Hoe u vergaderingen productiever kunt maken

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Ondernemer en investeerder Ray Dalio deelde de geheimen van succesvolle meetings.

1. Bepaal wie de vergadering leidt en voor wie deze wordt gehouden

Elke ontmoeting moet iemands doel bereiken. Dit is de persoon die het gesprek moet leiden. Hij identificeert de doelstellingen van de vergadering en hoe deze op te lossen. Anders spreekt iedereen willekeurig en is er geen productieve discussie.

2. Bepaal welk type communicatie zal prevaleren

De vorm van de bijeenkomst is afhankelijk van het doel van de bijeenkomst. Discussie en instructiecolleges worden bijvoorbeeld op verschillende manieren uitgevoerd. Discussies duren lang. Hoe meer deelnemers er zijn, hoe meer ze slepen. Kies uw deelnemers aan de vergadering dus zorgvuldig.

Nodig niet alleen degenen uit die het met uw mening eens zijn. Vermijd zowel groepsdenken, wanneer deelnemers hun eigen mening niet uiten, als individuele besluitvorming.

3. Wees volhardend en open

U zult conflicten moeten beheren, uit impasses komen en verstandig met uw tijd omgaan. Moeilijkheden ontstaan meestal wanneer een onervaren medewerker spreekt. Weeg af wat voor u belangrijker is: tijd besparen zonder zijn mening te bespreken, of begrijpen hoe hij denkt. De tweede optie zal helpen bepalen hoe een persoon met bepaalde verantwoordelijkheden zal omgaan. Als je tijd hebt, bespreek met hem waar hij fout zit. Maar geef altijd je eigen fout toe.

4. Spring niet van het ene onderwerp naar het andere

Dus tijdens de vergadering zal geen enkel probleem worden opgelost. Om dit te voorkomen, markeert u het gesprek op het bord.

5. Volg de logica van het gesprek

Tijdens ruzies lopen de emoties hoog op en is het moeilijk om de werkelijkheid objectief waar te nemen. Blijf kalm en rationeel. Mensen zeggen bijvoorbeeld soms: "Ik denk dat het waar is", en doen dan alsof het een vaststaand feit is. Al zien hun gesprekspartners de situatie op een heel andere manier. Zodat logica de overhand krijgt in het gesprek, en niet emoties, vraag zo iemand: "Is het echt waar?"

6. Verdeel de verantwoordelijkheden van elke deelnemer

Wanneer beslissingen door een groep worden genomen, wordt vaak vergeten verantwoordelijkheden toe te wijzen. En dan is het niet duidelijk wie wat moet doen en wie verantwoordelijk is. Zorg ervoor dat u de verantwoordelijkheden van elk lid van de groepsbeslissing duidelijk omschrijft.

7. Voer de regel van twee minuten in

Geef iedereen twee minuten om rustig hun gedachten te uiten. En pas dan zijn voorstel bespreken. Op deze manier zullen alle deelnemers hun mening uiten zonder bang te zijn onderbroken of verkeerd begrepen te worden.

8. Stop degenen die te snel spreken

Snelle spraak is moeilijker te verstaan. Sommigen profiteren hiervan. Mensen willen niet dom overkomen en vragen niet nog een keer, ook al begrijpen ze iets niet. Trap niet in dit aas. Het is uw verantwoordelijkheid om onduidelijkheden op te helderen en geschillen op te lossen. Wees dus niet bang om te zeggen: “Sorry, ik heb het niet begrepen. Kan je iets langzamer praten? En stel dan de achterstand van vragen.

9. Vat het gesprek samen

Als iedereen ideeën heeft uitgewisseld, trek dan conclusies. Als u tijdens de vergadering tot overeenstemming komt, herhaal dit dan hardop. Zo niet, zeg dat dan ook. Als je taken voor de toekomst hebt geïdentificeerd, verdeel deze dan onder de deelnemers en specificeer de deadlines.

Schrijf conclusies, werktheorieën en problemen op zodat iedereen er toegang toe heeft. Dit zal het gemakkelijker maken om de voortgang te volgen.