Gantt-diagram is een hulpmiddel voor degenen die niet graag deadlines missen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-15 16:47

U zult zien wat u moet doen en waarom, en u zult niets vergeten.

Wat is een Gantt-diagram?

Het Gantt-diagram is een hulpmiddel voor planning en taakbeheer dat is uitgevonden door de Amerikaanse ingenieur Henry Gantt. Het ziet eruit als horizontale balken tussen twee assen: de lijst met taken verticaal en datums horizontaal.

Het diagram toont niet alleen de taken zelf, maar ook hun volgorde. Zo vergeet u niets en doet u alles op tijd.

Wie heeft er een diagram nodig?

Als je een fanatieke planning bent en van mooie grafieken houdt, dan is de Gantt-grafiek iets voor jou. Ze helpt zowel bij de lancering van een webshop als bij de voorbereiding van een grootschalig evenement. In het dagelijks leven is het diagram handig voor het zelf plannen van een bruiloft, het renoveren of bouwen van een huis, reizen of het voorbereiden van een sessie.

Een freelancer met een Gantt-diagram zal er bijvoorbeeld zeker van zijn dat hij een ander project op zich kan nemen. En de bruid, kijkend naar het schema, zal zich geen zorgen maken dat ze niets doet.

In het bedrijfsleven helpt een Gantt-diagram iedereen. De opdrachtnemer weet precies wat er moet gebeuren, waarvoor en wanneer, zijn baas controleert de deadlines en de opdrachtgever is rustig als hij ziet in welk stadium het proces zich bevindt.

De tool zal ook van pas komen voor projectpresentatie. De klant of de baas ziet het volume en de timing van het werk en begrijpt waarom het ontwerp van de website bijvoorbeeld drie maanden duurt en geen week.

Aan de slag met een Gantt-diagram

Allereerst moet u een tabel maken met de brongegevens. U kunt dit overal doen: zelfs op een stuk papier, in ieder geval direct in het programma voor het maken van een diagram.

De tabel heeft drie soorten gegevens nodig: de taaknaam, de startdatum en de duur, of de voorspelde einddatum van de taak. Houd rekening met de tijdlijn, de middelen en het budget van het project om een realistische einddatum te geven.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat jullie twee besluiten om je slaapkamer opnieuw in te richten. De tabel ziet er als volgt uit:

Als de reparatie wordt uitgevoerd door een werkend team, is de timing van elke taak anders.

Waar en hoe maak je een Gantt-diagram?

Er zijn programma's waarin je een diagram in verschillende fasen moet bouwen. En er zijn gespecialiseerde tools waarbij het voldoende is om op een paar iconen te klikken.

De keuze van het gereedschap hangt af van de omvang en waarde van het project. Als u een diagram voor uzelf maakt, kunt u gratis oplossingen of proefversies van programma's gebruiken. Voor grote bedrijven die met dure projecten werken, zijn professionele programma's beter geschikt.

1. Microsoft Excel

• Prijs: 5.199 roebel voor één pc of gelicentieerd abonnement vanaf 269 roebel per maand.
• Vrije periode: 1 maand.

Een van de meest populaire programma's voor het werken met tabellen en grafieken. U kunt een sjabloon gebruiken om steeds opnieuw grafieken te maken.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Prijs: is gratis.

Een analoog van MS Excel van The Document Foundation, een non-profitorganisatie.

Maak een tabel met brongegevens om een Gantt-diagram te maken. Voer de namen van de taken, hun startdatums en de duur in dagen in de drie kolommen in.

Selecteer vervolgens het bereik met waarden (u hoeft de kolomnamen niet te selecteren) en start de kaartwizard met behulp van het juiste pictogram of via het menu "Invoegen" → "Grafiek".

Selecteer een gestapeld staafdiagram. Je krijgt dan een diagram in omgekeerde volgorde.

Om een verticale as te spiegelen, klik erop en selecteer "Format Axis …". Klik vervolgens op het tabblad "Schaal" op "Omkeren".

Om datums op de horizontale as weer te geven, klik erop en selecteer "Format Axis …". Zoek op het tabblad Nummers de gewenste datumnotatie. Schakel vervolgens op het tabblad "Scaling" de selectievakjes "Automatisch" uit voor de items "Maximum", "Minimum" en "Hoofdinterval".

Vul in de velden die verschijnen de waarden in:

1. Minimum is de startdatum van de eerste taak.
2. Maximum is de einddatum van de laatste taak.
3. Hoofdinterval. Als de taken van korte duur zijn, dan is een klein interval (1) nodig zodat de exacte start- en einddatum zichtbaar zijn op de grafiek. En als de taken en het project zelf langdurig zijn, dan is het beter om een groter interval te kiezen zodat de planning niet te lang wordt.

Voor de leesbaarheid stelt u op het tabblad Bijschrift van de Y-asopties de Tekstrichting in op 90 graden.

Als u alleen de weergave van duurgegevens wilt behouden, klikt u met de rechtermuisknop op de kleur van onnodige regels en selecteert u Gegevensreeks opmaken. Selecteer op het tabblad "Gebieden" "Geen" in het vervolgkeuzemenu. Je hebt een heel eenvoudig Gantt-diagram.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Prijs: vanaf 1.875 roebel per maand.
• Vrije periode: 1 maand.

Een gespecialiseerd product van Microsoft voor projectmanagement. Het is ingebouwd met bekende Microsoft-tools zoals Excel, PowerPoint en zelfs Skype voor Bedrijven. Er zijn extra toevoegingen.

Geschikt voor middelgrote en grote bedrijven die niet alleen data willen visualiseren, maar ook projecten, projectportfolio's en resources volledig willen beheren.

De diagramsjabloon is ingebouwd in het programma, dus u heeft een minimum aan inspanning nodig.

Microsoft Project →

4. Alleen Office

• Prijs: vanaf 60 roebel per maand.
• Vrije periode: 1 maand.

Projectmanagementsoftware. Bij het registreren zijn de functies CRM, mailserver, werken met documenten, corporate chat en blog beschikbaar.

Het diagram wordt automatisch opgebouwd nadat alle taken in de projectstructuur zijn ingevoerd. Afhankelijkheden en deadlines kunnen direct op de grafiek worden ingesteld door taken met de muis te slepen en neer te zetten. De interface is intuïtief, er zijn tips.

Alleen Office →

5. Smartsheet

• Prijs: vanaf $ 14 per maand.
• Vrije periode: 1 maand.

De tool is aangescherpt voor het managen van samenwerking. U kunt sjablonen gebruiken voor projecten en terugkerende taken. Er is integratie met kantoorapplicaties van Microsoft, Google en anderen.

Geschikt voor grote bedrijven met grootschalige projecten en zzp'ers die bereid zijn mee te werken aan andermans projecten.

Het maken van een project is als het maken van een lijst met taken in tabellen. U kunt tabellen uit uw documenten importeren. Het Gantt-diagram wordt gemaakt door op het bijbehorende pictogram in het gedeelte "Weergaven" te klikken.

De interface is Russified, maar de video-instructies zijn in het Engels.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Prijs: vanaf 6, 5 dollar per maand.
• Vrije periode: 14 dagen.

U kunt meerdere werkruimten maken en verschillende projectteams beheren. U kunt taken, hun deadlines en afhankelijkheden direct in het diagram bewerken door elementen met de muis te slepen en neer te zetten.

Er is beheer van middelen, werkschema van uitvoerders, uurtarieven en projectkosten. U kunt toegang verlenen door verwijzing of het diagram exporteren voor presentatie aan de klant.

Bij het maken van een project biedt het programma aan om een korte vragenlijst over uw bedrijf in te vullen om een geschikt sjabloon te vinden. Vervolgens kunt u de sjabloon bewerken of uw eigen sjabloon maken.

GanttPRO →

7. Comindware

• Prijs: vanaf 300 roebel per maand.
• Vrije periode: op aanvraag van de beheerder.

Comindware is geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven. Met het programma kunt u projecten, middelen en bedrijfsprocessen beheren. Bedrijfsprocessen kunnen direct in projecten worden geïntegreerd. Heeft een eigen zakelijk sociaal netwerk. U kunt bestanden uit tabellen importeren, projecten en taken overdragen vanuit MS Project.

Comindware →

8. "Google Spreadsheets"

Prijs: is gratis.

De Google Spreadsheets-diagramwizard helpt hier niet. Maar er is een oplossing: voorwaardelijke opmaak.

Nadat u de eerste gegevens in de tabel rechts ervan hebt ingevoerd, plaatst u de datums van het project.

Selecteer het cellengebied tussen de originele gegevens en de datums. Daar wordt een schema gemaakt. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Voorwaardelijke opmaak.

Kies in het menu Cellen opmaken Uw formule en voer = AND (E $ 1 = $ B2) in. E1 is de eerste cel van de projectdata. C2 - cel met het einde van de eerste taak. B2 - cel met het begin van de eerste taak.

Het Gantt-diagram is klaar. U kunt datums wijzigen en nieuwe taken toevoegen. Vergeet niet om het voorwaardelijke opmaakgebied naar behoefte aan te passen.