Hoe u de meest productieve werknemer op kantoor kunt zijn en toch om 17.30 uur naar huis kunt gaan?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Soms lijkt de to-do lijst ons eindeloos. Alleen al door ernaar te kijken, voelen we ons al uitgeput door hard werken. We worden allemaal gekweld door de vraag hoe we productief kunnen zijn, tijd hebben om alle werktaken uit te voeren, maar tegelijkertijd geen dagen en nachten op het werk door te brengen. In dit artikel proberen we daar antwoord op te geven.

Dit is Cal Newport. En hij kan echt productief worden genoemd, omdat hij:

• een professor aan de universiteit, die daar fulltime doorbrengt en naast koppels verschillende activiteiten voor studenten organiseert;
• schrijft zes (of zelfs meer) artikelen per jaar voor wetenschappelijke tijdschriften;
• auteur van vier uitstekende boeken en werkt momenteel aan een vijfde;
• zorgzame echtgenoot en vader;
• houdt een blog bij over productiviteit en efficiëntie, die regelmatig wordt bijgewerkt met nieuwe berichten.

Ondanks al het bovenstaande is hij om 17.30 uur klaar met werken en doet hij zelden zaken in het weekend.

Nee, hij is geen superheld en heeft geen team van 15 helpers. Laten we even ophouden jaloers te zijn op zo'n organisatie en efficiëntie en nadenken over hoe Cal het voor elkaar krijgt om alles te doen.

Hieronder vind je tips die je helpen om effectief met je tijd om te gaan, niet meer lui te zijn, gewoon meer te gaan doen en om 17:30 uur van kantoor naar huis te gaan. Laten we beginnen.

1. Takenlijsten zijn slecht. Plan jezelf in

Takenlijsten zijn op zichzelf nutteloos. Ze zijn slechts uw eerste stap. Je moet voor jezelf een duidelijk schema maken. Waarvoor? Dit zal je helpen om te plannen wat je daadwerkelijk kunt doen. Hierdoor kunt u een specifieke taak precies uitvoeren wanneer u deze het meest efficiënt kunt volbrengen, en niet alleen omdat het nummer vier op de lijst is.

Zolang je niet voor elke taak een specifieke datum en tijd op je lijst hebt staan, is het slechts wishful thinking.

Cal Newport

Planning moedigt je aan om de realiteit onder ogen te zien. Je hebt een beperkte hoeveelheid tijd en een bepaald aantal taken. Maar u kunt niet precies bepalen hoe lang elke taak voor u zal duren. Als je het totale werkterrein onder de loep neemt, kun je elk werkuur productief besteden, er meer uithalen en werken waar en wanneer en waar het jou uitkomt.

Experts zijn het erover eens dat als je niet de exacte tijd berekent die nodig is om taken te voltooien, je jezelf bij voorbaat gedoemd te mislukken.

Velen van jullie denken nu zeker dat de meeste taken plotseling verschijnen en niet kunnen worden voorzien en gepland. Ja, natuurlijk zijn zulke plotselinge taken erg moeilijk om in je schema op te nemen. Maar hiervoor hoef je geen zeven overspanningen in het voorhoofd te hebben. Alles kan op elk moment veranderen. Toch moet je een plan hebben, anders ben je je eigen tijd aan het verdoen.

Wil je stoppen met een uitsteller te zijn? Het schema helpt je daarbij.

Cal Newport

Het besef dat je een duidelijk geplande werkomvang hebt, vermindert al de wens om dingen uit te stellen. Je denkt er niet over na of je nu wel of niet moet werken - de beslissing is al genomen.

Klinkt dit overdreven ordelijk en niet zo leuk voor je? Denk verkeerd.

Onderzoek toont aan dat het inplannen van niet alleen werktijd, maar ook vrije tijd een goed idee is. U verbetert dus de kwaliteit van uw leven: de levensstandaard van mensen die duidelijk zelfs hun vrije tijd plannen, is veel hoger dan die van degenen die dat niet doen.

Oké, we hebben de takenlijst gedumpt en een specifiek schema opgesteld. Laten we nu eens kijken hoe we prioriteiten kunnen stellen, want je kunt toch niet 24 uur per dag zeven dagen per week werken?

2. Stel dat u om 17.30 uur naar huis gaat en plan dan de dingen die u voor die tijd wilt doen

Het werk neemt alle tijd in beslag die je het geeft. Geef haar 24 uur, zeven dagen per week, en wees gerust, het werk zal al die 168 uur in beslag nemen.

Je moet grenzen stellen als je werk en privé wilt combineren. Tijdgebrek zal bijdragen aan uw efficiëntie.

Stel jezelf een deadline: je verlaat je werk om 17.30 uur. En plan vervolgens het aantal taken dat u tegen die tijd onder de knie kunt krijgen.

Cal noemt dit strakke planningsprestaties.

Je kunt ook de andere kant op: maak zelf het ideale werkschema voor een zwerver, en doe dan precies het tegenovergestelde. Werk hard en hard zonder medelijden met jezelf te hebben. Geloof me, als je hard werkt, zullen slimme en nuttige oplossingen je vanzelf vinden.

Maar vergeet niet dat u uzelf moet beschermen tegen overwerk. Je moet het gevoel hebben dat je de controle hebt over je schema. Hoe meer je de situatie onder controle hebt, hoe minder stress je ervaart.

Oké, je stelt je de perfecte dag voor een zwerver voor en doet het tegenovergestelde. Dit zal u helpen om uw huidige taken efficiënt uit te voeren. Hoe zit het met langlopende projecten?

3. Maak een plan voor de huidige week

Ik denk dat je het ermee eens zult zijn dat kortetermijnplannen niet cool meer zijn. Als je alleen aan vandaag denkt, kom je nooit verder.

Wil je boeken schrijven, betrokken zijn bij verschillende activiteiten, onderzoek doen en tegelijkertijd een goede ouder zijn? Je hebt een specifiek plan voor de week nodig.

Cal Newport

Mensen kijken niet graag naar langetermijnplannen, maar vergeten hoeveel voordeel ze kunnen opleveren. Ik weet wat ik elk uur, dag, week, maand van mijn leven doe. Denk je dat dit moeilijk is? Makkelijker dan je denkt. Het duurt een uur op maandagochtend. Enkel en alleen.

Maandagochtend maak ik een planning voor de week. Ik blader door mijn mail, denk na over de taken die ik moet doen, check mijn agenda en denk na over hoe ik mijn tijd op deze manier kan plannen. Zodra ik een plan heb, e-mail ik het naar mezelf, nu zie ik het altijd in mijn Inbox. Hier kan ik het elke dag observeren, en ik kan er ook altijd vele malen per dag naar terugkeren als ik plotseling mijn prioriteiten vergeet.

En Cal heeft gelijk. U besteedt uw tijd efficiënter als u een plan volgt.

Misschien denk je dat het voldoende is om alle komende taken voor de week in je hoofd te overdenken, maar het is niet nodig om ze op te schrijven. Nee, zo is het niet.

Als je een plan van zaken schrijft, is de kans groter dat je je eraan houdt: je hebt iets tastbaars, niet ideaal, het herinnert je aan je prioriteiten.

Zo heb je nu een duidelijk schema en een weekplan. Maar je voelt dat er nog iets ontbreekt. En je denkt correct.

4. Doe minder taken, maar doe het met passie

Je denkt waarschijnlijk zoiets als: "Ik heb gewoon te veel te doen. Ik zal ze in de gestelde tijd nooit aankunnen."

En Cal geeft toe dat je misschien gelijk hebt. Maar je moet niet opgeven of in paniek werken tot 22:00 uur.

Je zou minder te doen moeten hebben dan je nu hebt. Onthoud dat niet al uw zaken zo belangrijk zijn als ze lijken. Je zegt vaker ja dan zou moeten. Stel jezelf de vraag: "Wat is echt waardevol voor mij in het leven?" En dan zoveel mogelijk onnodig wegknippen.

Cal Newport

We worden altijd gewaardeerd voor waar we goed in zijn. Dus als je succesvol wilt zijn, laat je dan niet overweldigen, laat je minder taken doen, maar je krijgt de kans om ze beter uit te voeren. Mensen zeggen te vaak ja. Ik zeg nee tegen velen en velen. Ik vermijd genadeloos taken die me ontspannen als ik voel dat ze niet echt belangrijk voor me zijn.

Je hebt het gevoel dat je helemaal geen tijd hebt, maar John Robinson, een tijdmanagementspecialist, is het niet met je eens en is van mening dat we tegenwoordig veel meer vrije tijd dan ooit kunnen hebben.

Hij dringt erop aan dat moderne mensen niet harder werken dan hun voorgangers (hoewel de meesten van ons daar anders over denken). Onderzoek toont aan dat mensen de afgelopen 40 jaar veel minder tijd hebben besteed aan het voltooien van werktaken en veel meer kans hebben om zich bezig te houden met onproductieve afleiding. Iedereen heeft volgens John tijd om te rusten.

Wat is de conclusie hieruit? Je hebt het gevoel dat je geen tijd hebt omdat het wordt verscheurd in vervelende kleine taken die je leven en jezelf uitputten.

Dus doe minder. Maar doe het "minder" met passie en opwinding.

Je plannen zijn gestructureerd en passen perfect in je planning. Maar één vraag blijft nog open: welke taken moet je uitvoeren?

5. Besteed minder aandacht aan kleine taken - focus op wat een hogere prioriteit heeft

Op het werk doen we verschillende dingen. Kleine dingen als het ontleden van e-mail, actuele en, als je erover nadenkt, niet altijd noodzakelijke vergaderingen en het afluisteren van de volgende kantoorroddels, vragen van ons geen bijzondere mentale inspanning. Je gebruikt je talenten hier niet. Als u zich bezighoudt met een belangrijk bedrijf, vereist dit de activering van al uw capaciteiten en vaardigheden. Dit leidt tot kwalitatieve resultaten.

Wat is het probleem met kleine taken? We verdrinken in "ondiep water".

Mensen die vaak in het weekend en 's nachts werken, hebben het gevoel dat ze veel minder doen dan degenen die om vijf uur 's avonds afscheid nemen. Dit komt omdat ze veel werken, maar het belang van de taken die ze uitvoeren is niet groot.

Het is onwaarschijnlijk dat iemand CEO werd alleen omdat ze alle e-mails beantwoordden of een onnodige kleine vergadering bijwoonden. Ja, een nauwgezette uitvoering van zelfs kleine taken zal u behoeden voor ontslag, maar u kunt zich alleen ontwikkelen wanneer grootschalige taken uw belangrijkste prioriteit worden.

Tijd hebben om uitsluitend aan prioritaire taken te besteden. Hoe begin je aan dit moeilijke bedrijf?

Het belangrijkste is om 's ochtends te stoppen met het controleren van uw e-mail.

Tim Ferris Bestsellerauteur van How to Work 4 Hours a Week

Probeer uw e-mail de eerste twee uur na het ontwaken niet te controleren. Voor sommige mensen is het zelfs moeilijk om zich dit voor te stellen, ze zullen zeker vragen hebben als: “Hoe kan ik dit doen? Ik moet zeker mijn mail checken, anders kan ik niet aan de slag. Het zal je verbazen dat dit in de meeste gevallen helemaal niet het geval is.

Ja, misschien moet je echt in je e-mail gaan en informatie verzamelen waarmee je de taak 100% kunt voltooien. Maar je kunt het eerst voor 80 of 90% voltooien en pas daarna in je brieven kruipen voor aanvullende informatie. Zo bespaart u uzelf 's ochtends van onnodige en externe informatie, waar uw aandacht zeker naar zal verschuiven, en kunt u zich uitsluitend aan uw werk wijden.

Dus hoe verbinden we al het bovenstaande met elkaar? Vreemd genoeg, gewoon om samen te vatten.

Cal gaf ons vijf goede tips:

1. To-do-lijsten zijn slecht. Maak een schema voor jezelf.
2. Stel dat u om 17.30 uur naar huis gaat en plan dan de dingen die u voor die tijd wilt doen.
3. Maak een planning voor de huidige week.
4. Doe minder taken, maar doe het met passie.
5. Besteed minder aandacht aan kleine taken - focus op hogere prioriteit.

Nu klinken de woorden "planning" en "plannen" koud voor u, en u begrijpt niet de specifieke voordelen die ze u zullen brengen. Maar zodra je ze een deel van je leven maakt, realiseer je je dat je vrije tijd hebt voor familie en vrienden. Bovendien doe je dingen waar je trots op kunt zijn.

Cal Newport

Intellectueel werk is eigenlijk meesterlijk werk. Maar het is niet zo moeilijk als het lijkt: je bent niet bezig met houtsnijwerk, maar met informatie. Je ontwikkelt ideeën. Je moet het kaf van het koren scheiden en soms ideeën creëren van de grondstof. Als je dit proces vanuit het perspectief van een meester gaat bekijken, word je gelukkiger, tevredener met je werk en natuurlijk succesvoller in je professionele leven.

Kies wie je wilt zijn: een teruggetrokken kantoor of een succesvolle maker?