Hoe u vergaderingen plant om ze effectief te maken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Verspil je tijd niet.

Je houdt misschien niet van vergaderingen, maar je moet ze toch houden. Dit is een essentieel onderdeel van de workflow in elk bedrijf. Een manier om afspraken nuttiger en sneller te maken, is door ze zorgvuldig in te plannen. Het boek van Olga Demyanova, doctor in de economie, “Snel en effectief vergaderen. Van voorbereiding tot het behalen van het gewenste resultaat."

Met toestemming van de uitgeverij "Alpina PRO" publiceert Lifehacker een fragment uit het tweede hoofdstuk.

Vergaderen op zich is geen probleem. Ze zijn zelfs noodzakelijk en zijn een managementattribuut van macht. U moet zich ontdoen van langdurige nutteloze en ineffectieve bijeenkomsten.

De meest voorkomende soorten vergaderingen:

• wekelijks;
• strategisch;
• arbeiders;
• rapportage;
• vergaderingen plannen;
• brainstormen;
• zakelijke gesprekken en vergaderingen;
• briefing.

Al deze typen kunnen worden gegroepeerd in vier hoofdgroepen:

1. op duur: snel (tot 30 minuten) en langdurig (meer dan een uur);
2. door het aantal deelnemers: tot 10 personen of meer;
3. per doel: werkend, politiek en informatief;
4. op tijd: gepland en ongepland.

Vereiste attributen voor het plannen van vergaderingen

Wat te plannen voor:

• doelen;
• agenda;
• lijst van genodigden;
• schema;
• informatiemateriaal;
• verantwoordelijk voor het bijhouden van het protocol;
• tijdslimiet voor toespraken.

Eerst en vooral moet de leider rekening houden met de doelstellingen van de vergadering. Dit is het startpunt voor de agenda en de deelnemerslijst, tijdstip en reglement.

De belangrijkste doelstellingen van de bijeenkomsten:

1. Nieuwe informatie - voor de informatiebijeenkomst:

• belangrijk nieuws en beleidswijzigingen;
• bespreking van plannen en strategieën;
• prognoses op korte termijn;
• presentatie van nieuwe producten en benaderingen;
• bespreking van de begroting;
• personeelszaken.

2. Toezicht houden op gebeurtenissen en operationele beslissingen nemen - voor reguliere vergaderingen:

• belangrijkste risico's en moeilijkheden;
• parameters voor het beoordelen van de voortgang;
• beoordeling van de belangrijkste processen en noodzakelijke wijzigingen;
• bespreking van wat er gebeurt: wat gaat er goed, wat moet verbeterd worden;
• belangrijkste lessen en resultaten van acties;
• coördinatie van inspanningen;
• communicatie.

3. Motivatie - creatieve ontmoetingen, ontwikkeling van nieuwe benaderingen en teambuilding:

• motivatie voor actie;
• collectieve besluitvorming;
• het eren van individueel en collectief succes.

Het doel is dus van invloed op het type vergadering en het model voor de organisatie ervan. Briefingsessies verschillen bijvoorbeeld in het aantal deelnemers en de tijdsduur. Reguliere zijn van planmatige aard, ze zijn sneller in tijd en met een beperkt aantal deelnemers. Creatieve meetings vereisen een speciale voorbereiding: het organiseren van meubels (meestal aparte tafels), thee, koffie en informele setting; vereisen geen naleving van de dresscode.

Eisenhower-matrix voor het rangschikken van vergadervragen

Er moet aan worden herinnerd dat een vergadering een platform is waar belangrijke beslissingen worden genomen en problemen worden overwonnen. De Eisenhower Matrix is het veld waar alle problemen en vragen worden verzameld. Ze zijn gerangschikt op belangrijkheid en urgentie.

	Dringend	Haast je niet
Belangrijk	EEN	B
Ongeacht	C	NS

Vierkant A: belangrijke en dringende zaken

Het vierkant van belangrijke en urgente zaken moet leeg of klein zijn. Dit geeft aan dat u zich aan de vervaldatum houdt. Als er veel van dergelijke gevallen zijn, is dit een teken van desorganisatie. Voorbeelden van gevallen die gekwadrateerd kunnen worden:

• zaken die rechtstreeks verband houden met uw functionele taken en die van invloed zijn op uw prestaties;
• gevallen waarvan het falen problemen kan veroorzaken;
• zaken met betrekking tot gezondheid en psychologisch klimaat in het team;
• zaken die van invloed zijn op de veiligheid van het team;
• zaken waarvan de resultaten moeten worden afgestemd of voorgelegd aan uw management.

Vierkant B: belangrijke maar niet urgente zaken

Wanneer opdrachten of zaken geen urgentie hebben en er geen bijzonderheden zijn wanneer deze moeten worden afgerond, bepaalt de uitvoerder zelf de timing. Dit vierkant omvat alle zaken die betrekking hebben op uw functionaliteit in de onderneming, de dingen die u regelmatig doet, en de uitvoering ervan is in de regel gebonden aan de algemene planning bij de onderneming (bijvoorbeeld het opstellen van definitieve verslaglegging). Onderzoeksopdrachten die enige tijd vergen, kunnen ook aan dergelijke gevallen worden toegeschreven, maar de hoogte van de arbeidskosten is tot het moment van voltooiing onduidelijk. De taken van het eerste en tweede plein moeten constant worden gecontroleerd en daarom is het raadzaam om ze op te nemen in de agenda van de vergaderingen.

Vierkant C: dringende maar onbelangrijke zaak

Dit zijn afleidingen. Vaak interfereren ze gewoon met het focussen op belangrijke taken en verminderen ze de efficiëntie. Onthoud altijd uw doelen en leer onderscheid te maken tussen het belangrijke en het secundaire.

Het is de moeite waard om dit plein te betreden:

• door iemand van de kant opgelegde vergaderingen of onderhandelingen;
• bespreking van problemen die ondergeschikten kunnen oplossen;
• bespreking van niet-zakelijke kwesties;
• bespreking van abstracte onderwerpen.

Vierkant D: niet-dringende en onbelangrijke zaken

Cases in deze categorie promoten je niet in projecten, maar leiden je af van het werken eraan.

• breng helemaal geen voordeel;
• het is nuttig om er helemaal niet mee om te gaan;
• Tijd eters.

Bij elk doel stelt de leider de volgende vragen:

• Wie heeft de informatie en kennis met betrekking tot het onderwerp in kwestie?
• Wiens belangen raakt deze kwestie?
• Van wie hangt de beslissing af?
• Wie moet de te bespreken informatie kennen?
• Wie voert de genomen besluiten uit?

U kunt de 99/50/1-methodologie gebruiken bij het plannen van projectvergaderingen.

De leider organiseert bijeenkomsten op drie belangrijke punten in het project:

• bij de start - om alle deelnemers onder te dompelen in het tempo van het project en voor teambuilding van de groep;
• in een tussenfase - om de resultaten van de verrichte werkzaamheden te bespreken en zo nodig verder bij te sturen;
• bij de finish, wanneer nog 1% van het totale volume moet worden gerealiseerd - voor voorlopige opsomming.

Deze timing zal u helpen uw tijd tijdens vergaderingen beter te gebruiken.

Agenda

Agenda is een plan van taken die tijdens de vergadering moeten worden opgelost. Het is noodzakelijk om de tijd van elke toespraak duidelijk te definiëren, een aparte tijd toe te wijzen voor discussie en feedback van alle deelnemers.

Bij het plannen van de timing van uw vergadering is het belangrijk om rekening te houden met het volgende:

• het belang van het agendapunt;
• de tijdslimiet voor elke uitvoering;
• pauzes indien nodig;
• 20% van de tijd voor aanvullende belangrijke informatie.

De agenda wordt naar alle deelnemers aan de vergadering verzonden.

Agenda met vastlegging van tijd en bijzonderheden van toespraken

1. Resultaten van werkzaamheden aan het sluiten van contracten. I. Ivanovs verslag (15 minuten).
2. Problemen bij het transport van goederen. I. Verslag van Petrov (15 minuten).
3. Resultaten en plannen van projectwerk. Verslag van T. Sidorov (20 minuten).

Aanvang 11:00 uur.

Einde om 12:15.

Je moet jezelf trainen om snel en effectief te vergaderen!

Uw tijd richtlijnen:

Belangrijk en dringend	12 minuten
Belangrijk en niet-dringend	24-36 minuten Dringend en belangrijk: 12 minuten - hier werkt het Pareto-principe: 20% van de tijd zorgt voor 80% van het resultaat, bij een gemiddelde vergadering van een uur (60 minuten) is de meest productieve tijd 12 minuten (20% van 60 minuten). Belangrijk en niet-dringend: meestal gepland. De effectieve tijd voor dergelijke vergaderingen is 24-36 minuten. De 60/40-methode werkt hier, volgens welke bij het opstellen van een plan voor de dag 40% van de tijd vrij moet worden gelaten, 60% moet worden toegewezen aan gepland werk, inclusief 20% voor "onvoorspelbaar" en 20% voor degenen die spontaan ontstaan of begeleidend worden. Met een gemiddelde vergadertijd van één uur (60 minuten) is de tijd voor geplande belangrijke maar niet-urgente zaken 24-36 minuten (40-60% van 60 minuten).
Onbelangrijk en dringend	Delegatie en controle via telefoon en andere communicatiemiddelen, niet meer dan drie minuten voor controle.
Onbelangrijk en niet urgent	Delegatie en controle door de directie, niet meer dan één minuut per delegatie.

Lijst met genodigden

Het optimale aantal deelnemers aan snelle vergaderingen is 5-7 personen. 8 tot 12 personen zijn acceptabel als de leider van de vergadering facilitatorvaardigheden heeft.

Voor het genereren van ideeën, het stellen van doelen en het vliegen is de ideale samenstelling niet meer dan 15 personen.

Er is een onuitgesproken regel bij Google - het maximale aantal deelnemers is niet meer dan 10.

Amazon heeft een regel van twee pizza's: er moeten zoveel mensen in een vergadering zijn als je twee pizza's kunt voeren.

Er is een regel 8-18-1800:

• niet meer dan 8 personen - oplossen van werkproblemen;
• niet meer dan 18 - brainstormen, collectieve probleemoplossing;
• tot 1800 personen - informatie en de mogelijkheid om te communiceren.

Een onderzoek van Bain and Company zegt dat het toevoegen van meer dan zeven van elke deelnemer in besluitvormingsgroepen ongeveer 10% minder efficiëntie oplevert.

De direct verantwoordelijke personen zijn verplicht aan de vergaderingen deel te nemen.

Apple vermeldt de naam van de verantwoordelijke naast elk vergaderitem. Zo heeft elke medewerker een duidelijk verantwoordelijkheidsgebied binnen het kader van de toegewezen opdracht.

Als je vaak vergaderingen organiseert, zal dit boek zeker van pas komen: Olga Demyanova biedt 16 methoden en vier hulpmiddelen om te bestuderen die de effectiviteit van alle deelnemers aan dergelijke vergaderingen zullen helpen vergroten.