geplande taken punten van nul tot twee, afhankelijk van de mate van belangrijkheid. De belangrijkste prioriteit zijn twee punten. De eenpuntstaak kan later worden voltooid. En kleine verantwoordelijkheden en dagelijkse taken krijgen nul punten.

Denk eraan om het werk aan het eind van de dag te beoordelen, bijvoorbeeld op een vijfpuntsschaal. Een onvervulde zaak, die 1 of 2 heeft gekregen, heeft invloed op de komende werkzaamheden en veroorzaakt overlast. Zoals slechte cijfers op school. Dit is belangrijk voor het begrijpen van uw eigen prestaties en het beheren van uw planning.

• Peil: Nieuweling.
• Een plus: de methode leert u het belang van taken te evalueren en uw effectiviteit te beheren.
• Minus: is niet voor iedereen geschikt. Opdrachten kunnen worden geprioriteerd en de cijfers kunnen verwarrend zijn als je aan het werk gaat.

4. Energielijst

Elke taak vereist een andere hoeveelheid mentale of fysieke inspanning. Tegelijkertijd kunnen kortdurende activiteiten meer energie kosten dan langere. De essentie van deze methode is om alle taken te verdelen volgens de vereiste inspanningen en ze op zich te nemen afhankelijk van hoe je je voelt.

Hoe het werkt

Verdeel bij het maken van uw takenlijst alle taken in drie categorieën: moeilijk, gemiddeld en licht. De eerste is alles wat maximale concentratie en stress vereist, de tweede is een gewone zaak, de laatste is een eenvoudige routine die bijna automatisch wordt uitgevoerd. Beoordeel voordat u aan het werk gaat het niveau van kracht en kies de juiste taak.

• Peil: amateur.
• Een plus: excuses werken niet, want hoeveel tijd en energie je ook hebt, er is altijd wel iets te doen.
• Minus: zelfdiscipline is vereist. Als je vol energie zit, moet je moeilijke dingen aanpakken en ze niet in de steek laten voor een gemakkelijke routine.

5. Methode 1-3-5

Een groot aantal gevallen ontmoedigt de wens om ze op zich te nemen. Daarom adviseren veel experts op het gebied van tijdbeheer om maximaal negen taken uit te kiezen en deze uit te voeren, afhankelijk van de mate van belangrijkheid.

Zo kunnen kleine doelen worden overgedragen naar een andere dag, terwijl de belangrijkste van de geplande taken worden voltooid. Methode 1-3-5 is vrij eenvoudig te gebruiken, hoewel het enige tijd en moeite kost om taken te isoleren.

Hoe het werkt

Plan elke dag negen dingen voor jezelf: 1 - de belangrijkste taak, zal altijd een prioriteit zijn; 3 - gevallen die gedurende de werkdag om een oplossing vragen; 5 - kleine taken die zoveel mogelijk worden uitgevoerd.

Vergeet niet dat u het aantal gevallen moet behouden en niet moet overschrijden. Anders is de methode niet effectief.

• Peil: amateur.
• Een plus: al in het planningsproces worden onnodige taken weggegooid en blijven alleen de echt noodzakelijke op de lijst staan.
• Minus: de techniek werkt niet op dagen dat het aantal belangrijke taken het aanbevolen aantal overschrijdt.

6. GTD - Dingen gedaan krijgen

In het Russisch klinkt de naam van de techniek als "Dingen tot een goed einde brengen" of "Hoe de zaken op orde te brengen". Het is ontwikkeld door de Amerikaanse tijdmanagementexpert David Allen.

In het gelijknamige boek suggereerde hij dat het belangrijk is voor een druk persoon om de hersenen te bevrijden van huidige taken. Dit is de enige manier om u te concentreren op hun kwaliteitsimplementatie. Deze methode is geweldig voor het bijhouden van een bureauplanner.

Hoe het werkt

Om de GTD-methode met vertrouwen te gebruiken, moet u eraan wennen. Er is een heel systeem voor het beoordelen van taken, en het is niet eenvoudig om er meteen mee om te gaan. Schrijf dingen op en markeer ze met speciale symbolen:

1. Een lege cirkel is een taak om te voltooien.
2. De cirkel met de doorgestreepte streep is de taak die nu wordt uitgevoerd.
3. Halfgevulde cirkel - de taak is niet volledig voltooid.
4. Een gevulde cirkel - de taak is voltooid.
5. Cirkel met een kruis - taak geannuleerd.
6. Een gevulde cirkel met een pijl - Iemand anders doet de taak.
7. Het uitroepteken is de taak met de hoogste prioriteit.
8. Een cirkel met een punt - u moet deze taak constant in gedachten houden.

• Peil: amateur.
• Een plus: geavanceerde optie van onmiddellijke planning. U hoeft de prioriteit van taken niet bij te houden. Als je een baan hebt - doe het.
• Minus: de methode is slecht geschikt voor langetermijnplanning. Eerder geschikt als aanvulling op de hoofdmaaltijd.

7. Bullet Journaling

De meest flexibele planneroptie is tegelijkertijd een planner en een persoonlijke agenda. Het is uitgevonden door de Amerikaanse ontwerper Ryder Carroll en uitgelegd in de video-tutorial hierboven.

Met deze methode kunt u willekeurige gedachten in uw agenda noteren, evenals belangrijke zakelijke taken of plannen voor een lange tijd. Dit is niet gemakkelijk om mee om te gaan, maar als je er eenmaal aan gewend bent, stop dan nooit met plannen.

Hoe het werkt

Maak op de eerste pagina een inhoudsopgave met de sectietitels en vul deze gaandeweg in. Het volgende is de jaarlijkse omkering met grote doelen en belangrijke datums. Het helpt u uw plannen als geheel te evalueren. Maandelijkse terugboekingen staan op de volgende pagina's. Schrijf aan de linkerkant de dagen van de maand en de dagen van de week op. Markeer tegenover hen de evenementen waarvan de data zeker niet zullen veranderen. Aan de rechterkant staan veelvoorkomende taken voor de maand.

Optioneel kunt u taken voor elke week toevoegen of zelfs de dag per uur plannen. Gebruik speciale tekens om verschillende taken te markeren. In het begin is het beter om dergelijke notities op een apart vel papier te schrijven totdat u eraan gewend bent ze te gebruiken. Vergeet vooral niet om in de inhoudsopgave pagina's van maanden of bijvoorbeeld lijsten op te nemen.

• Peil: professioneel.
• Voordelen: in tegenstelling tot de gebruikelijke opties, kan dit dagboek vanaf elke datum worden gestart en zelfs in een gewoon notitieboek. Ook is het handig om hier checklists en lijstjes te maken.
• minpuntjes: het zal tijd kosten om alle details uit te zoeken en aan deze methode te wennen.