Hoe Google Documenten op te schonen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

We harken eindeloze "Nieuwe mappen" en verwijderen documenten met onbegrijpelijke namen.

Als je veel met Google Docs of Google Docs werkt, heb je waarschijnlijk het probleem gehad dat er te veel bestanden zijn en de hoofdpagina van de service verandert in een rommelige zolder. Lifehacker vertelt hoe je orde kunt scheppen in chaos.

Gebruik ingebouwde sorteerhulpmiddelen

Google Documenten heeft verschillende ingebouwde sorteerhulpmiddelen waarmee u snel de gewenste bestanden kunt vinden. Om dit te doen, selecteert u gewoon de juiste optie door op een van de symbolen in de rechterbovenhoek van het hoofdscherm te klikken.

1. Op weergaveformaat

Met de service kunt u de gewenste manier om bestanden weer te geven aanpassen: een lijst of een raster. Om dit te doen, klikt u gewoon op het bijbehorende pictogram.

2. Op datum of titel

U kunt documenten gemakkelijk sorteren op de datum waarop ze zijn bekeken, de datum van wijzigingen die door u of alle gebruikers zijn aangebracht, en ook op titel.

3. Door eigenaar

Met Google Documenten kunnen meerdere gebruikers tegelijk aan documenten werken, daarom is deze service zo handig. Als u niet alleen documenten aan het maken bent, maar ook met vreemden werkt of samenwerkt, kan sorteren op de eigenaar (maker) van het document u helpen. Om het te gebruiken, klikt u op het juiste item op het hoofdscherm en selecteert u de juiste optie.

4. Waar mogelijk toegang

Om alle bestanden te zien die door andere gebruikers zijn gemaakt en voor u beschikbaar zijn, klikt u op het mappictogram in de rechterbovenhoek van het hoofdscherm en selecteert u "Beschikbaar".

Organiseer je op Google Drive

Alle bestanden van Google Docs (evenals Spreadsheets en Presentaties) zijn beschikbaar op Google Drive. Daarom is orde op schijf voor een groot deel een voorwaarde voor orde in documenten. Hier leest u wat u kunt doen om met de chaos om te gaan.

1. Sorteer documenten in mappen

U kunt eenvoudig mappen maken op Google Drive. Om dit te doen, moet u op de grote knop "Maken" klikken en het item "Map" selecteren.

Geef uw bestanden en mappen duidelijke en specifieke namen. Van de namen "Nieuwe map", "Zonder titel", "1" of "lvpdlvarp" is het niet duidelijk wat erin zit. Bovendien zullen dergelijke bestanden en mappen onder vele andere moeilijker te vinden zijn. De titels "Septemberrapporten", "Klantcontactlijst om 15.10 uur" of "Biotechnologieartikel" helpen u uw administratie efficiënter te houden.

U kunt bestanden naar een map overbrengen door er met de rechtermuisknop op te klikken en het juiste item te selecteren.

Het mapmenu kan worden geopend vanuit het startscherm van Google Docs.

2. Gebruik verschillende mapkleuren en labels voor belangrijke bestanden

Standaard zijn alle mappen in Google Drive grijs, maar u kunt er met de rechtermuisknop op klikken en een van de 24 kleuren selecteren in het vervolgkeuzemenu.

U kunt ook de benodigde bestanden op schijf markeren. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken en "Toevoegen aan gemarkeerd" te selecteren.

U kunt de gemarkeerde bestanden direct in de "Documenten" bekijken.

3. Verwijder overbodig

Door intensief gebruik te maken van Google-diensten stapelen ze een enorme hoeveelheid onnodige en verouderde documenten op. U kunt ze zowel in "Documenten" als "Schijf" verwijderen door met de rechtermuisknop op het gewenste document te klikken en "Verwijderen" te selecteren.

Als u per ongeluk een document heeft verwijderd (Google Docs vraagt bij het verwijderen niet om bevestiging van een actie), kunt u op de pop-upknop "Annuleren" klikken.

En als je het hebt verwijderd, maar na een paar dagen van gedachten bent veranderd, ga dan naar de "Prullenbak", klik met de rechtermuisknop op het gewenste bestand en selecteer "Herstellen".

Bestanden in de prullenbak worden 30 dagen bewaard, waarna ze automatisch worden verwijderd.

4. Gebruik Filewatch om onnodige dingen te verwijderen

Filewatch kan je helpen bij het vinden van bestanden waar je nog toegang toe hebt, bijvoorbeeld vanaf je oude werkplek: het laat je zien met welke mensen je documenten deelt en laat je daarvan los. De service kan ook bestanden vinden die beschikbaar zijn gekomen voor te veel gebruikers (bijvoorbeeld gelekt naar het netwerk), zodat u de instellingen voor toegang kunt wijzigen.

Filewatch is opgenomen in de Google Workspace Marketplace-bibliotheek, wat betekent dat het is gecertificeerd door Google, zodat uw gevoelige gegevens niet in verkeerde handen vallen. De dienst is gratis.

• Downloaden van Google Bibliotheek →
• Downloaden van de Filewatch-website →