Hoe voorkom je dat je last hebt van naderende deadlines?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 04:06

Paradox: als je bang bent dat je het werk niet op tijd kunt afronden, verkort dan de deadline.

Deadlines zijn een van de meest voorkomende oorzaken van stress op de werkplek, volgens een CareerCast-enquête.

Maar als je stopt met het negatief nemen van deadlines, scheelt dat een hoop zenuwen. Hier zijn enkele effectieve trucs om u sneller aan de slag te helpen.

1. Stel meerdere datums in in plaats van één

Economen Dan Ariely en Klaus Wertenbroch hebben onderzoek gedaan om erachter te komen hoe mensen hun taakplanning beheren en uitstelgedrag voorkomen. De proefpersonen werden in drie groepen verdeeld, kregen allemaal werk, verdeeld in drie taken en verschillende tijdsbestekken:

1. De eerste groep kreeg de opdracht om één taak per week te voltooien en elke 7 dagen de voortgang te rapporteren.
2. De tweede groep kreeg drie weken de tijd voor alle opdrachten.
3. De derde groep stelt naar eigen inzicht deadlines.

Het resultaat was dat de eerste groep, die wekelijks moest rapporteren over opdrachten, het veel beter deed: mensen maakten minder fouten en haalden deadlines nauwkeuriger.

Onderzoek toont aan dat de beste manier om de meest realistische en minst stressvolle deadlines te stellen, is om grote projecten op te splitsen in kleinere taken, met voor elk een andere deadline.

De taak om "voor 15 augustus een project bij de klant in te dienen" kan bijvoorbeeld behoorlijk stressvol voor u zijn - het ziet er te ontmoedigend uit. Maar de opties "maak een schets voor 1 juli", "maak een lay-out voor 15 juli", "maak een prototype voor 31 juli" zien er veel eenvoudiger en toegankelijker uit - je hebt specifieke deadlines en specifieke acties die moeten worden ondernomen.

Bovendien stelt het gelijkmatig plannen van tijdlijnen u in staat vooruitgang te voelen, wat u verder motiveert. Een voorbeeld uit het dierenrijk: psycholoog Clark Hull onderzocht hoe ratten door doolhoven navigeren op zoek naar voedsel. Hij ontdekte dat de dieren die al een beloning hadden gevonden, meer moeite deden om de zoektocht voort te zetten. Hull noemde dit gedrag de doelgradiënthypothese.

Als u de voortgang in het werk visueel waarneemt, krijgt u een extra stimulans om uw inspanningen niet te verslappen. Simpel gezegd, naarmate u meer en meer items doorstreept terwijl u naar beneden gaat op uw takenlijst, motiveert het u om uw werk eerder af te ronden. Er is een enorm aantal taakbeheerders waarmee u de voortgang kunt volgen - kies er een.

2. Vind je ideale stressniveau

We zijn gewend te denken dat stress iets ondubbelzinnigs slecht is en idealiter op alle mogelijke manieren moet worden vermeden. Maar het is niet zo. In kleine hoeveelheden kan stress ons motiveren.

De Yerkes-Dodson-wet, geformuleerd door psychologen Robert Yerkes en John Dodson in 1908, stelt dat hoe meer mentaal gestrest een persoon is, hoe efficiënter hij werkt. Maar na het bereiken van een bepaalde drempel van deze toestand, neemt de productiviteit af en geeft de persoon op.

Als we gestrest zijn, stijgt de adrenaline in het lichaam, wat ons alerter maakt, onze zintuigen verscherpt en ons kracht geeft. Stress is een vorm van doping die ons een tijdelijke boost geeft aan zowel fysieke als mentale energie.

Hoe kiest u uw ideale stressniveau?

• Complexe projecten vereisen een laag spanningsniveau. Ze veroorzaken zelf opwinding, je hoeft jezelf niet verder op te winden.
• Problemen met een matige moeilijkheidsgraad vereisen een matige mate van stress.
• Een hoog niveau is geweldig voor eenvoudige taken om je te motiveren om het goed te doen.

Stel korte deadlines voor eenvoudige taken, stel ze niet uit tot later. Als u dichter bij de deadline komt, verhoogt u uw stressniveau - het zal u stimuleren.

3. Bezuinig vooraf op deadlines

Als je moeite hebt om de deadline te halen, maar motivatieproblemen hebt, kan het helpen om kortere deadlines in te stellen.

In een studie die in 2018 in het tijdschrift Consumer Research werd gepubliceerd, vroegen onderzoekers meerdere mensen om een enquête in te vullen. De ene groep kreeg hiervoor een week, de tweede twee weken.

Raad eens welke groep de enquête op tijd heeft ingevuld? Degene met minder tijd.

In een ander experiment gaven dezelfde onderzoekers een groep studenten de keuze: ofwel een meer urgente taak uitvoeren en drie chocolaatjes ontvangen, ofwel een minder brandend karwei doen en vijf chocolaatjes als beloning ontvangen. En de meeste studenten gaven de voorkeur aan de eerste optie, hoewel de beloning daar minder was.

De onderzoekers concluderen dat er sprake is van een zogenaamd urgentie-effect: we zijn geïnteresseerd in het snel afronden van taken, ook als we daar minder baat bij hebben. Dringende zaken, zoals de onderzoekers schrijven, hebben een grote aantrekkingskracht.

Een taak op zich nemen met een lange deadline is niet gemakkelijk, omdat we vinden dat dergelijke taken moeilijker zijn omdat ze meer tijd kosten. We hebben de neiging om dingen die we als tijdrovend beschouwen uit te stellen, maar het stellen van kortere deadlines motiveert ons om de klus zo snel mogelijk te klaren.

4. Deel uw doelen en voortgang met collega's

In 2015 voerde de American Talent Development Association (ATD) een onderzoek uit en ontdekte dat als je je voortgang op het werk rapporteert aan een andere persoon (baas, collega of gewoon een vriend), je kansen om te voltooien wat je bent begonnen met 65% toenemen. Ze stijgen ook met 95% als u regelmatig rapporteert over uw prestaties aan het team.

Deze bevindingen komen overeen met het onderzoek van Dan Ariely en Klaus Wertenbroch, die we eerder noemden. Ze ontdekten dat werknemers aan wie deadlines van andere mensen waren toegewezen, taken sneller en efficiënter afwerkten dan degenen die hun eigen tijd hadden gepland.

Laat iemand anders de deadlines voor je bepalen, en jij volgt ze op en rapporteert over de voortgang. Als je geen leider hebt, zoek dan een partner die controle over je heeft.

5. Maak van het halen van deadlines een spelletje

In zijn TED-talk beschreef psycholoog Mihai Csikszentmihalyi flow als het geheim van geluk. Flow is een toestand waarin je zo gefocust en gepassioneerd bent over je werk dat je niet eens merkt hoe de tijd vliegt.

Wanneer we ons in een staat van verandering bevinden (het wordt ook wel de periode van maximale cognitieve efficiëntie genoemd), verandert zelfs onze hersenactiviteit. In de prefrontale cortex neemt de concentratie van zuurstofrijk hemoglobine toe en neemt de efficiëntie van de hersenen toe. Als we ons vervelen, gebeurt dit niet en is het moeilijker voor ons om ons te concentreren op de taak die voor ons ligt.

Daarom is het de moeite waard om het principe van gamification toe te passen, vooral in die gevallen die je oninteressant lijken. Saaie taken zijn niet bevorderlijk voor het halen van deadlines. Door van je werk een spel te maken, maak je het leuker en vergroot je je motivatie om alles op tijd af te hebben.

Er zijn veel manieren om saaie taken te gamificeren. U kunt bijvoorbeeld concurreren met uw leeftijdsgenoten om de geest van opwinding te wekken. Of installeer een gespecialiseerde applicatie (bijvoorbeeld Habitica) die je een prestatie geeft voor elke voltooide taak.

Probeer al deze methoden en de naderende deadline zal u niet langer in paniek brengen.