Waarom missen we deadlines en hoe kunnen we dit stoppen?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Vind je het jammer dat je nooit tijd hebt om je werk op tijd in te leveren, lees dan dringend dit artikel. We leggen uit waarom gemiste deadlines niet jouw schuld zijn en we vertellen je hoe je deadlines alsnog haalt.

Ik hou van deadlines! Vooral het fluitje waarmee ze breken.

Schrijver Douglas Adams

We weten allemaal hoe belangrijk planning is voor effectief werken. Soms zijn we letterlijk geobsedeerd door hem. Maar wanneer het tijd is om de lijst met taken te implementeren, beginnen we ze uit te stellen, tot het laatste moment uit te stellen of zelfs de deadlines volledig te verstoren. Dit overkomt iedereen in meer of mindere mate. En daar is een rechtvaardiging voor, die ligt in de eigenaardigheden van ons denken.

Waarom missen we deadlines?

Je hebt misschien de geschiedenis gehoord van het Sydney Opera House, dat volgens de planning in 1963 zou worden voltooid voor A $ 7 miljoen en uiteindelijk pas 10 jaar later, in 1973, werd voltooid. Bovendien heeft het oorspronkelijke ontwerp van het theater tal van veranderingen ondergaan en is het gebouw kleiner geworden, met als gevolg dat er 102 miljoen dollar is uitgegeven!

Ontwerpers zijn ten prooi gevallen aan een wijdverbreide fout: ze hebben verkeerd ingeschat hoe lang een taak zou duren. Keer op keer moesten ze deadlines verschuiven en het werkplan wijzigen omdat ze geen rekening hielden met de problemen die de snelheid van het project beïnvloedden.

Ons denken is zo gestructureerd dat we zoveel tijd en geld plannen als nodig is als alles volgens het beste scenario verloopt.

Maar onvermijdelijk zijn er obstakels op de weg, waardoor het werkvolume snel toeneemt. Vervolgens verklaren we de gemiste deadlines door het feit dat zich onvoorziene omstandigheden hebben voorgedaan, en niet door het feit dat we in de planningsfase geen rekening konden houden met de mogelijkheid dat ze zich voordoen.

Waarom hebben we eigenlijk deadlines nodig?

Strikte deadlines worden niet alleen constant afgebroken, maar brengen ook veel stress met zich mee voor de projectdeelnemers, dus misschien is het beter om ze te weigeren? Nee. Vaak is het hebben van een deadline de enige reden waarom een baan überhaupt van de grond komt.

Voorheen werd het woord 'deadline' gebruikt om de lijn rond de gevangenis te beschrijven, waarachter gevangenen dag en nacht niet konden tussenkomen op straffe van onmiddellijke kogels.

Nu worden deadlines uitsluitend geassocieerd met werk en het falen ervan vormt geen bedreiging voor de uitvoering van de hele afdeling. Maar de essentie blijft hetzelfde: de deadline is leven of dood voor uw productiviteit of project.

Het werk vult de daarvoor bestemde tijd.

de wet van Parkinson

Elke taak duurt zo lang als u eraan toewijst. Daarom vragen we ons soms af hoe snel we iets voor elkaar kunnen krijgen. Om dezelfde reden zitten we in de laatste minuten vaak aan de limiet van de mogelijkheden om af te werken wat meerdere dagen of zelfs weken was toegewezen.

Rekening houdend met de wet van Parkinson, begrijpen we dat als we het tijdsbestek voor de voltooiing van de taak niet bepalen, we het voor altijd zullen doen!

Hoe je constante deadlines overwint?

Hoe ga je om met een slechte planning en draai je de aanwezigheid van deadlines in je voordeel? Het zal heel moeilijk zijn, omdat we de systematische fouten van ons denken zullen moeten bestrijden. Maar weten hoe deadlines ons gedrag veranderen, kan ons helpen productiever te zijn.

Heldere start

Wanneer je de werklast verdeelt over een maand, een week, zelfs een dag van tevoren, scoor dan het begin van de periode zo strak mogelijk en ontlaad de rest van de tijd tot de deadline zoveel mogelijk.

Focus eerst op de moeilijkste, belangrijkste, tijdrovende taken van het project. Je zult er nog steeds langer mee bezig zijn dan je had verwacht. Verneder jezelf. Maar dankzij je actieve start heb je aan het einde van de periode de tijd die je gaat besteden aan het oplossen van ongeplande problemen en het afronden van taken.

Aan de vooravond van de deadline hoef je niet halsoverkop in nieuwe complexe taken te duiken en valkuilen tegen te komen die je nog steeds niet kent.

Extra deadline

Stel voor jezelf een deadline een paar dagen eerder dan de echte. Dit adviseert marketeer Matthew Guay van Zapier. Ideaal als je niet weet hoeveel tijd je hebt van je persoonlijke deadline tot je echte - een of drie dagen. Maar zo'n situatie wordt slecht gepresenteerd. U zult zich natuurlijk nog steeds herinneren hoeveel tijd u nog heeft, dus er zal wilskracht voor nodig zijn om uw deadlines niet te verstoren.

Verzin een soort beloning voor jezelf als je de klus binnen de deadline hebt geklaard. Tevredenheid over op tijd voltooide taken zal echter een goede beloning zijn.

Openbare verklaring

"Ik beloof plechtig om het artikel om vijf uur 's avonds af te maken" - zeg het niet in je hoofd, maar luid tegen het hele kantoor. Nu is je gevoel van eigenwaarde in het spel gekomen. Wat zal pijnlijker voor je zijn: jezelf dwingen om actief te werken of deadlines te missen en luidkeels toe te geven dat je hebt gefaald?

Schrijver Evelyn Waugh, die begint aan zijn nieuwe roman, Return to Brideshead, heeft publiekelijk verklaard: "Ik begin aan een nieuw boek en zal het over drie maanden schrijven." Hij haalde de deadline niet en vroeg meerdere keren, opnieuw publiekelijk, om uitstel van de deadline. Toch voltooide hij de roman vrij snel, omdat hij wist dat lezers zijn belofte onthouden en wachten tot deze wordt vervuld.

Constante herinneringen aan de naderende deadline

Als we aan een groot project gaan werken, is het tijdsbestek meestal vrij lang. De deadline wordt een soort abstractie - ergens daarbuiten, ooit. Hoe dichterbij het is, hoe duidelijker we ons precies realiseren hoeveel tijd we nog hebben, en we kunnen de hoeveelheid en het resterende werk beter vergelijken.

Stel jezelf regelmatig herinneringen in die je constant terugbrengen naar de realiteit en je laten weten dat dag X nadert:

• de vervaldatum verstrijkt over een maand;
• week;
• drie dagen;
• dag;
• 8 uur.

Ja, het is stressvol, het zal vervelend zijn. Maar misschien is dit de enige manier om jezelf aan te sporen?

Elk bedrijf duurt altijd langer dan verwacht, zelfs met de wet van Hofstadter.

De wet van Hofstadter

Deze komische recursieve wet van Douglas Hofstadter, Ph. D., spreekt over de onmogelijkheid om deadlines te plannen. Deadlines zijn er letterlijk gemaakt om gedwarsboomd te worden. We hopen echter dat ons advies u zal helpen voorkomen dat de zaken tot het breekpunt worden gedreven, waar het voortdurend niet halen van deadlines uiterst schadelijk is voor uw werkreputatie en u in een staat van constante stress brengt.