Hoe te stoppen met het verspillen van tijd in de post: de drieletterregel

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Phil Simon, auteur van Message Not Received, biedt een nieuwe manier om e-mailcongestie tegen te gaan. Hij noemde het de regel van drie letters en gelooft dat je daarmee je verzendtijd kunt verkorten.

Hoeveel tijd besteedt u aan post? Uit een onderzoek van het McKinsey Global Institute uit 2012 bleek dat bedienden op kantoor 28% van hun tijd aan post besteden. Het leek erop dat met de komst van instant messengers de post naar de achtergrond zou verdwijnen. De invloed ervan op ons leven wordt echter alleen maar groter. Als er niets verandert, zal het aantal inbox-berichten over een paar jaar verdubbelen. Maar ik herhaal het nog een keer: als er niets verandert.

Er zijn mensen die dit nu proberen te veranderen. Phil Simon, auteur van het boek, heeft de afgelopen jaren aan communicatieproblemen gewerkt en geprobeerd deze op een minder tijdrovende manier te verbeteren.

In een van de hoofdstukken van het boek vergelijkt Simon twee soorten communicatie: persoonlijk, zoals een gesprek tijdens een vergadering, en tekst (mail). Om de ineffectiviteit van tekstcommunicatie aan te tonen, haalt hij het voorbeeld aan van twee psychologen van de New York University.

De psychologen Justin Krueger en Nicholas Epley wilden begrijpen hoe goed mensen tekstberichten kunnen interpreteren versus gewone spraak. Kruger en Epley verdeelden de respondenten in twee groepen en vroegen de eerste groep om te communiceren en de tweede om per post te corresponderen.

De resultaten waren interessant.

Deelnemers in de eerste groep waren in vier van de vijf gevallen in staat om de stemming en emoties van hun gesprekspartner correct vast te leggen. In de tweede groep was het slechts in twee van de vijf gevallen mogelijk.

De respondenten van de tweede groep klaagden dat ze niet konden begrijpen of hun gesprekspartner sarcasme of humor gebruikte in de brief. Het kwam op het punt van belachelijkheid: de afzenders van de brief konden niet met zekerheid zeggen of de ontvanger hun idee begreep.

Simon stelt hiervoor een oplossing voor.

De regel van drie letters

Phil gebruikt deze regel al enkele jaren en is van mening dat het hem van zijn mailcongestie heeft verlost. Voeg een regel toe aan uw e-mailhandtekening:

Ik hou me aan de drieletterregel. Laten we afspreken of bellen na drie letters.

Houd je aan deze regel, want het werkt alleen als je het consequent volgt. Als de correspondentie vertraging oploopt, ontmoet of bel dan uw gesprekspartner. Zo begrijp je het veel sneller.