Hoe te stoppen met het verspillen van tijd aan nutteloze activiteiten?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Forceer jezelf niet om je te concentreren om productiever te zijn. Maak gewoon kleine aanpassingen aan je werkdag.

1. Leid zo min mogelijk vergaderingen

We besteden maximaal vier uur per week aan vergaderingen. Meer dan de helft hiervan is tijdverspilling. Probeer indien mogelijk het aantal vergaderingen te verminderen.

• Denk aan het aantal deelnemers. Nodig voor de zekerheid geen collega's uit voor een vergadering. Laat ze hun tijd beter besteden aan het productiever doen van hun werk.
• Face-to-face gesprekken kunnen vaak een goede vervanging zijn voor vergaderingen. Het is veel gemakkelijker om eerst de details van het project met de verantwoordelijke medewerker te bespreken en pas daarna het idee aan het hele team voor te leggen.
• Overweeg zorgvuldig welke informatie u met uw collega's wilt delen voordat u een formele vergadering plant of bijwoont. Meestal kan basisinformatie op een andere manier worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld door te linken naar een document, te schrijven in een chat of het gewoon mondeling door te geven bij een kopje koffie. Dan kunnen medewerkers reageren op uw informatie zonder hun workflow te verstoren.

2. Verander de interactie met collega's

Natuurlijk helpt samenwerking meestal om de productiviteit te verhogen. Maar zo eenvoudig is het niet. Volgens de gegevens wordt elke medewerker gemiddeld zeven keer per uur afgeleid. En 80% van deze afleidingen zijn kleine, onbeduidende dingen.

Daarom, in plaats van een vraag te stellen zodra het in je opkomt, haast je niet om je collega's af te leiden. Maak een lijst, en vraag dan in één keer wanneer de werknemer vrij is. Daarnaast komt het vaak voor dat we na verloop van tijd zelf het antwoord op onze vraag vinden of begrijpen dat de eerste drie vragen ons simpelweg naar een dikke vierde hebben geleid.

Als je afgeleid bent, hoef je geen complexe communicatie met collega's te ontwerpen. Het dragen van een koptelefoon is bijvoorbeeld meestal voldoende om Niet storen te signaleren. Als dat niet werkt, probeer dan te verhuizen naar een ander deel van het kantoor waar je niet gestoord wordt. De meeste collega's zullen aan deze signalen wennen en zullen je niet storen als je het druk hebt.

3. Verminder de e-mailstroom

Het probleem zit niet in e-mail zelf, maar in hoe we het gebruiken. Waar vroeger e-mails een grote hoeveelheid informatie bevatten, zijn ze nu meer op SMS gaan lijken. Een typische brief bevat nu tussen de 5 en 43 woorden - korte informatie en eenvoudige vervolgvragen. Dergelijke brieven vermenigvuldigen zich snel in je inbox en dreigen je letterlijk te verdrinken in een stroom ongelezen berichten.

Overweeg voordat u een e-mail verzendt of het handiger is om een andere methode voor het verzenden van informatie te gebruiken.

Met behulp van verschillende instant messengers kunt u bijvoorbeeld snel korte berichten verzenden en beantwoorden zonder de onnodige formaliteit die e-mail oplegt. En in de opmerkingen bij documenten met open access kunnen meerdere mensen direct hun voorstel voor een project achterlaten, in plaats van de mailboxen van collega's ermee te volstoppen.

4. Werk vanuit huis en slaap voldoende

Een uitgeslapen werknemer doet vaak meer in zes uur dan een slaperige werknemer in alle tien. Daarom wordt thuiswerken voor velen de ideale optie. En dankzij moderne communicatiemiddelen hoeven medewerkers niet in dezelfde ruimte te zijn om een probleem op te lossen.

Door uzelf te bevrijden van de noodzaak om meerdere uren op het transport door te brengen, kunt u voldoende slapen en dit heeft een positief effect op de productiviteit.

Natuurlijk is in sommige activiteitsgebieden nauwere communicatie met collega's noodzakelijk, maar een of twee werkdagen per week thuis doorbrengen zal nuttig zijn voor vertegenwoordigers van elk beroep. Dit geeft je de mogelijkheid om je te concentreren op je eigen project en gewoon uit te slapen. De sleutel is om een weekritme te vinden dat bij jou en je team past.

5. Neem regelmatig pauze

De pauzes zijn net zo belangrijk als het werk zelf. Een simpele verandering van activiteit is echter vaak niet voldoende. Om op te laden, moet je elk anderhalf uur van tafel opstaan.

Langere pauzes, zoals een lunch met vrienden of een wandeling, zijn nuttig voor creatievelingen. Deze pauze is wat nodig is om van een onproductieve middag een creatieve doorbraak te maken.

Je rust niet als je elk half uur een paar minuten wordt afgeleid. Het is beter om meerdere keren per dag uw werkplek minimaal tien minuten te verlaten.

Hoewel deze pauzes het aantal uren dat u werkt verminderen, zult u de rest van de tijd efficiënter werken. Een echt productieve werkdag is alleen mogelijk door te rusten en te herstellen.