Hoe u minder tijd aan e-mail besteedt

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

E-mailcontrole is voor velen een verslaving geworden. Maar u kunt er vanaf komen en uw productiviteit verhogen.

E-mailcontrole lijkt veel op een afhankelijkheid. Hier zijn verschillende redenen voor.

• Net als bij seks, gokken of drugsgebruik komt het genotshormoon dopamine vrij in de hersenen tijdens het checken van e-mails.
• We blijven onze inbox controleren omdat we op de hoogte willen blijven en bang zijn dat we iets zullen missen.
• We analyseren e-mails zodat we kunnen ontspannen en geen moeilijkere dingen kunnen doen.

Maar deze tijd kan veel beter besteed worden. Kevin Cruz, auteur van 15 geheimen van tijdmanagement: hoe succesvolle mensen alles doen, biedt vijf tips om je e-mailtijd te halveren.

1. Voeg parsing toe aan je schema

Controleer uw e-mail niet, maar verwerk deze. Behandel het ontleden van berichten net als elke andere taak. Plan het, voeg het toe aan je agenda en ga aan de slag. Cruz adviseert om je post drie keer per dag te sorteren: ochtend, middag en avond.

Het is niet de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het werken met post die ertoe doet. Iemand zal drie uur per dag nodig hebben om berichten te ontleden, terwijl anderen er 30 minuten over doen. Het belangrijkste is om dit bedrijf bewust te benaderen, als een gewone baan.

Kevin Cruz

2. Stuur niet iedereen een kopie van de brief

Hoe minder e-mails u verstuurt, hoe minder u terugkrijgt. Probeer dus niet zoveel mensen in de kopie van de brief te zetten. Inclusief, vink het vakje "Allen beantwoorden" niet aan.

Sommigen waren in staat om het e-mailverkeer met 50% te verminderen toen ze zichzelf trainden om twee keer na te denken voordat ze een nieuwe e-mail stuurden.

3. Berichten filteren

Stel filters in om verschillende soorten letters in verschillende mappen te plaatsen. Op deze manier kunt u uw tijd alleen verspillen aan de echt belangrijke berichten en niet overweldigd worden door de rest.

4. Stop met het gebruik van je inbox als een takenlijst

Veel mensen sturen zichzelf berichten met verschillende taken voor later, waardoor de mailbox in een andere takenlijst verandert. Maar dit gaat alleen maar ten koste van de productiviteit.

Cruz stelt deze benadering voor. Als je een nieuwe e-mail opent, vraag jezelf dan eerst af of je deze kunt verwijderen. Zo niet, overweeg dan of u het aan iemand kunt delegeren. Als dat niet mogelijk is, zoek dan uit of je het in minder dan vijf minuten kunt oplossen. Als dat zo is, geweldig. Zo niet, leg de brief dan opzij voor later. Maar laat het niet in je inbox staan, maar zet het over naar je agenda en selecteer een specifieke datum en tijd wanneer je het kunt doen.

5. Communiceer uw bedoeling met anderen

Bespreek dit met uw collega's, zodat u zich gemakkelijker aan het plan kunt houden. Vertel uw baas dat u, om uw productiviteit te verbeteren, nieuwe e-mailwaarschuwingen uitschakelt en alleen e-mails op bepaalde tijden parseert.

Spreek ook af hoe u bij dringende zaken bereikbaar bent.

Als u probeert de tijd die nodig is om met e-mail te werken te verminderen, moet u uw gewoonten veranderen, en dit is altijd moeilijk om meteen te bereiken. Wees geduldig en wees klaar om te beseffen dat het niet nodig is om zoveel tijd aan post te besteden.