Wat is een planningsfout en hoe kunnen deadlines goed worden ingeschat?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Zes manieren waarop u het op het werk en in uw dagelijks leven kunt doen.

Wat is een planningsfout?

In de afgelopen drie jaar heb ik vijf kamers in mijn huis geschilderd. Ik begon met de slaapkamer en was van plan het in een week af te handelen. De laatste hand werd echter pas een maand later gelegd.

Denk je dat ik, nu ik aan de tweede kamer ben begonnen, een maand heb uitgetrokken om hem te schilderen? Maar nee. Ik was er zeker van: aangezien ik mijn hand al had gevuld, zou ik zeker tegen het weekend klaar zijn, maximaal - tegen het volgende. Maar het kostte me weer een maand. Zoals bij elk van de andere kamers. Behalve de keuken duurde het nog langer.

Elke keer dat ik me voorbereidde om een andere kamer te schilderen, verwachtte ik dat over een week of twee alles klaar zou zijn. De ervaring leerde me dat ik het nooit in minder dan een maand zou doen. Het was echter moeilijk om het vertrouwen op te geven dat het deze keer zeker sneller zal gaan.

Deze overmoed waardoor we de tijd die we nodig hebben om problemen op te lossen onderschatten, heeft een naam: planningsfout. Dit concept werd eind jaren 70 geïntroduceerd door psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky.

Wetenschappers legden uit dat mensen bij het plannen vaak hun ervaringen uit het verleden negeren. In mijn geval was het het feit dat ik elke keer een maand nodig had om de kamer te schilderen. Meestal richten we ons alleen op de taak die voor ons ligt: deze kamer is klein, wat betekent dat het niet lang zal duren om hem te schilderen.

Daniel Kahneman vertelt hier uitgebreid over in het boek Think Slow … Decide Fast. Hij stelt dat planningsfouten meestal te maken hebben met twee dingen:

1. We houden er geen rekening mee hoe lang het ons in het verleden kostte om soortgelijke taken uit te voeren.
2. We gaan ervan uit dat we geen complicaties krijgen die vertraging veroorzaken.

Waartoe leidt een verkeerde inschatting van de tijd?

Volgens het Project Management Institute wordt iets meer dan de helft van alle projecten op tijd afgerond.

Maar het is één ding om de hoeveelheid tijd die het kost om een kamer te schilderen te onderschatten (het geeft alleen wat ongemak). Het is iets heel anders om dezelfde fout te maken bij het evalueren van werktaken en projecten. Hier kunnen de gevolgen veel ernstiger zijn.

In het beste geval zal dit ertoe leiden dat u of uw team overuren moet maken. In het slechtste geval - tot een gebrek aan budget, kleine winsten, ontevredenheid met bazen en klanten.

Hoe taken correct te evalueren

Je moet stoppen met plannen en vertrouwen op één intuïtie. Het is beter om speciale technieken te gebruiken.

1. Bouw voort op eerdere ervaringen

Psychologen Kahneman en Tversky bevelen aan: voordat u aan het werk gaat, moet u niet alleen beoordelen wat er moet gebeuren, maar ook inschatten hoeveel tijd gewoonlijk aan dergelijke taken wordt besteed.

U moet bijvoorbeeld een nieuwe functie voor een mobiele app maken - ontdek hoeveel tijd uw team aan een vergelijkbare taak heeft besteed. Als je een blogbericht van 4000 woorden wilt schrijven, zoek dan gegevens op over het aantal uren of dagen dat je de vorige keer hebt gedaan.

Als u alleen werkt, is de gemakkelijkste manier om deze informatie te verzamelen, het gebruik van een tijdregistratie-app. Pas het toe met verschillende soorten taken en gebruik later kant-en-klare rapporten.

Voor teamactiviteiten komt projectmanagementsoftware goed van pas. De meeste gebruiken verschillende methoden om gegevens te verzamelen, bijvoorbeeld door rekening te houden met de werkelijke werktijd en om een Gantt-diagram te maken.

2. Vraag iemand anders om je taak te beoordelen

In 1994 publiceerde het tijdschrift van de American Psychological Association "Personality and Social Psychology" de resultaten van vijf onderzoeken uitgevoerd door Roger Buhler, Dale Griffin en Michael Ross.

Ze bevestigden dat mensen vaak de planningsfout maken die Kahneman en Tversky beschrijven. Maar er kwam nog iets anders aan het licht: we schatten de kosten van onze eigen taken vaak verkeerd in, maar we kunnen heel goed voorspellen hoe lang iemand anders erover doet.

De onderzoekers vroegen de studiedeelnemers om te raden hoe lang het zou duren voordat een andere persoon een bepaalde taak zou voltooien. Bij de beantwoording verwezen ze vaker naar bestaande ervaringen. En zelfs als hij er niet was, waren hun beoordelingen veel rationeler dan de conclusies van degenen die geacht werden de taak uit te voeren.

Dit komt omdat we meestal erg optimistisch zijn over onze capaciteiten. En veel objectiever als het om iemand anders gaat. Dus in plaats van te proberen taken zelf te evalueren, vraag je een vriend of collega om het voor je te doen.

3. Maak een tijdsbestek en houd rekening met mogelijke vertragingen

Er zijn bekende - dingen waarvan we weten dat we ze kennen. Er zijn ook bekende onbekenden - dingen waarvan we weten dat we ze niet weten. Maar er zijn nog onbekende onbekenden - dit zijn dingen waar we niets van weten, dat we ze niet weten.

Donald Rumsfeld Amerikaans politicus

Dit citaat wordt vaak genoemd in projectmanagement. Om rekening te houden met de onbekende onbekenden waar Rumsfeld het over heeft, gebruiken leidinggevenden wat zij een kegel van onzekerheid noemen. Het is ontworpen om de tijdsduur weer te geven die een taak nodig kan hebben.

Als je voor het eerst aan een project begint, weet je er nog weinig van. Daarom kan de werkelijke tijd die nodig is om het te voltooien sterk afwijken van de prognose. Je denkt dat het werk twee dagen duurt, maar in werkelijkheid kan het acht dagen duren. Of gewoon een paar uur.

Maar naarmate het proces vordert, wordt dit bereik kleiner. U kunt echter pas aan het einde - wanneer het project is voltooid - precies zeggen hoeveel tijd u nodig heeft.

Toch maakt de kegel van onzekerheid een nauwkeuriger schatting mogelijk. Als u niet veel weet over een aankomend project, deelt u de geschatte looptijd door vier om de ondergrens van het bereik te vinden, en vermenigvuldigt u met hetzelfde om de bovengrens te bepalen. Het resultaat is bijvoorbeeld van 1 tot 16 dagen.

Als zo'n groot bereik niet bij u past, gebruik dan alleen de bovengrens voor de boekhouding - dan duurt het werk vermoedelijk 16 dagen. Dit is niet het meest nauwkeurige getal, maar het is waarschijnlijk dichter bij de werkelijkheid dan uw oorspronkelijke voorspelling.

4. Beoordeel het probleem op drie punten

Deze methode zal je helpen objectiever te zijn. Voor elke taak moet u een beoordeling geven:

• beste script;
• in het slechtste geval;
• meest waarschijnlijke scenario.

Het eerste getal komt hoogstwaarschijnlijk overeen met uw oorspronkelijke voorspelling. De beoordeling van het meest waarschijnlijke scenario kan worden gebaseerd op empirische gegevens waarover u beschikt. En bij het inschatten van het ergste moet je rekening houden met hoe lang het duurt als het misgaat.

Bereken met drie getallen het gemiddelde. Als het beste scenario bijvoorbeeld drie dagen is, is de waarschijnlijkheid vijf dagen en het slechtste is negen, voeg dan gewoon toe: 3 + 5 + 9 = 17. Deel dat aantal dan door drie. Het blijkt gemiddeld 5, 67 dagen te zijn - dit is uw voorspelling van de benodigde tijd.

5. Bereken het foutenpercentage

Steve Pavlina, auteur van Personal Development Course for Smart People, raadt aan om de coëfficiënt te berekenen van hoe fout je bent in je planning. In de toekomst kunt u dit nummer voor al uw taken gebruiken.

Geef een schatting van de tijd voor verschillende taken die u in de nabije toekomst moet uitvoeren. Schrijf je aannames op. Noteer na het beëindigen van het werk hoeveel u uiteindelijk hebt uitgegeven.

Voeg alle geplande tijden bij elkaar. Doe hetzelfde met de echte. Deel nu alle werkelijke tijd door de oorspronkelijke schatting - u krijgt de gewenste verhouding.

U schat bijvoorbeeld dat het 12 uur zal duren om verschillende taken uit te voeren. Uiteindelijk hebben we 15 uitgegeven. Foutpercentage: 15/12 = 1,25 Dit betekent dat de taken 25% langer duurden dan gepland.

Vermenigvuldig nu altijd uw initiële schattingen met de resulterende foutfactor - en ze zullen nauwkeuriger zijn.

6. Voer een assessment uit op de meest onproductieve momenten van de dag

Amerikaanse analist en schrijver van bedrijfsliteratuur Daniel Pink in zijn boek Timehacking. Hoe de wetenschap ons helpt om alles op tijd te doen' dompelde zich onder in onderzoek naar onze chronotypes - interne klokken.

Hij bestudeerde hoe ze invloed hebben op hoe we ons de hele dag voelen. En ik ontdekte dat chronotypes niet alleen onze fysieke en mentale activiteit beheersen, maar ook bepalen op welk tijdstip van de dag we het meest creatief zijn en wanneer we vatbaar zijn voor positieve en negatieve gedachten.

Pink citeert onderzoek van Scott Golder en Michael Macy, die de stemming van mensen op Twitter analyseerden. Ze ontdekten dat gebruikersposts meestal niet erg positief zijn tijdens perioden van lage productiviteit.

Bij de meeste mensen treedt deze afname midden op de dag op, net na de lunch. Volgens Golder en Macy is het onwaarschijnlijk dat je in deze periode in een goed humeur zult zijn. Dit kan u helpen overmoed en optimisme te voorkomen en, als resultaat, effectiever te plannen.

De essentie van de laatste methode is dus om taken te evalueren terwijl de productiviteit afneemt. Dit is ongeveer zes uur na het ontwaken. Maar je kunt gewoon wachten tot het gevoel van dispersie en vermoeidheid komt.

Controleer op basis van de resultaten van het werk of je dicht bij de realiteit bent gekomen door je tijd op deze manier te plannen.

Alleen al het begrip van de planningsfout zal u helpen om de taken correct te evalueren. Je hebt misschien geen controle over je neiging om je eigen capaciteiten te overschatten. Maar als je je realiseert hoe overdreven optimisme van invloed is, en deze invloed probeert te verminderen, dan zul je veel beter worden in het beheren van je tijd.