3 tips om vergaderingen altijd op tijd af te sluiten

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Leer meer uit uw vergaderingen te halen door ze met slechts 5-10 minuten in te korten.

Als er meerdere afspraken voor de dag zijn, kan één lange vergadering alle plannen verstoren. Ondernemer Patrick Ewers biedt drie strategieën om dit te voorkomen.

1. Voor de vergadering: verkort de duur van de vergadering

Meestal duren vergaderingen een half uur of een uur. Het is het handigst om dergelijke tijdsintervallen in de kalender in te voeren. Maar hierdoor blijkt dat de ene vergadering meteen na de andere begint. Daardoor is er veel overlast.

Vervang vergaderingen van een half uur door vergaderingen van 25 minuten en vergaderingen per uur door vergaderingen van 50 minuten. Je hebt tijd om alles hetzelfde te doen als voorheen. Maar tussen twee opeenvolgende vergaderingen blijft er weinig tijd over voor voorbereiding of het oplossen van urgente problemen.

Om geen van de deelnemers te beledigen, dient u vooraf te waarschuwen voor de wijzigingen. Geef bij het maken van een afspraak aan dat uw vergaderingen nu 25 of 50 minuten duren.

2. Tijdens de bijeenkomst: herinner het publiek aan het doel van de bijeenkomst en vat samen

De eerste minuten van de vergadering zijn enorm belangrijk. Gebruik ze om iedereen eraan te herinneren waarvoor u hier bent en hoe lang de vergadering zal duren. Vermeld dat je ongeveer 50 minuten hebt om alle problemen te bespreken, en de laatste vijf zullen worden besteed aan het samenvatten. Dan zal het niemand verbazen dat je na 45 minuten de vergadering begon af te sluiten. Hoogstwaarschijnlijk zullen andere deelnemers zelfs dankbaar zijn, omdat u op deze manier niet alleen uw tijd, maar ook die van hen bespaart.

Stel een herinnering in of, die over 45 minuten gaat, en leg de telefoon op tafel zodat iedereen de tijd onthoudt en niet wordt afgeleid. Wanneer het alarm afgaat, beëindigt u de vergadering, waar u ook bent.

Als u geen tijd heeft gehad om alle problemen op te lossen, kunt u in de resterende vijf minuten een nieuwe vergadering plannen voor de volgende dag. En:

• herhaal wie de toezegging heeft gedaan;
• noem kort de belangrijkste bevindingen;
• afspraken maken over de vervolgstappen;
• Deel iets positiefs, zoals wat je leuk vond in deze bijeenkomst.

3. Na afloop van de bijeenkomst: kijk kort terug op de vorige bijeenkomst en bereid u voor op de volgende

Na een vergadering van 50 minuten zou u 10 minuten vrij moeten hebben. Besteed de eerste vijf aan de analyse van de belangrijkste punten van de vorige vergadering, om niets te vergeten. Maak ook een conceptbrief aan alle deelnemers om hen te herinneren aan en toezeggingen. Dit zal de waarde van de bestede tijd verhogen en bovendien zal het iets nog waardevollers opleveren - een gevoel van voltooiing.

Besteed de tweede vijf minuten aan de voorbereiding van de komende vergadering. Als je de leden al kent, herinner jezelf er dan aan:

• welke zaken moeten worden besproken;
• welke eerdere taken moesten worden voltooid;
• wat weet je over de deelnemers: hun professionele en persoonlijke interesses.

Als je niet bekend bent met de persoon met wie je gaat afspreken, zoek dan informatie over hem op: geef de naam en functie op, bekijk de profielen op sociale netwerken. En bedenk met welke zin je het gesprek aangaat.